Con la entrada en explotación el pasado julio de un sistema de gestión de expedientes basado en SAP Records Management System (RMS), Ferrocarrils de la Generalitat Valenciana (FGV), responsable de la gestión de las líneas de metro y tranvía de Valencia y Alicante, ha dado un salto de gigante con el punto de mira puesto en la eliminación del papel asociado a la gestión de la documentación que se genera en el desarrollo de sus procesos operacionales.

La empresa pública de derecho privado creada en 1986 y dependiente de la Conselleria de Infraestructuras y Transportes de la Generalitat Valenciana, avanza así en el desarrollo de un Plan de Sistemas que tiene como principal objetivo la modernización de sus sistemas TIC para imprimir agilidad y eficiencia a su gestión y, en consecuencia, a unos servicios que hacen posible el transporte anual de alrededor de 73 millones de viajeros.
Con una plantilla de en torno a 2.000 empleados, FGV persigue con esta iniciativa “garantizar la trazabilidad de los expedientes desde que se inician hasta que finalizan sobre una misma plataforma tecnológica y cumplir, además, con nuestra prioridad de sostenibilidad a través de una filosofía de trabajo sin papeles, optimizando costes de mantenimiento”, afirma la responsable de la Unidad de Planificación y Aplicaciones de FGV, Susana Gimeno.
Asimismo, el proyecto buscaba homogeneizar la plataforma de soporte al proceso de gestión de expedientes que, hasta el momento, se basaba en varios entornos: concretamente SAP y Lotus Notes. En ese contexto, FGV analizó varias alternativas, concretamente Documentum, InvesDoc, Vignette y SAP RMS, apostando finalmente por esta última. “Nos decantamos por SAP RMS”, argumenta Gimeno, “por su flexibilidad y rápida implantación, y porque tenemos SAP como ERP corporativo y ya disponíamos de las licencias de SAP Content Server, lo cual suponía un ahorro importante”.
Ciertamente, FGV arrancó SAP R/3 en su versión 4.0 en mayo de 2000 y tras saltar en 2003 a mySAP Business Suite, este año ha afrontado, en colaboración con Insa, la migración a la versión EC6 de SAP ERP 2005. De forma paralela a este proyecto de envergadura, FGV dio luz verde al proyecto de implantación de SAP RMS estableciendo un negociado, en el mes de febrero y por un montante de 92.000 euros, con Stratesys Consulting.

Un entorno unificado
La iniciativa, que tiene como objetivo dar soporte al ciclo completo de gestión de la documentación administrativa que se genera en diferentes áreas operativas de la empresa, suponía un cambio importante teniendo en cuenta que, si bien SAP ya se utilizaba en áreas como Compras y Contratación, o RRHH; otras áreas operativas de FGV venían apoyando sus procesos de gestión de expedientes en una aplicación basada en Lotus Notes, como era el caso de las áreas de Asesoría Jurídica y parte de los usuarios de Compras y Contratación; sin olvidar que en el área de Auditoría y Seguridad en la Explotación todavía se venía trabajando con libros Excel a partir de documentos Word. “Antes de implantar SAP RMS las distintas áreas utilizaban sistemas propios para la gestión de expedientes que, además, no estaban ligados; de forma que las comunicaciones entre áreas se basaban en papel”, explica Gimeno, para añadir que “con SAP RMS todas las áreas implicadas en un expediente trabajan en el mismo entorno y tienen la posibilidad de consultar su estado en tiempo real y, además, podemos visualizar y garantizar el control del ciclo de vida de cada uno de los expedientes con las consecuentes mejoras a la hora de dar respuesta, por ejemplo, a las peticiones de información de los órganos políticos”.
Tras las fases de revisión de la situación existente y el análisis de requerimientos, en abril FGV y Stratesys Consulting iniciaron la implantación de SAP RMS con las ventajas asociadas al modelo de trabajo de Stratesys, que combina el desarrollo in situ y remoto desde sus oficinas. Durante esta fase se realizaron dos presentaciones de prototipos para afinar el nuevo sistema que, tras la correspondiente fase de formación, entraba en explotación a mediados de julio. Asimismo y como apunta Gimeno, “la fase de mantenimiento contemplaba un servicio de soporte in situ durante dos semanas que se han repartido en julio y septiembre para facilitar la adaptación de los usuarios a la vuelta de las vacaciones”.
Aprovechando la modernización que FGV está llevando a cabo en su CPD, se ha establecido una infraestructura sólida y escalable corriendo Windows Server para dar soporte a SAP RMS, que emplea SAP Content Server como repositorio de los documentos que se anexan a los expedientes y como indexador SAP Trex, que cuenta con un servidor dedicado.
La robustez de la plataforma era un requisito prioritario teniendo en cuenta, como indica Gimeno, que “en 2006 en Contratación se gestionaron unos 8.800 expedientes y alrededor de 1.500 en Asesoría Jurídica, sin olvidar el área de Operaciones y las 7.500 sugerencias y reclamaciones que atendió el área de Atención al Cliente”.
Aunque el sistema SAP RMS todavía no ha alcanzado a esta última área, está previsto abordarla en una segunda fase, durante la cual se contempla también la carga en SAP RMS de todos los expedientes vivos en Lotus Notes y la introducción de varias mejoras importantes en el área de Asesoría Jurídica.