«Hacer una revisión semanal equivale a hacer una limpieza a fondo en nuestra mente.» David Allen

La monja budista Pema Chödrön no se equivoca al decir que somos nosotros quienes tiramos piedras contra nuestro propio tejado. Lo que es casi seguro, según Pema, es que cuando nos encontramos en una situación especialmente difícil sentimos una gran necesidad de dejar de hacer las cosas que, precisamente, nos ayudan a superar esa dificultad.
Piense en lo que ocurre cuando organiza su trabajo; sobre todo, lo que ocurre con todos los fragmentos de contenido en los que colabora con diferentes equipos de su empresa.

Si está saturado por la cantidad de contenido que pasa de un lado a otro, la secuencia autodestructiva que lleva dentro comenzará a ejecutar la siguiente subrutina: ¿Tengo que organizar todos estos contenidos? ¡Imposible! Estoy demasiado estresado y tengo demasiadas cosas que hacer como para ponerme ahora con eso. El estrés y el exceso de información llevan al abandono de una actitud positiva, lo que, a su vez, produce más estrés con el que lidiamos incluso peor.

¿Software al rescate?
Se han desarrollado aplicaciones de colaboración y gestión de contenidos para ayudar a minimizar este tipo de sobrecargas, para que se mantenga al día y siga viendo claramente dónde se encuentra todo este contenido. Pero ni con el mejor software se puede prescindir de unos hábitos de trabajo saludables. Los humanos siempre hemos de tener la habilidad y la disciplina necesarias para poder aprovechar bien el sistema. 

En las grandes empresas, la respuesta que se suele dar a estos problemas de exceso de contenidos es tratar de cubrirlos con tecnología. Pero ¿por qué no aplicar, simplemente, una revisión semanal de contenidos con su equipo? Esto es exactamente lo que recomienda David Allen con su revisión semanal, parte de la técnica GTD, ya sea individualmente o con un equipo.
Si utiliza Alfresco Team u otro producto similar, todos los usuarios pueden iniciar sesión en el sitio del equipo y repasar los avances, los plazos y las tareas, mientras realizan cambios en el contenido en tiempo real. Está muy bien que, al final del día, todo se encuentre en el sistema. Sin embargo, revisar expresamente todo el contenido puede ayudar al equipo a establecer prioridades entre todos, encontrar errores y ver conjuntamente el punto en el que se encuentra un proyecto, según el componente fundamental de todo proyecto: el contenido. 

Con la revisión semanal del contenido, podrá avanzar mejor y más rápido, y quedarse más tranquilo. Al fin y al cabo, el contenido estará en el CMS con todo tipo de metadatos y comentarios, pero por muy organizado que esté, su equipo debe tener claro en qué punto se encuentra el contenido en cada momento y hacia dónde se dirige.

Como explica David Allen, hacer una revisión semanal del contenido equivale a hacer una limpieza a fondo en nuestra mente, para liberarla del exceso de información y contenidos, disminuir la confusión y el estrés y avanzar en equipo con una idea clara y común de los objetivos, el progreso y los pasos que siguen.

No hace falta que la revisión semanal sea exhaustiva: solo tiene que ser eso, semanal. Verá los resultados. Al cabo de unas semanas de instaurar este hábito, observará cómo su equipo se ocupa de los cabos sueltos con más regularidad y adquiere perspectiva.