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Tecnología para empresa. Correo, chat o teléfono: ¿cómo somos más productivos?

Por Miguel Gillis, director general de NFON Iberia

Nunca habíamos contado con tanta tecnología en nuestros puestos de trabajo. En los últimos años, han surgido nuevos canales de comunicación que utilizan tecnologías cada vez más perfeccionadas para mejorar la interacción con otros trabajadores, clientes o proveedores. Pero somos muchos los que a diario nos preguntamos: ¿debería enviar un correo electrónico, o mejor debería llamar por teléfono? ¿Es mejor organizar una reunión presencial o será más eficiente si lo hacemos por videoconferencia? Hoy en día, gracias a las soluciones basadas en la nube, podemos estar comunicados en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo. Ante este nuevo panorama, fuertemente influido por las nuevas tecnologías, elegir el canal de comunicación apropiado para cada situación es de suma importancia en el ámbito laboral ya que, después de todo, cada interacción tiene un propósito concreto.

¿Es mejor organizar una reunión presencial o será más eficiente si lo hacemos por videoconferencia?

Correo electrónico: Un clásico con algunas debilidades. La comunicación por correo electrónico es una de las formas más populares de intercambio de información en el ámbito laboral. Impresiona saber que se envían más de 280 mil millones de correos electrónicos al día. Sin embargo, si bien muchas organizaciones se comunican por email constantemente, 144 de cada 200 mensajes no son relevantes para el destinatario. El correo electrónico es la forma perfecta de compartir información, especialmente cuando no se necesita una respuesta inmediata a su mensaje. Si deseas compartir información con un grupo grande, entonces el correo electrónico es una opción segura. Además, permite que el destinatario procese la información a su propio ritmo. Sin embargo, el email se considera un excelente ejemplo de comunicación unidireccional en la que falta el factor humano, por lo que no es adecuado para mantener relaciones personales. De hecho, un uso excesivo del mismo conduce a una disminución de la productividad laboral. Tanto es así que la compañía francesa de servicios IT Atos Origin fue una de las primeras compañías en prohibir completamente los correos electrónicos en la oficina por este motivo.

Chat: Todoterreno, rápido e informal. Los mensajes de chat son claramente los campeones de la eficiencia. ¿Cuántas veces nos sentamos delante de un correo electrónico y trabajamos en su redacción durante unos minutos antes de hacer clic en "Enviar"? Por el contrario, el chat se caracteriza por su interacción rápida. Las formalidades son menos importantes – siempre que el tono de la conversación sea amistoso, lo que hace que el chat sea rápido y eficaz. Los chats y mensajes instantáneos son ideales para conversaciones rápidas sobre cuestiones específicas. Por ejemplo, si necesitas una respuesta rápida por parte de unos compañeros que se encuentran en una reunión, el chat se convierte en el mejor medio de comunicación. Además, los emojis y los memes dan a las conversaciones un toque mucho más humano y distendido. Por contra, los chats grupales pueden descontrolarse rápidamente. Muchas empresas estudian cómo aplicar disciplina y orden a su comunicación vía chat. Las aplicaciones como Slack pueden conducir rápidamente a pérdidas de productividad si los empleados no saben cuándo detener el chat y pasar a una conversación personal.

Teléfono: personal y eficiente. Las conversaciones telefónicas se utilizan cuando la comunicación escrita a través del chat y el correo electrónico llegan a su límite. Casi ninguna otra forma de comunicación es tan efectiva como el diálogo personal. No es de extrañar que la popularidad de la comunicación de voz esté aumentando rápidamente: WhatsApp registra más de 100 millones de llamadas de voz todos los días y los asistentes inteligentes como Amazon Alexa, Apple Siri y el Asistente de Google utilizan la voz como método de comunicación. Además de la comunicación cara a cara, la comunicación por teléfono es el mejor medio para debatir un tema complejo o resolver un conflicto. Este medio es especialmente recomendable para aquellos que trabajan desde casa, o viajan con frecuencia y deben mantener un contacto personal con sus compañeros de trabajo para cultivar una base común de confianza. Eso sí, las generaciones Y y Z son bastante reacias a llamar por teléfono, ya que están acostumbradas a relacionarse a través de chats y redes sociales. Sin embargo, no deberían evitarse las llamadas si el tema realmente lo requiere. Si hay más de dos personas participando en una llamada, las conferencias telefónicas requerirán una pequeña organización por adelantado; una invitación al calendario por correo electrónico es una opción segura para esto.

Vídeo: efectivo, aunque no a gusto de todos. La comunicación a través de vídeo es una gran manera de construir sólidas relaciones laborales. A diferencia del correo electrónico, el chat y el teléfono, el video incluye contacto visual, un aspecto crucial de la interacción humana. Minimiza el riesgo de malentendidos porque, además de oír la voz, estás viendo la expresión facial del interlocutor. El video siempre es la primera opción cuando es necesario hacer una reunión presencial, pero, por temas de logística o tiempo, no es posible llevarla a cabo. Es altamente recomendable para trabajar con compañeros que desarrollan su labor en remoto, pues la comunicación cara a cara fomenta el compromiso y fortalece las relaciones.

En resumen, cada una de estas herramientas son útiles siempre y cuando se usen en las situaciones correctas ya que, utilizadas de forma inadecuada, podrían llegar a ser contraproducentes y disminuir la productividad laboral de los trabajadores. El verdadero reto en las compañías actuales se debería centrar en conseguir instaurar sistemas de comunicación completos que integren los diferentes canales, definan el uso correcto de cada uno de ellos y, en definitiva, mejoren la eficiencia y los resultados de una compañía.

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