El Ayuntamiento de Valencia ha contratado a Steria para desplegar un sistema de archivo electrónico y físico de documentos. A través de este proyecto, el consistorio pretende estar preparado en la eliminación gradual del uso del papel en la gestión y optimización de los trámites administrativos municipales, para mejorar el servicio a una población de 815.000 habitantes (más de 1,5 millones en su área metropolitana) y facilitar sus tareas a unos 5.500 empleados públicos.

“Este sistema de archivo electrónico es un pilar básico en la implantación de la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Valencia, facilitando la progresiva utilización de documentación electrónica en los trámites administrativos. Por otro lado, además de poder cumplir con la Ley 11/2007, el Ayuntamiento también va a mejorar su eficacia operativa así como su productividad al tener la información organizada de manera más eficiente y va a reducir sustancialmente los costes de almacenamiento”, indica José Ramón Ferri, Director de TI del Ayuntamiento de Valencia.

El Archivo Electrónico servirá para la gestión y almacenamiento seguro de los documentos y ficheros relacionados con cada expediente o procedimiento administrativo, permitiendo en todo momento la recuperación y consulta de los mismos tanto por parte de los empleados del Ayuntamiento como por los usuarios.

El sistema, basado en la solución URM (Universal Records Management) de Oracle, estará integrado con los sistemas de Tramitación, Digitalización Certificada y Gestión de Contenidos del Ayuntamiento. Además, aprovechará y reunificará pequeñas aplicaciones ya existentes y utilizadas para conocer la ubicación de los archivos convencionales en las estanterías, baldas y huecos de los almacenes.

Según fuentes de Steria, la solución URM de Oracle ha sido seleccionada por su total compatibilidad con la infraestructura y arquitectura técnica del Ayuntamiento de Valencia y por cumplir además con todos los estándares tecnológicos y archivísticos preceptivos. Asimismo, dispone de todos los módulos necesarios para la implementación tanto del archivo de documentos electrónicos como físicos para permitir tareas como la descripción archivística, la organización de fondos, las transferencias físicas y electrónicas, los préstamos y consultas y búsquedas, así como la gestión de depósitos o el expediente del ciudadano.