Frente a un enfoque tradicional en el que la eficiencia en las TI se obtenía de las reducciones de costes proporcionadas por la externalización de servicios o los reajustes de personal, los programas de optimización persiguen adecuar los presupuestos de TI a las necesidades del negocio sin debilitar las capacidades internas de TI. Los programas de optimización de TI aportan un enfoque global a este reto al que se enfrentan los CIOs. Parten de la estrategia del negocio y llegan hasta la definición e implantación de un plan con iniciativas concretas de mejora en cada área de TI.
Con este punto de vista, el primer aspecto importante a considerar es el modelo operativo de TI elegido. El modelo operativo determina las expectativas y demandas que plantea el negocio a las TI, en función de la inversión en TI que se realice. Gartner propone cuatro modelos operativos que pueden adoptar las compañías:
Eficiencia en costes - bajo valor aportado al negocio a bajo coste.
Habilitación del negocio - servicios fiables a coste razonable / eficiencia en operaciones de negocio.
Ventaja competitiva - diferenciación respecto del mercado a través de inversiones clave.
Modernización tecnológica - nuevas fuentes de ingresos provenientes de nuevos posicionamientos de mercado.
Las expectativas y demandas del negocio deben ser traducidas al entorno de TI y para ello, la arquitectura de solución y el portafolio de TI son dos herramientas clave. La arquitectura de solución ordena y contextualiza los recursos de TI de cara al negocio. A partir de ella se obtienen los elementos que forman el portafolio de TI (soluciones ofrecidas al negocio: aplicaciones, procesos de negocio, recursos, servicios,…) y el portafolio de dominios de TI (tecnologías que soportan las soluciones prestadas en el portafolio de TI). Los portafolios proporcionan una aproximación ordenada y estructurada para la mejora de TI.
Los programas de optimización no son únicamente iniciativas de reducción de costes, además deben identificar acciones concretas para elementos concretos de los portafolios. Cada portafolio requiere de análisis particulares para su mejora.

Portafolio TI

El portafolio de TI, al estar directamente relacionado con el negocio, requiere de una evaluación del rendimiento que se obtiene de las inversiones de TI en términos de negocio, es decir, en métricas de negocio. Cada área de negocio que emplea las soluciones de TI debe identificar cuáles son las métricas por las que se le evalúa y a continuación se simula el impacto que tendría la inversión o desinversión en determinadas soluciones de TI, por ejemplo la sustitución de una de las soluciones de TI completa.
Por otro lado, el análisis más adecuado para la optimización del portafolio de dominios TI es el benckmarking de TI. Este tipo de estudios permiten identificar, a través de la comparación con compañías del mismo sector u otros sectores pero de similares características, mejores prácticas que incrementen la eficiencia en la gestión y operación de las tecnologías que soportan las soluciones de TI.
En general, la tipología de iniciativas que se pueden emprender para la optimización de los portafolios que componen la arquitectura de solución son:
Iniciativas para la mejora de la gestión del portafolio de TI, a partir del estudio del rendimiento obtenido por las inversiones de TI se pueden determinar cuáles son las soluciones de TI que más valor aportan al negocio y cuáles las que menos. Estas segundas son susceptibles de ser eliminadas o mejoradas a través de iniciativas concretas.
Programas para la optimización de la gestión del servicio, proporcionan una visión mucho más amplia y completa que lo que tradicionalmente se entiende por gestión del servicio y de los clientes. En esta visión se incluyen conceptos tan importantes como el desarrollo y gestión de las soluciones, marketing interno de TI, modelo de prestación del servicio y soporte, coste de los servicios, cumplimiento normativo y gestión de riesgos, procesos de innovación, modelo de relación y gobierno con el negocio.
Programas para la mejora del modelo de gestión de TI, cuyo objetivo es la mejora de la gestión y la reducción de esfuerzos destinados al modelo de gobierno de TI, la externalización de servicios, profesionales de TI, estándares tecnológicos, seguridad y cumplimiento normativo y métricas o analíticas.
Programas de optimización de los dominios de TI, que identifican tecnologías y sistemas obsoletos con costes de mantenimiento y explotación desajustados con el valor que ofrecen, riesgos de continuidad en el negocio, duplicación de aplicaciones, etc.
En resumen, los CIOs y profesionales de TI son los encargados de hacer una gestión adecuada de los presupuestos de TI e identificar cuáles son las soluciones y áreas a todos los niveles de TI que proporcionan mayor valor al negocio. La arquitectura de solución y los portafolios de TI ayudan a identificar los puntos de mejora potenciales y facilitan la redistribución de fondos de las áreas de menor valor a las más interesantes para el negocio. Los programas de optimización de TI son un punto de partida para el cambio de cultura en las TI, pasando de ser un área commodity a colaborar activamente en el posicionamiento estratégico de la compañía.
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