Ante el diluvio del cloud computing bajo el que se encuentran muchos CIO, y la exuberancia de ofertas que llegan de la mayor parte de los proveedores de servicios con sus centros de tecnología por horas, pocos se han dado cuenta de las enormes capacidades que ahora ofrece el licenciamiento del software como servicio. Sin embargo, para los que sí han descubierto el potencial de este modelo, deben saber que es crucial estar preparados porque aunque el SaaS arroja ahorros en implementaciones y mantenimiento liberando recursos para otros proyectos, no hay que olvidar que deja las TI a merced del proveedor con el que se ha contratado el servicio en términos de disponibilidad, seguridad de los datos, o cumplimiento regulatorio. Por ello, es vital contar con una buena estrategia SaaS porque no deja de ser una solución táctica y estratégica, pero también de misión crítica.
Para empezar, no es tan complicado puesto que desde hace dos décadas muchas organizaciones están externalizando sus recursos de TI, y el concepto del outsourcing de aplicaciones no difiere mucho del SaaS. Para los expertos y profesionales de TI estos pasos serían los más idóneos para llevar a buen puerto una estrategia on-demand:
1) Seleccionar al proveedor más adecuado: Hay que ir más allá de un buen contrato y fijarse en las capacidades de seguridad, fiabilidad, backup, integridad de los datos y portabilidad.
2) Firmar el contrato adecuado porque la organización suele crecer con el tiempo: Hay que tener en cuenta aspectos cómo la flexibilidad del contrato, la plataforma a utilizar, precio cuando se añaden o eliminan nuevos usuarios, compromiso con los plazos, SLA, y las condiciones por cancelación del servicio.
3) Definir una estrategia de cancelación del servicio: Es fundamental tener un plan para tener de vuelta los datos, y que se puedan utilizar, personalizar, gestionar..., y saber los gastos de sacar la información del entorno SaaS.
4) Gestionar las relaciones con el proveedor: Los niveles del servicio dictan los costes por lo que es preciso monitorizar y evaluar la calidad del servicio prestado y que satisface las necesidades.
5) Crear un plan de contingencias: Es crítico clasificar el tipo de dato para hacer el backup, y el proveedor debe proporcionar herramientas para poder extraer la información.
6) Conocer en detalle la interoperabilidad e integración: Sobre todo de cara al resto de las aplicaciones internas ya que no se debe asumir que el proveedor tiene experiencia incluso en integraciones que parezcan obvias. Hay que comprobar si es preciso utilizar APIs, servicios web o soluciones middleware.
7) Acordar el papel del departamento de TI en el soporte: Es preciso convenir quién se encargará de añadir nuevos usuarios, cambiar contraseñas, crear workflows, hacer diseños de pantallas…, si el departamento de TI o el proveedor contratado.
8) Contar con la implicación de la directiva: Si se trata de licenciar bajo el modelo SaaS una aplicación de misión crítica, es importante que la directiva de la compañía comprenda los beneficios y riesgos del SaaS.
9) Alineamiento con los objetivos de la empresa: Es clave saber si la compañía tiene como objetivos reducir el gasto capital o reducir el tiempo de entrega de servicios.