La gestión de contenidos y documentos en la nube

“Pese a que las organizaciones usan un servicio de storage en la nube, tienen que mantener sus propios centros de datos”. David Gildeh, director de Servicios Cloud de Alfresco Software

19 de febrero 2013
Imprima esta noticia

Se está hablando mucho últimamente de que una de las preocupaciones de las empresas hoy en día es el paso de sus contenidos a la nube. No hay duda de que la nube está cambiando radicalmente la forma en la que se distribuye el software, pero la realidad es que aún queda mucho por andar.

Mientras que las empresas están invirtiendo en los diferentes servicios que ofrece la nube, muchos de estos servicios sólo almacenan una pequeña parte de todo el contenido de una empresa, dejando la mayor parte detrás del firewall. En algunos casos por cuestiones legales, pero en la mayoría debido a la compleja seguridad y a las normativas que previenen del uso de la nube para almacenar contenidos.

Alfresco David Gildeh

Por ejemplo, muchas instituciones financieras, como bancos, despedirían a un empleado simplemente por enviarse un documento a sí mismo como documento adjunto (como le ha ocurrido a una persona que conozco), por lo que ni por asomo se puede hablar del uso de servicios en la nube.  En definitiva, la realidad con la que nos encontramos es que cuando las organizaciones comienzan a usar un nuevo servicio de almacenamiento en la nube, tienen que mantener sus propios centros de datos debido a los contenidos regulados y de alta confidencialidad.

Impacto sobre el usuario final

El problema con el que se encuentran los usuarios finales ahora es que tiene que utilizar dos productos separados para acceder a diferentes contenidos. Por una parte tienen un sistema fácil de usar con acceso a través de sus dispositivos móviles, pero por otra parte están forzados a volver a un sistema con muchas menos opciones detrás del firewall para poder utilizar la mayoría del contenido que es confidencial o que se encuentra bajo alguna normativa.

Por lo que, al final, los usuarios, frustrados por la situación que se ha generado, copian todo el contenido que necesitan en los servicios de la nube, rompiendo completamente con las reglas y la regulación que ha establecido la compañía. El resultado son múltiples copias del mismo contenido almacenadas que pueden ocasionar diferentes problemas debido a la existencia de más de una versión.

Los trabajadores de hoy en día colaborarán con personas tanto fuera como dentro de su organización, por lo que quieren trabajar de manera remota sin tener que ser unos expertos en redes virtuales, tener acceso a sus contenidos desde sus dispositivos y que su uso sea igual de simple y enriquecedor como los servicios online. La nube tiene muchos beneficios para el usuario que quiere modificar o trabajar en contenidos subidos fuera del firewall. Sin embargo, los proveedores de cloud sólo pueden proporcionar una parte de la gestión de contenidos empresariales (ECM) para trabajar con una parte de los contenidos que las empresas deben manejar.

La solución a este problema es proporcionar una plataforma compatible y segura a ambos lados del firewall que satisfaga todas las necesidades del usuario. Así, independientemente de si el documento se encuentra en la nube o detrás del firewall, el trabajador puede ver la misma versión usando el mismo sistema a través de todos sus dispositivos.

Los administradores de sistemas reclaman el control de lo que se permite subir a la nube y de lo que necesita estar detrás de la nube, mientras que al mismo tiempo los usuarios necesitan acceder a todo el contenido independientemente de donde esté guardado.  La única forma de ofrecer verdaderamente este nivel de simplicidad e integración en ambas partes del firewall es que las dos utilicen el mismo servicio.

Para el CIO, esto significa tener los mismos modelos de datos -por lo que no pierde información relevante al sincronizar cambios entre la nube y las oficinas-, los mismos modelos de permiso -para no comprometer la seguridad al compartir un documento en la nube- y los mismos API -de forma que los desarrolladores puedan crear soluciones para todo el contenido en ambas partes del firewall-.

Estas características hacen que la gestión de contenidos empresariales (ECM) sea invisible para el usuario final que quiere simplificar su trabajo. Y, de momento, y hasta que las empresas no muevan todo su contenido a la nube, la solución híbrida es la única manera de solventar las necesidades de los CIO y de los trabajadores.

PUBLICIDAD
publicidad
PUBLICIDAD

15! Aniversario VASS

15! Aniversario VASS

VASS es una consultora IT fundada en 1999 con la misión de ofrecer servicios de alta especialización con un alto componente de innovación.

Tour Tecnológico @asLAN

Tour Tecnológico @asLAN

Movilidad y Cloud, protagonizarán en Septiembre la novena edición del Tour Tecnológico @asLAN.

Las empresas se suben a la siguiente ola de la movilidad

Las empresas se suben a la siguiente ola de la movilidad

Los usuarios debaten sobre el presente y lo que está por venir del complejo mundo móvil.

Especial movilidad y negocio

Especial movilidad y negocio

Barcelona ha vuelto a convertirse en la capital mundial el negocio tecnológico con la celebración del Mobile World Congress.

Powered by WebShareContentBPS Business Publications SpainArsys
(c) 2014 BPS Business Publications Spain S.L. Todos los derechos reservados.