Alrededor del 80 por ciento de las plataformas de colaboración estarán fundamentalmente basadas en un sistema de navegación Web 2.0, de acuerdo con datos de la consultora Gartner. Las tecnologías colaborativas irán madurando y ganando una mayor aceptación puesto que el acercamiento a este tipo de herramientas se convertirá en esencial.

Pero al mismo tiempo, esa transición supondrá importantes retos para las organizaciones, ya que no resultará sencillo saber pasar del actual sistema de gestión basado en archivos hacia una aproximación de Web 2.0. “Existen diferencias fundamentales entre los distintos estilos de trabajo que plantea el modelo tradicional de gestión de archivos y documentos a otro basado que tiene el navegador de Internet como bandera”, asegura Jeff Mann, vicepresidente de Investigación de Gartner. “Comprender y encajar esas diferencias determinarán el éxito de la introducción de nuevas plataformas colaborativas”, confirma.

Tradicionalmente, los usuarios se han centrado en dos áreas: aquellos que prefieren colaborar en torno a archivos y documentos, y aquellos que prefieren interactuar con el contenido y con otras personas directamente a través de los sitios Web. La diferencia entre ambos estilos es mucho más profunda, puesto que plantea un importante cambio de mentalidad y afecta a la manera de desempeñar el trabajo y modificar la actitud en torno a aspectos como la seguridad y el impacto del gobierno. Y es que “los usuarios que llevan años acostumbrados a utilizar las suites ofimáticas de un PC, como Microsoft Office, tienden a tener una mayor orientación hacia la gestión tradicional de archivos, y podrían encontrar desesperante trabajar en un entorno de Web 2.0 donde las personas editan un mismo documento al mismo tiempo”, opina Mann.

Sin embargo, esa transición será inevitable, y tarde o temprano, los usuarios tendrán que acostumbrarse, aunque la Web 2.0 no terminará de imponerse del todo debido a que ciertas tareas se desempeñan mejor al trabajar de manera individualizada en un documento, como por ejemplo, para aquellos que requieren una aprobación continua, es más fácil dejarlos en un repositorio con control de accesos que en una Wiki a la que puede acceder cualquiera. Lo ideal entonces será contar con una aplicación híbrida que fusione ambos mundos, algo que ya sucede por ejemplo con soluciones como Google Apps, Adobe buzzword o Zoho.

Algunas recomendaciones que ofrece la consultora a las empresas son no forzar a los empleados a cambiar drásticamente su forma de trabajar y siempre explicar justificadamente las razones de implantar un nuevo cambio.