El Boletín Oficial del Principado de Asturias (BOPA) ha entrado de lleno en la Sociedad de la Información dejando atrás su tradicional formato en papel, el cual ha sido sustituido por una nueva edición electrónica, que entró en producción el pasado 20 de enero. El avance es fruto del proyecto e-BOPA, impulsado por el Principado de Asturias y desarrollado en colaboración con Software AG, compañía que resultó adjudicataria, por un montante de 298.000 euros, del concurso para la contratación del suministro de un sistema informático de gestión documental y de edición para el servicio central de publicaciones.

Concretamente, el Principado de Asturias ha apostado en el desarrollo de este proyecto por el uso de la solución Dogma Tamino de Software AG. De hecho y como explica Pilar Sánchez, portavoz del Gobierno de Asturias y jefa de Servicio de Archivos Administrativos y Documentación del Principado de Asturias, “anteriormente veníamos utilizando el Sistema de Información y Gestión SIG-BOPA, que se basaba también en la plataforma Dogma Tamino, pero estaba muy vinculado a los procesos internos de registro y edición; en tanto que con la desaparición del papel necesitábamos los originales autenticados con firma electrónica”.

El proyecto ha supuesto, por tanto, la adaptación a los medios electrónicos de los canales de entrada y salida, que anteriormente suponían la gestión de documentos en formato papel en base a un proceso manual en el que se utilizaban Adobe InCope y Adobe InDesign; incorporando, además, firma electrónica a los procesos intermedios de edición. “Utilizamos la solución Dogma Tamino para el tratamiento de las BBDD y en los canales de entrada y salida trabajamos con un framework J2EE desarrollado a medida por el Principado de Asturias”, precisa Sánchez.

Concretamente, el nuevo sistema eBOPA cuenta con varios componentes, entre los que destaca el sistema de inserción PubliBOPA, una aplicación que ya utilizan a través de la intranet corporativa la totalidad de los usuarios internos del Principado que tienen relación directa con BOPA. No obstante y como avanza Sánchez, “una vez que se ha visto legitimado con el correspondiente Decreto y su reglamento, está previsto abrir a lo largo de este año el sistema a través de una VPN facilitando su uso, con firma electrónica, por parte de las diferentes Administraciones Públicas, las empresas y los particulares”.

Máxima agilidad
Además de facilitar el trabajo de los en torno a 30 profesionales involucrados en estas tareas, cabe destacar que el nuevo sistema permite además que los organismos externos realicen mediante el uso de un certificado digital la solicitud de publicación de sus anuncios, que de esta forma llegan al Servicio de Publicaciones en estado prerregistrado, agilizando su tramitación. “El nuevo sistema de trabajo ha aportado agilidad y rapidez, en el formato impreso manejábamos cerca de 40 estilos y ahora sólo se emplean cuatro; de forma que actualmente publicamos boletines con entre 150 y 250 disposiciones diarias frente a las entre 90 y 100 que se incluían en la edición en papel; además, anteriormente cumplíamos al límite con el plazo a que obliga la ley, mientras que a día de hoy trabajamos con un plazo inferior a 15 días”, destaca Sánchez.

Esta mejora, junto con la vinculación del sistema de entrada digital de anuncios con el sistema de formularios electrónicos del Catálogo de Servicios de Administración Electrónica del Principado de Asturias, ha permitido una actuación más consistente. De esta forma y como ilustra Sánchez con un ejemplo, “cuando Educación manda al BOPA la convocatoria de una beca, se disparan dos alarmas, una para el Catálogo de Formularios y otra que determina si el servicio es electrónico y está disponible en el portal Asturias.es; evitando que el BOPA sorprenda a la Administración”.

Por otro lado, el proyecto no sólo ha permitido la eliminación del uso del papel, con el consiguiente ahorro de costes; también se han reducido los cargos por otras partidas. En concreto, Sánchez pone el acento en la distribución. “La distribución del BOPA en formato papel suponía una factura sólo por envío vía Correos de alrededor de 15.000 euros al mes, un coste que con el nuevo sistema se ha visto reducido a 75 euros”.
Sin embargo, el avance más importante radica en la ampliación de las funcionalidades de un sistema que, integrado en el portal www.asturias.es, permite ahora el registro automatizado de las todas las solicitudes de inserción de anuncios en el BOPA, tanto las hechas en papel como electrónicamente; y la inclusión de información adicional relevante, así como los documentos electrónicos originales utilizando la aplicación PubliBOPA. Adicionalmente y como apunta Sánchez, “se hacia necesario el soporte a nuevos formatos de salida de cara a la publicación en Internet y, sobre todo, la incorporación de nuevos canales de salida, como SMS y TDT, que forman parte de la segunda fase de este proyecto”. Hay que destacar en este sentido, la futura puesta en marcha del servicio myBOPA de suscripción y alertas.