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Por ello, Marc Jacobs adoptó la solución de automatización de facturas, basada en la nube, MediusFlow. Con ella ha automatizado su flujo de pagos, procesando la información sobre la plataforma Azure. Esto ha simplificado el pago a sus proveedores al mismo tiempo que ha permitido a los empleados volver a centrarse en el trabajo creativo que supone el diseño y la entrega de sus próximas colecciones.
Pocas industrias se mueven tan rápido como la de la moda. Cada temporada exige una nueva colección con productos nunca antes vistos e iniciativas de marketing frescas. Para Marc Jacobs -firma de moda reconocida en todo el mundo por sus campañas de publicidad de vanguardia y su orientación al arte-, cada temporada requiere que la empresa contacte con algunos de los mejores y más brillantes proveedores, fotógrafos, publicistas y bloggers. Pero, aun en medio de ese trabajo innovador y dinámico, la empresa debe gestionar el trabajo rutinario y complejo de compras, así como gestionar los pagos a los diferentes proveedores.
Con el fin de crear nuevos productos para más de 100 tiendas alrededor del mundo, una amplia red de venta al por mayor y un incontable número de pedidos online -y para definir su imagen de marca-, Marc Jacobs debe gestionar una vasta cadena de proveedores directos e indirectos. Cada semana la empresa añade 50 nuevos proveedores que, en el transcurso de un año, generan más de 54.000 facturas.
La combinación de un modelo de compra descentralizada y un alto volumen de transacciones pone en riesgo a Marc Jacobs -igual que a tantas otras empresas minoristas-: facturas electrónicas aparcadas sin abrir en alguna bandeja de entrada; facturas impresas enviadas por correo a una oficina concreta cuando requieren aprobación en otra; papeles fuera de su sitio; y gastos sin contabilizar.
“Los desafíos provienen del propio funcionamiento de las empresas de moda”, señala Regis Litre, director de Tecnología de Marc Jacobs. “Cada vez que lanzamos una colección, modificamos todo. Adquirimos servicios nuevos en cada una de las etapas de desarrollo del producto. Y eso cambia cada cuatro meses. No entendemos de compras centralizadas porque para cada colección trabajamos con nuevos proveedores. Gestionar el proceso de facturas de proveedores y seguimiento de los gastos puede llegar a ser muy difícil en este contexto”.
Y, además del hecho de que tantas facturas entrantes supongan un reto administrativo significativo, el alto volumen de gasto indirecto puede provocar un punto ciego financiero. Para las empresas con procesos de compras descentralizados y basados en papel, la elaboración de presupuestos puede convertirse en un verdadero acertijo.
Gracias a Azure, MediusFlow está disponible para Accounts Payable así como para aprobadores en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Con MediusFlow podemos enviar las facturas directamente a la persona adecuada para su aprobación. Las facturas permanecen en un sistema cerrado, por lo que no se pueden perder. Y, por primera vez, el negocio tiene una visibilidad clara de todo lo que se ha procesado y todo lo que está en la cola -con casi ninguna entrada de datos necesaria-, lo que aumenta la confianza de todos.
