El intercambio de emails es un canal de comunicación muy utilizado en las empresas independientemente del sector y del tamaño, un sistema de comunicarse entre los propios empleados y entre empresa y cliente como en el caso de la agencia de detectives Método 3 y sus clientes.
Quienes ocupan cargos públicos e incluso personalidades como Iñaki Urdangarin y la Infanta Doña Cristina, usan los correos electrónicos en su día a día. En este sentido, los emails son piezas clave para conocer a que compromisos llegan las instituciones públicas y las personas relevantes durante su mandato. Así lo ha hecho saber el proveedor Interbel, dedicado a optimizar la productividad del correo electrónico. La firma recuerda que la Directiva Europea 2006/24/CE y la Ley 25/2007 estipulan la conservación de datos generados a través de las comunicaciones electrónicas. Por ello, todos los organismos, tanto públicos como privados, deberían tener un sistema para archivar todo el correo entrante y saliente.
Así, cabe preguntarse si las empresas están preparadas para conservar debidamente todos los emails que se generan y se reciben, así como para localizarlos y cumplir con todas las normativas. De todo ello se ocupa el eDiscovery, que proporciona herramientas para la conservación de la información digital y además para la gestión de la extracción de la información. Y, existen algunas herramientas como MailStore proveniente de Alemania, país pionero en legislación referente al archivo del email. Es el software de almacenaje y archivado del email que conserva los correos electrónicos entrantes y salientes al instante, evitando cualquier incidencia debido a una manipulación posterior o perdida expresa o fortuita.
