BBVA ha dado un nuevo impulso a la gestión de contenidos en la entidad bancaria con el desarrollo de un nuevo proyecto que implica el despliegue de la solución Content Lifecycle Management (CLM) de Open Text como plataforma corporativa para dar soporte a la digitalización masiva de documentos en la entidad financiera.

Con esa nueva iniciativa BBVA refuerza su apuesta por la tecnología Enterprise Content Management (ECM) de Open Text, que viene utilizando desde 1999 coincidiendo con la el desarrollo de un proyecto de colaboración y gestión documental que tenía como principales objetivos el ahorro de costes y la mejora de la productividad. En octubre de 2008, la entidad financiera que preside Francisco González tomó la decisión de ampliar el proyecto a tenor de los nuevos requerimientos derivados de la digitalización y archivado masivo de todo tipo de documentación del banco. Y, en un nuevo paso hacia delante, BBVA abordó el pasado año la implantación en colaboración con los profesionales de Open Text una plataforma completa de hardware y software, incluyendo la solución Content Lifecycle Management (CLM) de Open Text.

“Para poder ser más eficientes y efectivos, necesitábamos de una infraestructura integral de gestión de contenidos, Open Text nos ofrece una plataforma con la integración y funcionalidades que necesitamos, además de la experiencia y conocimiento de la industria que nos ayudará a asegurar el éxito de este proyecto”, indica el director técnico de Sistemas de BBVA, Fernando Martínez.

Hay que recordar que BBVA genera anualmente más de ocho millones de documentos, de modo que la capacidad y escalabilidad de la solución de Open Text ha sido determinante.

El proyecto, que se prolongó de marzo a septiembre del pasado año, se organizó en varias fases. La primera se centró en la selección de la infraestructura física de equipamiento y disco para albergar la documentación digitalización. En una segunda fase, en paralelo, se abordó la definición de las políticas de archivado estableciendo tiempos de archivado y ciclo de vida en función de los diferentes tipos de documentos. Y, en una tercera fase, se llevó a cabo el despliegue y puesta en producción de la nueva plataforma, cuyas funcionalidades se irán incorporando a las diferentes aplicaciones en uso en BBVA en función de las necesidades del negocio. Así, la solución de gestión documental de Open Text dará soporte a la totalidad de los usuarios del banco a nivel mundial, que superan los 100.000.

El objetivo último de la ambiciosa iniciativa pasa por digitalizar, albergar y gestionar todos los documentos de sus clientes, controlando su ciclo de vida. “Fundamentalmente lo que esperamos obtener es un archivado masivo de documentación rentable, además de eliminar el coste de los archivos físicos de papel y garantizar el acceso rápido a la información”, apunta Martínez, para añadir que “lo importante es que la información sea accesible, rentable y consultable desde cualquier sitio, pero siempre con un control definido por políticas.”

El director técnico de Sistemas de BBVA pone asimismo el acento en la importancia de dar cumplimiento a los requerimientos legales, tanto internos como externos, impuestos por las diferentes normativas del mercado financiero en materia de autenticidad, inalterabilidad, custodia y eliminación de documentos. Y es que, como subraya Martínez, “al ser un banco tenemos que hacer frente a estrictas regulaciones de la industria y, como tal, la eficiencia de los procesos y el cumplimiento están dentro de nuestras principales prioridades desde una perspectiva de TI”.