Casos de éxitoMundo digital

El papel sigue pesando en el sector público alemán

La compañía krz, en la ciudad de Lemgo, envía aproximadamente ocho millones de cartas de correo ordinario al año en nombre de las oficinas de los distritos de Minden-Lübbecke, Herford y Lippe. Esta compañía utiliza DocBridge Pilot para preparar los documentos a fin de ser impresos y enviados por correo.

Desde enero de este año 2018, los órganos administrativos de Alemania están legalmente obligados a comunicarse con sus ciudadanos a través de De-Mail. Sin embargo, habrá que ver si este canal electrónico triunfará sobre el correo tradicional. Dirk Niemeyer del Centro Municipal de Datos de Minden-Ravensberg/Lippe simplemente piensa que "el interruptor cambiará de modo"."Las soluciones de correo seguro como E-Post y De-Mail han sido ampliamente promocionadas aunque aún no jueguen un papel fundamental.Es cuestionable si estos medios dependientes del formato son incluso capaces de sostener el cambio hacia el correo electrónico. Sin embargo, los medios independientes del formato y orientados al contenido como HTML5 parecen ser mucho más prometedores".

El jefe de producción y negocio del centro de datos en Lemgo está seguro de que la transición generalizada a la comunicación digital en el sector público llevará cierto tiempo. No tiene dudas que llegará pues después de todo, el Acta eGovernment (EGovG) requiere que todas las ciudades y municipios conviertan el mantenimiento de los registros de papel a digital en 2020.

Aumenta el volumen de impresión a la par que los gastos

El papel aún domina el output management (gestión de salida de los documentos) del sector público. Por ejemplo, en krz, la mayoría de los documentos se remiten por correo ordinario, a pesar de que puede realizarse a través de De-Mail y E-Post. Todos los años, el centro de impresión y correo produce cerca de 30 millones de páginas, las agrupan en ocho millones de correos y las introducen después en sobres: notificaciones sobre beneficios sociales, información electoral, notificaciones de multas, facturas de consumo, notificaciones de impuestos a la propiedad, facturas, confirmaciones de registro, etc. Si bien la mayoría son extractos de pagos. Más de 180.000 empleados en las oficinas públicas e instituciones reciben actualmente sus notificaciones de pago desde Lemgo. Y todo ello gestinado por krz, el principal proveedor de servicios de impresión municipales de Renania del Norte/Westfalia.

Y es que los volúmenes de impresión continúan en aumento, especialmente el número de notificaciones de pagos. Lo que inicialmente suena como algo bueno demostró ser un obstáculo en el pasado. Debido a la cantidad de clientes diferentes a los que sirve el centro de datos, la clasificación de los documentos llevaba mucho tiempo. Cada cliente tenía muchas listas de “letra pequeña” que hacían difícil su envío por correo.

Se busca un software que clasifique automáticamente

Lo que echaban en falta era una tecnología que agrupara automáticamente los extractos de sueldos y salarios para un manejo óptimo de la impresión. Por consiguiente, Dirk Niemeyer y sus empleados decidieron implementar el software DocBridge Pilot. A través de esta herramienta desarrollada por Compart, krz ahora puede ordenar declaraciones de pago por cliente y fusionarlas con sus respectivos sub-clientes en una pila de impresión, de forma completa, con una portada y una hoja final. DocBridge Pilot también analiza si los documentos que se generan solo una vez al año se pueden asignar solamente a un caso personal (por ejemplo, extractos de resultados anuales o certificados Tax Data Transmission Regulation DUEV-). Estos documentos solían imprimirse, guardarse en sobres y enviarse por separado. Con la nueva solución de Compart, krz usa muchos menos sobres y ahorra significativamente en franqueo.

El agrupar es una de las mayores ventajas de DocBridge Pilot pues la eliminación de la clasificación manual ahorra dos días hábiles completos.

Establecer un workflow

Pero el procesamiento de las notificaciones de sueldos y salarios para cada cliente específico es solo un aspecto. Surgen nuevos retos cuando se usa DocBridge Pilot para documentos estandarizados. El objetivo en este aspecto es analizar todos los documentos y prepararlos automáticamente para correo físico y electrónico. Ni las aplicaciones que las generan ni el formato requerido para la entrega son importantes. Niemeyer recuerda que no fue una tarea fácil. " El cambio fue extremadamente complejo, por lo que necesitábamos el apoyo de Compart al comienzo del proyecto."

Establecer un workflow que soportaba el análisis confiable de documentos resultó especialmente difícil. Pero ese workflow ahora es una realidad. Básicamente, cada pieza de correspondencia obtiene una clave de documento (ID) que contiene todos los datos necesarios para el procesamiento automático. La clave contiene información que responde a preguntas tales como: ¿qué clase de documento es este? (por ejemplo, una multa, la cuota de la guardería, aviso de beneficios sociales) ¿qué debería haber hecho? (por ejemplo, archivarlo, enviarlo por correo físico o electrónico) ¿qué referencias hay incluidas? (contrato/número de pedido, número de archivo, código)? DocBridge Pilot está apropiadamente configurado para analizar los archivos desde las aplicaciones especializadas.

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