IBM ha colaborado con Saytel como integrador en un proyecto en el que EQ Esteve, compañía dedicada al desarrollo, fabricación y comercialización a nivel mundial de principios activos para la elaboración de especialidades farmacéuticas, ha implantado una innovadora plataforma de gestión documental basada en VRS, XTrata Pro e IBM DB2 Content Manager. De acuerdo con Domigo Espinar, responsable de Sistemas y Calidad TIC de EQ Esteve, “tenemos dos proyectos relacionados entre sí, por un lado, a nivel corporativo, estamos implementando la herramienta IBM Score que es un gestor documental que permite el cumplimiento de las normativas que nos piden en el sector químico-farmacéutico”. Paralelamente, explica Espinar, la compañía está desarrollando un proyecto para la digitalización de facturas de proveedores, en el que se ocupan de digitalizar y automatizar todos los procesos internos y que ha supuesto una inversión de 35.000 euros. “Inicialmente, este proyecto lo ejecutamos por la parte workflow con Content Manager, porque sabíamos que este proyecto tenía que integrarse dentro del otro, del IBM Score”, matiza. Las previsiones apuntan a que se alcance un la digitalización de un volumen de 12.000 facturas al año.

El nuevo sistema permite que a través de un escáner y un software inteligente se haga el reconocimiento de una serie de campos en la factura, que serán leídos y extraídos como atributos para posteriormente pasar al repositorio de Content Manager. Durante el primer trimestre del año, EQ Esteve espera poder tener digitalizadas las facturas utilizando la firma electrónica y así sustituir, cuando proceda, el archivo físico por el digital con validez legal para las próximas inspecciones de Hacienda. Y es que “a priori Saytel nos garantizaba que estaban en conversaciones con la Agencia Tributaria para homologar la solución y en caso de inspección, que tuviera carácter legal. Esa fue una de las razones principales por las que nos decantamos por el proyecto”, asegura el responsable. Como consecuencia, la farmacéutica espera evitar el coste del personal en tareas rutinarias de envío de papel, introducción de datos y revisión manual de facturas, ventajas añadidas al ahorro de espacio en sus oficinas.