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CASOS DE ÉXITO
ARCHIVO Y SOBRESEIMIENTO DE CONSOLIDACIÓN . CUATRECASAS 14/09/2005 0:00:00
El despacho jurídico Cuatrecasas se ha situado, desde hace años, en la vanguardia tecnológica. Así lo demuestran algunos de sus innovadores proyectos.
El bufete de abogados Cuatrecasas está compuesto en la actualidad por más de 700 abogados, situándose como uno de los referentes indispensables del panorama jurídico español. A la docena de delegaciones en nuestro país, se suma la expansión internacional que ha vivido, con oficinas propias en Portugal, Bruselas, Nueva York, París y Sao Paulo, y múltiples alianzas con prestigiosos despachos jurídicos.
Con estas dimensiones, la tecnología juega un papel esencial en la actividad de la compañía, siendo un valioso instrumento al servicio del principal activo de la firma que, como precisa Francesc Muñoz, su director de Tecnologías de la Información, "es el cerebro de nuestros abogados". Precisamente por este motivo, el bufete elaboró un plan estratégico con el que perseguía la consolidación, en un primer momento física y luego lógica, de sus servicios TIC.
Así las cosas y dado que las comunicaciones constituyen uno de los pilares fundamentales de la infraestructura tecnológica de Cuatrecasas, éste acometió la renovación de las mismas entre 2003 y 2004. El inicio de los trabajos se ejecutó tras la integración de Portugal en el ámbito internacional. El proyecto iba mucho más allá de un mero cambio de operador -finalmente para las oficinas extranjeras se optó por Equant-, puesto que contemplaba un salto cualitativo hacia la tecnología de VoIP sobre MLPS.
El director de TI recalca que "tras realizar los pertinentes cálculos, nos dimos cuenta de que con la nueva red incurríamos en idénticos costes que con la antigua, con la ventaja de que multiplicábamos nuestro ancho de banda hasta un 20 por ciento en algunas oficinas".
En segundo lugar se trasladó la experiencia al ámbito nacional -se confió en Telefónica-, y se aprovecharon las lecciones aprendidas en el contexto internacional. La parte más complicada del proyecto vino dada por el transporte de la voz: "con los datos hay muy pocos problemas" -afirma el directivo-, "pero con la voz es necesario ajustar la calidad, ciertas funcionalidades en su transporte y hay que dedicar mucho más tiempo a esa fase de pruebas y ajustes".
No obstante y a pesar de contar con más delegaciones y tratarse de un proyecto de mayor complejidad, Muñoz apunta que "tras un primer piloto, aproximadamente cada quince días fuimos incorporando una nueva oficina a la red, siendo Madrid la última por ser la de mayor dificultad". Desde entonces, los resultados han sido muy satisfactorios acompañados, además, por un rápido ROI. El equipamiento vino definido por la propia Telefónica, que se inclinó por centralitas Ericsson, y Cisco en la mayor parte de los dispositivos de conectividad -aún quedan algunos Riverstone que serán en breve reemplazados por Cisco.
Cuatrecasas no ha querido dividir el transporte de voz y datos con diferentes proveedores, "puesto que lo consideramos un único entorno", puntualiza el responsable, que asegura estar muy satisfecho con el servicio prestado por Telefónica: "hemos hecho pinitos con algún otro operador y por desgracia nos ha ido peor". Otra cosa es el ámbito de la telefonía móvil, en donde sí han seleccionado Vodafone.
Esta labor de consolidación también se ha trasladado al campo de la informática y, de hecho, para finales de año se espera, según el director de Sistemas, “haber consolidado la totalidad de los servicios en un único centro, con un extraordinario ahorro de costes en materia de licencias, de back ups, de administración, etc.”.
Cuatrecasas es una empresa 100 por cien Microsoft: “tenemos instalado Windows 2000 y, aunque ya hemos empezado con algunas migraciones a W2003” les preocupa que “los costes de migración con Microsoft son elevados, con una frecuencia de migración muy alta”. Este es el motivo por el que el Directorio Activo aún continúa ejecutándose en W2000 y se está barajando su migración o continuar actualizando servidores poco a poco.
En este mismo contexto y ante el horizonte que abre el nuevo sistema Longhorn, Muñoz declara que “creemos que somos innovadores y más para el sector en el que estamos; aunque nos gusta ser siempre los primeros, en tecnología Microsoft preferimos ser los segundos”. Así, el paso intermedio de W2003 se antoja imprescindible antes de lanzarse a la próxima versión.
