El arte de gestionar -y eliminar- el papel

Las herramientas actuales de gestión documental hacen que no se requiera tanto del soporte del papel y que se impongan procesos de almacenamiento digitales, cumpliendo con normativas de custodia y preservación cada vez más exigentes. Pero al mismo tiempo, los propios usuarios utilizan en ocasiones la impresión de documentos de forma indiscriminada, generando así una contradicción complicada de solventar.

escrito por:Lucía Bonilla04 de noviembre 2011
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La industria de gestión de contenidos es un mercado maduro que cada año crece por factores como la digitalización de los equipos de producción, la convergencia digital, y las nuevas plataformas de distribución y gestión que han transformado esta industria, según ha evidenciado IDC. Para la consultora, la información digital con respecto al año 2009 ha crecido un 60% y, ante esta realidad, la empresa continúa su apuesta por incorporar tecnologías y herramientas y crear entornos digitales ligados cada vez más a su cuenta de resultados, productividad o posicionamiento de marca.   Además, la información no estructurada sigue siendo un quebradero de cabeza para las organizaciones, que muchas de ellas aún no han conseguido gestionarla como debieran. Este hecho viene avalado por cifras que apuntan a que a día de hoy ya son cerca de 1.000 millones los usuarios de Internet móvil, 700 millones de usuarios de redes sociales, 630 millones de ordenadores portátiles, y 1.200 millones de terminales móviles. Todo ello nos da buena cuenta de que la gestión eficaz de la información desestructurada ha pasado a ser una preocupación prioritaria, puesto que cerca del 80% de la información que hay en una compañía no está estructurada. El gran reto de los sistemas ECM (Entreprise Content Management) para gestionar estos contenidos, según explica Carmen Conty, directora general de Ever Team, pasa por que estos sean capaces de convertir esos datos en información estructurada e incorporada al sistema documental, de forma que pueda ser consultable, utilizable y editable en tiempo real. “Esto se realiza teniendo control sobre ella, optimizando su uso y permitiendo que usuarios y aplicaciones corporativas críticas la exploten de la mejor manera posible”, añade Jorge Martínez, director de Information Inteligence Group de EMC para España y Portugal.   Al margen de esa gestión de datos no estructurados, ¿qué piden las compañías a sus proveedores de software de gestión documental? Las exigencias son múltiples, pero afortunadamente a día de hoy, la tecnología está preparada para hacer frente a los desafíos que se puedan presentar. En opinión de Christian Menda, regional sales manager de OpenText Iberia, “por un lado, los clientes demandan soluciones que aporten valor a su negocio, bien sea éste tangible (por ejemplo, reducción notable en los tiempos de gestión de tareas que supongan la gestión de información), o bien un valor más general como el ahorro de costes, que a medio plazo supere, obviamente, la inversión efectuada, como son las soluciones de Records Management o de archivado de correo. Igualmente, la demanda gira en torno a la integración de estas herramientas con las aplicaciones críticas de negocio”, sentencia Menda. Jorge Martínez, mientras tanto, destaca la necesidad de “simplificar al máximo la creación y desarrollo de aplicaciones específicas para la gestión documental, de forma que el resultado se acerque lo máximo posible a la experiencia que los usuarios tienen con las aplicaciones en el entorno de la Web 2.0”, mientras que para Carmen Conty es destacable la demanda del cumplimiento legal y normativo. “Los proyectos más demandados están vinculados a la integridad y seguridad de los documentos electrónicos frente a auditorías, cuestiones legales o patrimoniales,  y asímismo los relacionados con  la competitividad y rentabilidad del negocio”, señala la responsable de Ever, confirmando que la eficaz y rápida implantación, el ROI y la seguridad son tres aspectos decisivos a la hora de decantarse por una solución de gestión u otra.   En el caso de las herramientas ECM de open source, la demanda no cambia, ya que se pide “eAdminstracion 11/2007, normativa intranet, muchas veces integrada con portales como Liferay o Drupal, repositorio de contentidos general (p.e. multimedia, contenidos sociales, archivos, etc.); procesos empresariales, y la integracion con el ERP”, confirma Bill Brooks, responsable de Alfresco en España.       El camino a la nube El cloud computing en los sistemas de ECM es una realidad, puesto que “tecnológicamente  es posible realizar la gestión documental en la nube, lo que hay que matizar es, según las necesidades y expectativas del cliente, si hablamos de la nube privada o la nube pública”, opina Jorge Martínez de EMC. Y es que, efectivamente, hay muchos matices, dependiendo del proveedor consultado. Así por ejemplo, para EMC “en base a la experiencia que tenemos con nuestros clientes, el siguiente paso de evolución hacia la nube pasa por un planteamiento de nube privada, en la que un tercero proporciona un entorno dedicado para el cliente en el que define los niveles de servicio según sus necesidades específicas”. En ese sentido, “sí estamos identificando una demanda real para la ejecución de estas soluciones en las compañías españolas, pero con un requerimiento claro de mantener la integridad y confidencialidad en el acceso a la información, que al final es uno de los activos más importantes que poseen las organizaciones”.   Sin embargo, para otros proveedores como IBM, “a pesar de que actualmente las empresas cada vez con más asiduidad recurren a servicios en la nube para almacenar parte de sus datos o documentos, no existe una demanda de soluciones de gestión documental íntegramente en la nube, ya que aún existen una gran parte de documentos físicos en papel, que necesitan almacenaje, custodia y cumplimiento normativo”, afirma Gregorio Gómez, responsable de ECM en IBM España, Portugal, Grecia e Israel de la firma. Por ese motivo, según él, a día de hoy la demanda de ECM en la nube es más bien mixta. Similar es la opinión de Carmen Conty de Ever, puesto que “en la modalidad  Platform as a Service (PaaS), las empresas en estos momentos son reticentes a los proyectos documentales globales, y nos encontramos con demandas para  cubrir necesidades departamentales”, mientras que “en el campo Infrastructure  as a Service (Iaas), la demanda es débil. Se trata de dar seguridad y confianza y que los  datos  y documentos  reciban el tratamiento adecuado.  Así  pues, es necesario contemplar  las tecnologías, la seguridad, los servicios  y  los aspectos legales que afectan a la nube”, confirma.   Y los datos confirman que ya existe una demanda real de esta modalidad en la nube. “cada vez con más frecuencia estamos asistiendo a implantaciones en esta modalidad, porque además de reducir los costes generales de mantenimiento de los sistemas, permite a los clientes de forma indirecta acceder a la financiación de su proyecto, ya que los pagos del servicio se realizan en cuotas mensuales por el plazo de tiempo contratado que suele variar entre uno a tres o cinco años, lo que implica asimismo el abaratamiento de las migraciones de estos sistemas. Y lo que es más importante, permite al cliente acceder a un nivel de servicios gestionados de la plataforma que podría ser muy costoso si se realizara de forma interna y que requiere un nivel de especialización que no se consigue fácilmente en el mercado”, concluye Christian Menda, de Open Text.    

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