El Instituto de Salud Carlos III (ISCIII) inició 2010 cumpliendo la obligación establecida por la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos de prestar servicio de forma electrónica a partir del uno de enero. De hecho, el organismo dependiente del Ministerio de Ciencia y Tecnología responsable de fomentar y gestionar las ayudas a la investigación en biomedicina y ciencias de la salud, y de desarrollar y ofrecer servicios científico-técnicos al Sistema Nacional de Salud (SNS), puede considerarse pionero. “Las ayudas y subvenciones pueden solicitarse vía Internet desde 2002 e internamente el papel, cuya cantidad era muy considerable por cada expediente, prácticamente ha desaparecido a día de hoy”, indica el jefe del Servicio de Proyectos de la Unidad de Coordinación de Sistemas y Tecnologías de la Información del ISCIII, Alberto López Tallón.

 

El avance ha sido posible gracias a un proyecto llevado a cabo en colaboración con Steria que ha supuesto el desarrollo y la implantación de un sistema para gestionar de forma electrónica las ayudas y subvenciones. El nuevo sistema de solicitud y tramitación de ayudas y subvenciones del ISCIII permite la presentación electrónica de la solicitud y la gestión completa de los expedientes, sin recurrir al soporte papel y cubriendo todos los procesos, desde la elaboración de las listas provisionales hasta la recepción de alegaciones y las notificaciones de la concesión.

El sistema abarca 17 tipos de ayudas (procedimientos) diferentes y soporta el uso de certificados digitales y firma electrónica, dando respuesta a problemáticas específicas como el uso de firmas electrónicas múltiples. Por tanto, el grueso de la adaptación se ha llevado a cabo en el back-office. López también llama la atención sobre el esfuerzo realizado para conciliar la vía completamente electrónica con la vía presencial “en caso de no usar certificados, que aún es la mayoría de usuarios”. Así, pues, apostilla López, “el poquísimo papel que aún se usa, por ejemplo, la solicitud impresa y firmada en caso de no utilizar certificado, se mantiene más por facilitar opcionalmente esta vía a los solicitantes que por necesidad”.

Gestión electrónica integral
La gestión electrónica integral de las ayudas no es, por tanto, nada nuevo en el ISCIII, que adoptó ese modo de trabajo en 2002, momento en el que “el gran cambio fue el paso de la gestión en papel y totalmente presencial a la gestión vía web”. La verdadera novedad del nuevo sistema radica en que, si antes se utilizaba para la identificación usuario y contraseña, ahora es posible utilizar certificados, de forma que “el último paso presencial que suponía la remisión al registro se elimina con el uso de certificados”. En este sentido, el ISCIII ha trabajado en extremo en la reducción de la documentación a aportar ya que “por mucho que se use certificado, un solo certificado en papel que se necesite aportar rompe la cadena electrónica y obliga a un acto presencial de entrega en registro”.

Con una duración total de 14 meses, el proyecto se organizó en dos grandes fases. “La primera fase, de unos dos meses”, explica López, “consistió en un análisis de las necesidades que planteaba la adaptación a la Ley 11/2007 articulándose la plataforma horizontal de servicios y las prestaciones específicas para el caso de las ayudas”. Esta fase culminó en junio de 2009, ya que el plazo del 31 de diciembre de 2009 se adelantó a junio de 2009 a raíz de las medidas establecidas en el Plan de Reducción de Cargas Administrativas y la Mejora de la Regulación, aprobado por el Consejo de Ministros en agosto del 2008. “Se lanzaron tres ayudas concretas bajo la nueva plataforma con pleno soporte de certificados electrónicos”, indica López refiriéndose a las solicitudes correspondientes a los proyectos MIR (Contratos Río Hortega), CP (Contratos de Investigadores en el Sistema Nacional de Salud - Miguel Servet) y de Redes Temáticas de Investigaciones Cooperativa en Salud Sanitaria (RETICS).

El resto del proyecto consistió en desarrollar la aplicación de ayudas, con el citado hito intermedio en junio de 2009 y la finalización de la aplicación con la introducción de los 13 tipos de subvenciones restantes que gestiona el ISCIII a finales del mismo año, de forma que “las convocatorias de este año se gestionan íntegramente bajo la nueva plataforma”.

Desde el punto de vista técnico, se optó por la plataforma .Net para el desarrollo con SQL Server 2005 como BBDD bajo Windows Server 2003. En esta elección y de acuerdo con López, pesó específicamente “el perfil técnico e historial de nuestra plantilla, que está habituada a estas tecnologías”. En la plataforma se ha integrado el producto ASF Firma de TB Solutions, una pieza clave vista la importancia que el uso de certificados digitales tiene en una aplicación de eAdministración. Por otro lado y como añade López, “en este momento estamos trabajando en las obligaciones que prevé a medio plazo el Reglamento de desarrollo de la Ley (Real Decreto 1671/2009) publicado el pasado diciembre y que contempla la posibilidad de comparecencia electrónica”.

Para los alrededor de 70.000 usuarios del ISCIII, cifra que comprende básicamente responsables de los centros de investigación, investigadores y evaluadores, el sistema supone grandes ventajas: “se ahorra tiempo y desplazamientos, se eliminan condicionantes como los horarios de las oficinas presenciales y las tareas administrativas en la tramitación de las subvenciones se simplifican y adaptan mejor a su agenda interfiriendo lo mínimo en su trabajo, que es investigar”.

 

A futuro y si bien el ISCIII cumple ya con las exigencias de la Ley 11/2007, queda camino por delante. “Existen muchas cuestiones de infraestructura interna que hay que acabar de desarrollar para poder disponer de unos servicios completos de Administración electrónica, continuamos desarrollando nuestro back-office, estamos mejorando los servicios de registro y trabajamos en cuestiones como el soporte de almacenamiento a largo plazo de los documentos electrónicos en el archivo electrónico, es decir, mecanismos como la firma longeva que permitan reunir evidencias electrónicas con valor probatorio incluso después de décadas”.