Antes de empezar a trabajar con Kyocera, el club colchonero contaba con un sistema bastante heterogéneo multimarca y así nos lo relata, Antonio Cámaras Díaz, responsable de Sistemas y Tecnología: “nuestro parque inicial estaba constituido por unas 60 máquinas láser de blanco y negro como por inyección de tinta”. Por esa época, apenas existía una conciencia del consumo de papel y se miraba exclusivamente la necesidad de imprimir y no había un control muy estricto de lo que se gastaba. También disponían de equipos de fax dedicados,
algo que en la actualidad ha perdido todo sentido.
Tras un estudio intensivo de los requerimientos de cada departamento de la sociedad atlética, Kyocera presentó su informe de consultoría y los responsables rojiblancos optaron por cambiar todo el equipamiento de impresión e instalaron 40 unidades (impresoras y multifuncionales) que se instalaron en diferentes localizaciones dentro del propio estadio en red, con diferentes softwares asociados y soluciones de control de uso de dichos equipos.

Beneficios instantáneos
Esteban Pacios Herradón, director de KBS de Kyocera, explica cómo se llevó a cabo este estudio. “En realidad lo que se hizo fue una auditoría de costes de impresión, se focalizó en ver lo que costaba imprimir y lo que costaría imprimir con el nuevo proyecto”. Las conclusiones en este sentido fueron determinantes: “el ahorro teórico previsto era de unos 6.000 euros al año en costes de impresión, lo que suponía un 29 por ciento menos sobre el coste anterior”.
Como era de prever, los beneficios resultantes fueron casi instantáneos y así lo relata Antonio Cámaras: “los modelos que instalamos nos están dando un gran resultado y hemos notado como ventajas notorias los ahorros sustanciales de costes y un menor consumo del papel”. En la actualidad, el Club acaba de instalar un modelo multifuncional 3225 que realiza funciones de escáner, fotocopiadora “y nos ha solucionado muchos problemas, especialmente al realizar todo el clipping de prensa. Esto nos exigía antes hacer unas 5.000 fotocopias para repartir entre el personal. Ahora lo que hacemos es crear ficheros digitalizados en PDF que se suben a un servidor. Así cada cual imprime ahora lo que realmente necesita”, explica el responsable de sistemas.
En el resto de los departamentos se han montado una serie de multifunciones para las tareas de fax y fotocopias, y una impresora en color para necesidades de impresión de mayor enjundia. Un aspecto muy importante es la inclusión de una aplicación de monitorización que ayuda a conocer las incidencias y resolver problemas (falta de tóner, por ejemplo). Según apostilla Esteban Pacios, “este sistema te permite hacer una gestión preventiva. Por ejemplo desde la pantalla es posible saber si la bandeja de papel no está cerrada correctamente y se puede resolver telefónicamente la incidencia y sin tener que desplazar a un técnico al departamento afectado”. El parque actual, entre multifunciones, láser (tanto en el estadio Calderón como en las instalaciones de Majadahonda) asciende a 45 máquinas. El color es crítico para ellos, “todo lo que hacemos es color”, declara Cámaras.
La gran mejoría experimentada por la entidad en este capítulo es una mayor eficiencia de los procesos, de una plantilla de 78 trabajadores. La configuración se ha realizado a nivel de departamento, que cuenta como mínimo un modelo de color, una multifunción A4 y una impresora. El tema de cartelería se asume a nivel interno si el tamaño es reducido. “En caso de necesitar carteles grandes, recurrimos a un proveedor externo”, explica Antonio Cámaras.
El soporte se recibe directamente de Kyocera, se trata de un servicio técnico dedicado que atiende y resuelve los problemas en un plazo de 24 horas. La moraleja de este caso de estudio llega de la mano de Esteban Pacios: “en España el número de equipos instalado versus al número de usuarios necesarios es desproporcionado, pocas empresas han tomado la decisión del Club Atlético Madrid y tienen una sintonía óptima de estos dos elementos”. Y es que, según Sigma 2, ocho de cada nueve empresarios españoles no saben cuánto se gasta en imprimir. Y eso no es un dato muy alentador si queremos unas TI de primera división.