Tanto si se trata de un desastre natural como de una epidemia, los negocios pueden perder la comunicación efectiva con los clientes temporalmente, y a menudo, de repente. Por esta razón es importante trazar unos planes que aseguren la continuidad del negocio. Un ejemplo de este tipo de interrupciones de negocio es lo que ocurrió en la T5 del aeropuerto de Heathrow. Con 430 vuelos cancelados en tan sólo la primera semana y otras 200 cancelaciones tan sólo unos días más tarde como consecuencia de una fuerte nevada. Mientras que los retrasos se debieron en parte al proceso puesto en marcha, el tiempo -algo con lo que nunca puedes contar- fue un gran factor que contribuyó a los retrasos.

Si miras al otro lado de la balanza, fenómenos como una inundación o un incendio pueden dejar inservibles tus instalaciones. A pesar de esto, la continuidad del negocio es un área que pasa desapercibida por las pymes, y Gartner estima que sólo el 35 por ciento tiene un comprensible plan de crisis preparado, normalmente porque las empresas nunca pueden ver el beneficio de este plan y es percibido como un coste, y más cuando no existen garantías de que se use en alguna ocasión.

Las pymes necesitan reconocer la importancia de la continuidad de un negocio debido al dramático cambio en el modo de dirigir una empresa en los últimos 20 años. Hoy en día los e-mails, lo mensajes instantáneos y la ubicuidad y portabilidad de Internet ha transformado nuestro acercamiento al trabajo. Nosotros somos también más móviles, y los viajes de negocios se incrementan tanto como el riesgo de ser retenido por el tráfico o por la cancelación de vuelos.

Al mismo tiempo, la expectación del cliente también ha cambiado y éste espera acceder a las organizaciones cuándo y cómo lo necesite, independientemente de si la empresa puede o no ofrecer un servicio veinticuatro horas.

A pesar de todos los riesgos que corren las empresas, si mencionas la continuidad de negocio a una pyme, ésta evoca imágenes de un plan complejo y caro, sin garantía de que se vaya a utilizar alguna vez. Sin embargo, este no tiene porque ser el caso. Con el uso de las tecnologías en el plan de continuidad muchas partes de la infraestructura del negocio pueden ser impulsadas si sucumbe un desastre. Por supuesto, en situaciones extremas, la tecnología por sí sola no puede asegurar la continuidad de un negocio. Un terremoto por ejemplo, podría destruir Ias infraestructuras de IT e inutilizar las técnicas basadas en Internet.

Las aplicaciones Software-as-a-Service (SaaS) son un ejemplo de las tecnologías mencionadas anteriormente. Éstas tan sólo necesitan conexión a Internet, por lo que pueden ser usadas en cualquier parte, desde casa, en el trabajo o en cualquier punto donde haya wi-fi. Por otro lado, el software está cada vez más disponible para dispositivos wireless tal como los teléfonos móviles y las Blackberrys.

Las aplicaciones de colaboración SaaS como las conferencias web permiten a los usuarios quedar y trabajar con sus compañeros de manera online. Este tipo de tecnología puede jugar un papel crítico a la hora de mantener operativos de manara eficiente grupos de trabajo separados durante periodos largos.

Para asegurar que se utiliza a máximo rendimiento es importante que las pymes hagan uso de éstos sistemas bastante antes de que tenga lugar un desastre. De esta forma se aseguran de que los empleados, así como los proveedores y clientes estén familiarizados con el uso de la tecnología.

Este tipo de aplicaciones pueden ser llevadas más lejos aún alojando tu negocio en la web a través de las aplicaciones “online office”. Esto aporta a las empresas un centro online desde el que los trabajadores, los clientes y los vendedores pueden almacenar y compartir documentos, coordinar calendarios, hacer anuncios y acceder a los emails desde cualquier localización. También existe la posibilidad de controlar el acceso a archivos confidenciales mientras que se permite a los invitados ver los que son públicos, hacer encuestas y manejar informes de gastos.

La tecnología Voice-over-IP puede jugar también un papel significativo al facilitar que los negocios permanezcan arriba y sigan adelante en caso de cualquier interrupción, aunque es necesario estar seguro de que el negocio tiene un sistema de alta capacidad. Esto significa tener un acercamiento más técnico, implementado y planeado.

Las pymes ignoran la continuidad del negocio y esto es peligroso. Las empresas no pueden permitirse pasar por alto el elevado coste que suponen las interrupciones de la actividad empresarial, así como la pérdida de la comunicación con los clientes, aunque sea temporalmente, porque esto puede tener efectos catastróficos. En los últimos cinco años solamente el terrorismo global, grandes eventos climáticos y las huelgas de transportes han manifestado todo su potencial en la interrupción del plan de continuidad del negocio.

 

Es muy importante que las pymes estén realmente preparadas en lo que a tecnología se refiere, posicionándose en una buena situación que les permita competir contra organizaciones más grandes. Esto debe extenderse a soluciones y aplicaciones de uso diario, apoyando un plan de continuidad de un negocio rentable para asegurar que las empresas tengan la mejor oportunidad de mantener ese filón ante cualquier situación.