Su objetivo era facilitar el acceso del ciudadano a una plataforma para agilizar los trámites digitalmente, adaptándose así a la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos de 2007 y procurando ahorros de costes y tiempo. En primer lugar se creó un Órgano de Decisión Estratégica de Sistemas de Información para definir las necesidades reales de los ciudadanos y, de esta forma, de qué manera encarar mejor el proyecto de transformación digital de la institución.
Se partía de un sistema en el que únicamente se realizaban entradas en el sistema de forma presencial en papel y con firma manuscrita, de manera que la carpeta física de expediente y el transporte de los documentos formaba parte de la cultura corporativa. Se trataba de tecnología basada en datos no relacionales y entornos host estancos. Además, había un parque de sistemas informáticos con un grado variable de actualización.
Ramón Ferri, jefe del Servicio TIC del Ayuntamiento de Valencia, enumera los objetivos que perseguía el proyecto: “Permitir al usuario trabajar con expedientes tanto electrónicos como en papel, admitir una tramitación flexible, de manera que se pudiera adaptar fácilmente a cambios en los procesos de los ayuntamientos e integrar los diferentes sistemas de información municipales a través de servicios de interoperabilidad; implantación en todos los niveles de la administración; reducción de los plazos y costes de la tramitación administrativa y recabar datos del propio proceso administrativo”.
El Ayuntamiento de Valencia realizó un concurso público con el fin de obtener una solución que encajara a la totalidad de las áreas municipales y a la totalidad del ciclo de vida de los expedientes, “por lo tanto, buscábamos soluciones basadas en herramientas tecnológicas no propietarias, con la suficiente flexibilidad para cubrir toda la inmensa casuística de la gestión de expedientes de un ayuntamiento como el de Valencia y que pudiera ser dirigida desde el conocimiento jurídico-administrativo municipal. De todas las soluciones que evaluamos, la oferta de Capgemini cumplía los criterios del pliego suficientemente”, relata Ferri.
Capgemini participa en el proyecto desde el principio. Fue el proveedor elegido para la ejecución del proyecto, desde el estudio exhaustivo previo de los procedimientos administrativos existentes en el Ayuntamiento y la integración de los diferentes sistemas municipales, hasta el diseño y desarrollo de la infraestructura de sistemas necesaria (servidores, aplicaciones), la migración de datos a la nueva base de datos, la elaboración de la documentación necesaria para la utilización de la plataforma (metamodelo documental), la digitalización de documentos y la implantación de la Plataforma Integrada de Administración Electrónica (PIAE).
Marco de aplicaciones
PIAE está basada en un marco de aplicaciones JavaEE basado en estándares abiertos (Devon). Está orientada a servicios y preparada para poder ser integrada con otros sistemas de la institución (portafirmas, gestor documental, sistema económico financiero, etc.). Las aplicaciones de usuario que conforman la plataforma habilitan el acceso seguro a la información desde cualquier lugar conectado a Internet mediante un navegador web.
PIAE está basada en un marco de aplicaciones JavaEE basado en estándares abiertos (Devon)
La tecnología de base posee una arquitectura multicanal que permite ofrecer distintos niveles de interacción y accesibilidad en función de las necesidades (WAI-AA, RIA, tablet y smartphone). Las actuaciones que componen la paleta funcional de la plataforma están modeladas mediante BPMN -Modelo y Notación de Procesos de Negocio- y su ejecución corre a cargo del motor jBPM. Toda la plataforma está basada en una arquitectura flexible y modular y en estándares abiertos para facilitar la evolución futura. Según comenta Ferri, el proyecto ha situado a Valencia como “el primer consistorio cien por cien sin papel de España y con unos datos muy positivos en cuanto a tráfico y uso, y en cuanto a ahorros de consumo de recursos y de cargas administrativas. No en vano, el proyecto ha sido reconocido con el Premio @asLAN 2016 en la categoría ‘eGovernment Desmaterialización’. Entre otros beneficios, más del 90% de los documentos que se generan ya son electrónicos.
“La PIAE también supone una reducción de nuestros tiempos de tramitación de entre un 15 y un 20% y un ahorro de hasta 60.000 euros al año en papel. En los tres años de funcionamiento, la simplificación y reducción de cargas administrativas ha representado un ahorro de unos 100 millones de euros”. En cualquier caso, son los ciudadanos los verdaderos beneficiarios del proyecto, que ganan en comodidad y pueden realizar cualquier trámite administrativo de forma electrónica a cualquier hora y con agilidad, así como consultar sus expedientes de forma transparente. De cara al futuro, la corporación planea “integrar la PIAE con la APP Valencia para proporcionar información en tiempo real al ciudadano (notificaciones de las tramitaciones), e integrar la PIAE con el servicio ORVE de Administración electrónica en la nube de la Administración Pública (interconexión del Ayuntamiento de Valencia con el resto de administraciones)”, concluye Ferri.