La piedra angular del back office del despacho jurídico, implementando en sui mayoría en el año 2000, se levanta sobre la solución Elite, en donde reside el grueso de la información de gestión del bufete, que se complementa con la tecnología de Ross Systems (contabilidad general, proveedores, gestión de activos y próximamente compras) y Meta4 para el área de recursos humanos.
Paralelamente, se ha desarrollado un data warehouse con Microsoft Analysis Service, explotado desde Excel y MIS onVision, en el que se estructura la información con múltiples vistas (por abogado, por oficina, por cliente, etc.)
Tal y como explica Muñoz, “la intersección de todo este entramado se concreta en un único motor de bases de datos, MS SQL 7, que para aquella época parecía un poco arriesgado pero que luego el tiempo nos ha dado la razón, con sistemas muy estables y gran capacidad de escalar”.
Adicionalmente, en 2004 la firma integró diversos procesos de forma horizontal gracias a la solución BPM Ultimus. Así, “el primero que hicimos fue el de alta de empleado, de modo que cuando se da de alta a un empleado se hace de una vez en Exchange, en Elite, en Meta4, etc.”. Otros procesos automatizados son los referentes a aprobaciones de vacaciones por departamentos, de gastos, etc.
En cuanto al hardware, el partner histórico de Cuatrecasas ha sido Compaq, trabajando en la actualidad con HP. Este es el suministrador con el que prepara la adopción de servidores blade cuando se emprenda el año que viene la virtualización del entorno de producción ya se ha virtualizado el de test y desarrollo-, “con una importante reducción costes, espacios físicos, disipación, etc.”.
El CPD del bufete se encuentra en sus propias instalaciones, dado que Muñoz apunta que “con los cálculos que hemos hecho no resulta mucho más barato así que si lo tuviéramos externalizado en modo hosting o housing”.
En el capítulo del front office, las soluciones de Hummingbird resultan críticas, cubriendo la gestión documental y del conocimiento. Esta tecnología se impuso a Documentum gracias, en gran medida, a su vasta experiencia en el mercado jurídico. No en vano el despacho genera cerca de 2.000 documentos diarios, contando ya en su haber con unos dos millones de documentos desde 2002 y una carga de almacenamiento que ronda los 1,5 TB.
Además, con Hummingbird se ha desarrollado también el portal de la firma, al que se traslada toda la información. El director de TI relata que “hace dos años dimos acceso externo a estos datos con soluciones VPN/SSL, para que con un token se pudiera acceder desde cualquier punto de Internet a documentos, correos, facturas, informes contables… de forma segura”. En este punto, la tecnología de Citrix permite que “cualquiera de nuestros usuarios ya rondan los 1.200-, pueda abrir un documento en un cibercafé e irse tranquilo porque no queda nada en los archivos temporales”.
Paralelamente, el portal sirve de punto de entrada a múltiples aplicaciones, como la de verificación de conflictos, “porque a medida que crecemos se da más la circunstancia de que dos clientes nuestros se enfrenten en un mismo proceso y no podamos representar a uno de ellos”.
Esta accesibilidad de la mano del portal conforma sólo una parte de la firme apuesta que Cuatrecasas ha realizado por la movilidad. Muñoz indica que “ya tenemos cerca de 350 BlackBerrys y estamos finalizando la movilidad de dos aplicaciones”. Ante la disyuntiva entre adquirir dispositivos BlackBerry o PDAs, el responsable tuvo clara la elección porque “a pesar de que la PDA funciona más como un ordenador, al final la aplicación crítica para nuestros abogados es el correo electrónico y donde mejor funciona es en la BlackBerry”. Asimismo, la opción de los Tablet PC se descartó porque incrementaba el coste del puesto de trabajo al requerir adicionalmente un pantalla mayor, teclado, etc.
Además del correo electrónico, que ya lleva un año y medio, en breve entrará en funcionamiento la entrada de tiempos, “de modo que cuando el abogado salga del cliente y vaya en el taxi ya pueda introducir el tiempo que le ha dedicado para facturarlo”, como precisa Muñoz, y la gestión de conflictos, dada la rapidez que precisa este proceso.
Entre los proyectos de futuro inmediato también destaca el proyecto de factura electrónica con firma electrónica, para el que cuenta con la colaboración de ipsCA. El responsable explica que “ya tenemos clientes que prefieren este sistema y así nos lo demandan, por lo que vamos a hacer un piloto con ellos este mismo año”. Los beneficios no se harán esperar: ahorros de coste en papel, franqueos, ventajas de eficiencia, de integración con el ERP, seguridad, etc.
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