Gartner ha dado a conocer los siete factores clave que, según la compañía, deberían ser observados por las organizaciones al seleccionar un proyecto de BPM. Según el vicepresidente y analista de Gartner, Bill Rosser, "el cumplimiento de estas directrices se debe traducir en una alta probabilidad de éxito del proyecto y un gran impulso para los intereses empresariales en la adopción de BPM como un programa”.

Dichos factores son:

1. Alcance limitado. Para obtener los mejores resultados, se debe empezar poco a poco. El marco de tiempo debe ser, relativamente, a corto plazo, no más de 60 a 90 días. No debe ser un desafío complejo, sino más bien sencillo, para que las organizaciones tengan la capacidad disponible. Un pequeño número de proyectos de alcance limitado es mejor para obtener el enfoque centrado en el logro de resultados.


2. Alto valor. La mejora de rendimiento de negocio debe ser vista como un alto valor en la consecución de los resultados de rendimiento de negocio deseados. Sólo una fracción de todos los procesos de negocio es percibida como de alto valor inherente en el logro de los resultados finales.

3. Claro alineamiento con los objetivos. El proceso de adaptación, las metas de la unidad de negocio y las estrategias son fases fundamentales. Si el BPM está basado en la mejora del rendimiento y contribuye a la consecución de un objetivo específico cumpliendo con la estrategia correspondiente, dará una atención positiva a los esfuerzos de BPM.


4. La métrica correcta. Sólo a través de la medición, las empresas pueden obtener el conocimiento y la credibilidad necesarias en relación con el valor de la BPM. La definición y los medios de medición deben ser aceptados por toda la organización. Además, es esencial que el rendimiento de datos de referencia esté disponible como una base para la comparación de los resultados actuales en comparación con resultados anteriores.


5. Acuerdo de objetivos. Todas las partes interesadas en el proceso deben trabajar juntos para decidir cuál es la mejora del rendimiento deseado. Aunque esto pueda parecer simple y obvio, no es raro que los grupos en relación con un proceso tengan distintas opiniones acerca de la bondad de lo que es un “proceso en particular”.


6. Patrocinador de empresarios entusiastas. Para obtener un proyecto realizado con rapidez y para difundirlo a través de la organización, es necesario un patrocinador de negocios entusiasta. El promotor de negocios no está a cargo del proyecto, sino que es el principal beneficiario del nuevo nivel, de la mejora del rendimiento. Esta persona debe vender la idea y alienta tanto la actividad de personal operativo como la del personal de aplicación del BPM. El promotor de negocios ayuda a superar los obstáculos que surgen y toma las decisiones necesarias. Una vez finalizada una tarea, este mismo patrocinador seguirá promoviendo los grandes resultados a sus compañeros y superiores.


7. Participación de los usuarios de negocios. Las personas que realmente hacen el trabajo ofrecen una nueva perspectiva sobre cómo mirar lo que hacen en sus puestos de trabajo, y tienen una visión de proceso fácil de entender.