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¿Cómo gestionar el stock de una tienda virtual?

La correcta gestión del stock resulta fundamental para una tienda virtual. De ello depende, en buena medida, el grado de satisfacción de los clientes.

Conocer el estado de las existencias es vital para poder reponer los productos a tiempo y evitar así la activación de la casilla de "no disponible". Pero, ¿cuál es la manera más efectiva de llevar a cabo el control de las existencias, tanto en la venta online, como en la tradicional?

La importancia del control del stock

Las tiendas e-commerce temen quedarse sin stock debido al riesgo inherente que esto supone: el cliente al localizar el producto en otro sitio podría cambiar de proveedor habitual. Para evitar la pérdida de clientes, resulta imprescindible llevar con precisión la gestión del stock y del inventario. Una buena opción para administrar el estado de las existencias es contar con un software de ayuda para controlar el stock y la facturación.

El software de control de existencias no sólo es importante para la reposición de los productos. La gestión de las unidades de venta (unidad, envase, caja, paquete, etc.) también resulta de utilidad para establecer el precio de los productos. Además, algunas de estas aplicaciones, tanto en su versión escritorio como las de software en la nube, incluyen utilidades específicas para hacer el inventario anual de productos del almacén. Pero, ¿cómo se lleva a cabo la gestión del stock? Es decir, ¿cuáles son las opciones de configuración concretas? La lista de funcionalidades es algo que depende de la aplicación escogida, aunque generalmente, todas ellas permiten dar de alta varias ubicaciones, almacenes, pasillos, estanterías, etc.

Opciones para el control de las existencias

En la mayoría de las tiendas virtuales, el interfaz de administración ayuda a generar las llamadas "variaciones de productos". Una variación de producto es simplemente un nuevo artículo, con su propia referencia, que se encuentra vinculado al producto principal a través de una o varias de sus características. Por ejemplo, una tienda de ropa puede ofrecer una de sus camisetas en dos versiones: de manga corta y larga, en cinco tallas y en cuatro colores. Cada una de estas variaciones, estará asociada a una referencia única que permita establecer alertas cada vez que el stock caiga por debajo del umbral establecido.

Algunos usuarios buscan que el software de contabilidad sea capaz de interactuar con la plataforma de comercio electrónico y actualizar el stock de manera transparente. Si esto no es posible, otra opción pasa por utilizar una aplicación en la que resulte posible segregar y seleccionar los productos según sus características. Esto debería incluir, por ejemplo, la posibilidad de añadir varios tipos de embalaje: envases, cajas, palets, etc.

De esta forma, al traspasar al programa de facturación las ventas realizadas online, el sistema de gestión reducirá las unidades vendidas. De igual manera, cuando se contabilicen las compras de mercadería se registrarán las unidades entrantes. El sistema calculará la conversión entre palets, cajas, bultos y envases para determinar con precisión las existencias disponibles en cada momento.

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