Según el estudio “Gestión de la impresión inteligente, controlando los costes y el impacto medioambiental”, elaborado por la consultora independiente Centro para la Investigación Económica y Empresarial (Cebr) para Oki Printing Solutions, la mejora de las soluciones de impresión ha creado una oportunidad para que las organizaciones públicas y privadas puedan conseguir grandes ahorros en sus costes de impresión, mejorando su competitividad.

En España, las empresas gastan una media de 13.000 millones de euros al año en materiales impresos, de los cuales 4.103 millones se gastan en materiales de impresión externalizados, y de ellos se podrían internalizar 1.067 millones de euros, si se utilizasen los equipos adecuados de impresión. Reduciendo estos costes e introduciendo cambios en la gestión de la impresión, principalmente la eliminación de derroche de papel y de transportes innecesarios, afirma el estudio que se podría alcanzar un ahorro en emisiones de carbono de más de 83.000 toneladas al año.

Asimismo, señala Oki que con las últimas mejoras en tecnologías de impresión y copiado, muchas tareas que anteriormente se externalizaban a empresas de impresión especializada, ahora pueden ser producidas internamente con un coste más efectivo y sin pérdida de calidad. Las actividades de impresión que ahora se pueden internalizar incluyen material pre-impreso, tarjetas de visita, señalización profesional, etiquetas y otros materiales de marketing y comerciales como boletines y revistas de la compañía. El informe estima que asumiendo más funciones de impresión internamente, las empresas podrían ahorrar 320 millones de euros al año. Estos grandes ahorros vienen en parte de la eliminación de derroche de papel, al imprimir únicamente las cantidades necesarias, en el momento en que son necesarias y en el sitio donde se requieren.

Igualmente, con la implementación de mejores técnicas en la gestión de la impresión, los mayores ahorros pueden provenir del ahorro en tiempo de los empleados, en costes de la impresora, en papel y en los consumibles. El estudio estima que mejorando la gestión interna de la impresión, las empresas podrían ahorrar hasta 857 millones de euros al año.

“Adoptando los servicios gestionados de impresión, se ayuda a identificar, gestionar y mejorar la eficiencia en la impresión,” comenta Douglas McWilliams,jefe ejecutivo de Cebr. “Entre las técnicas incluidas encontramos la identificación precisa de patrones, asegurando que los empleados tienen acceso a los equipos de impresión que necesiten, configurando las impresoras de forma correcta para minimizar tiempos, utilizando impresión dúplex para optimizar el uso del papel y enviando los trabajos rutinarios a los equipos monocromo”.

Otras conclusiones del informe de Cebr son:
• En España, los ahorros anuales más grandes se podrían dar en la Administración Pública (150 millones de euros), seguido de Educación (123 millones) y actividades de arquitectura y consultoría técnica (99 millones), seguido de salud (90 millones).
• Del total del gasto de impresión en España, el 31,6 por ciento es impresión externa subcontratada a empresas especializadas en impresión. Grupos sectoriales como el sector servicios, gastan al año 2.104 millones de euros en subcontratar servicios de impresión y el gobierno, alrededor de 480 millones de euros anuales.
• Del gasto total de impresión en España, el 68,4 por ciento corresponde a la impresión interna. Grupos sectoriales como el Gobierno, gastan al año por encima de 3.800 millones de euros al año en impresión interna y el sector servicios, gasta en torno a 3.000 millones al año.