El Gobierno se ha propuesto echar un cable a la empresa española en su reto para adecuarse a la era digital. Por ello, y como parte del Plan Avanza, pretende aprobar la nueva Ley de Administración Electrónica antes de que finalice la legislatura para establecer el uso obligatorio de la factura electrónica para personas físicas y jurídicas que contraten con la Administración General del Estado.

“En 2009 las empresas deberán estar adaptadas a este nuevo modelo de gestión, puesto que todos los trámites con la Administración se realizarán de forma digital”, explica Alejandro Sánchez, director de comercio electrónico de AECOC. Y una vez establecidas esas herramientas, las empresas ya estarán preparadas para hacerlo entre ellas, señala Rafael Achaerandio, consultor senior de IDC.

Estado actual
Según estimaciones de la Asociación de Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones (ASIMELEC), este año cerca de 6.000 empresas y profesionales están emitiendo facturas electrónicas en algunas de sus modalidades, y podrían llegar a 30.000 a finales de 2007.

“Actualmente las empresas intercambian cerca de dos millones de facturas electrónicas al año, y empieza a generalizarse su uso en las empresas de servicios (agua, electricidad, gas y telecomunicaciones), por lo que los usuarios finales se están familiarizando con este concepto”, indica José Pérez García, director general de ASIMELEC pero no duda en señalar que la adopción de la e-Factura por parte de las empresas es desigual y con mucho potencial de crecimiento.

“Las grandes compañías están optando por adaptar sus sistemas incorporando firma electrónica y almacenamiento de documentos electrónicos. La aparición de servicios de facturación como los de las entidades financieras y los operadores logrará aumentar la penetración~de la e-Factura en pymes y micropymes”.

Inversión tecnológica
Para cumplir con la legislación, las empresas tendrán que llevar a cabo una serie de inversiones tecnológicas. Por un lado, en el software, que dependiendo de la modalidad que se suscriba reportará unos costes u otros.

Según detalla Pérez García, para las soluciones ASP contarían los costes de alta y mensuales que suelen estar entre 30 y 50 euros, y los unitarios por factura entre 5 y 10 céntimos de euro.

Por otro lado las soluciones ofimáticas de facturación con prestaciones de factura electrónica pueden costar entre 300 y 1.000 euros. Para Alberto Redondo, director de marketing de Seres, “depende del tipo de empresa, pero en modo ASP se puede gestionar y recibir las facturas a partir de un euro al día”.

Por su parte explica Sánchez que en el caso de las pequeñas empresas este coste puede ser prácticamente inexistente usando el Conector XML gratuito que AECOC ofrece.

“Además hay que contar con los costes del equipamiento informático y de comunicaciones, así como certificados electrónicos cuyo coste está entre 30 y 50 euros al año. Y los servicios de consulta de validez de certificados y de fechado electrónico, que suelen costar de uno a cuatro céntimos de euro por factura”, señala el director general de ASIMELEC.

Como principales ventajas derivadas de la eliminación del proceso físico, destacan la reducción de costes en impresión, papel, archivo y franqueo para el emisor y una disminución costes de introducción, conciliación y archivo y un mejor control sobre la generación de pagos en el caso del receptor. También se obtiene una reducción de errores en el proceso.

Además para las empresas es, según Pérez García, “una oportunidad de revisar y rediseñar los procesos de emisión y recepción de facturas mientras que para la Administración supone revisar normativas de contratación y de pago a sus proveedores así como normativa de facturación y de morosidad, sobre todo en lo que se refiere al control de plazos”.

Redondo ejemplifica: “la Administración podrá automatizar la gestión del IVA pudiendo adelantar, como ahora hace la AEAT con la Renta, toda la información del IVA a las empresas para que solo tengan que confirmar los datos”.

Repercusión negocio
Como repercusiones para el negocio, además de favorecer la percepción de empresa avanzada y preocupada por la reducción de costes, la factura electrónica se puede convertir palmariamente en una ventaja competitiva.

“A veces las empresas receptoras son las más interesadas y eso puede hacer que en algunas ocasiones discriminen positivamente. También pueden incentivar la e-Factura con plazos de pago más rigurosos~o, incluso, más breves. Y las mejoras de eficiencia de unos y de otros redundan en la competitividad”, explica Pérez García.

Y es que, como resume el director de marketing de Seres, “la e-Factura no deja de ser otro paso evolutivo en la gestión de las empresas”.

Por otro lado, está el retorno de la inversión. Según Redondo, todas las empresas tienen un ahorro directo en costes desde la primera emisión, al eliminar los procesos de facturación. “La e-Factura abarata esos costos incluso permitiendo obtener un ROI en semanas”.

Por su parte AECOC cifra este ahorro: la reducción de coste estimada por factura es de 0,7 euros para el emisor y de 2,78 euros para el receptor por lo que el conjunto de las empresas que facturan digitalmente (4.600 según sus datos) ahorran unos 8,5 millones de euros al mes, es decir, 100 millones de euros al año en la gestión y tratamiento de las facturas.

Retos
En cuanto a los múltiples desafíos que plantea la obligatoriedad de la factura digital, el director general de ASIMELEC remarca la posibilidad de recibir facturas firmadas electrónicamente con certificados expedidos por cualquier proveedor de servicios de certificación español o europeo.

También se perfila como primordial la estandarización del tipo de transacción. “Si todos utilizamos el mismo modelo de e-factura todos salimos ganando. La e-Factura debe ser sólo el punto de partida de una verdadera transformación de calado de los procesos administrativos”, concluye el director de comercio electrónico de AECOC.