Con el objetivo de reducir costes y hacer que la información esté disponible más rápidamente, el Grupo Talanx -uno de los principales proveedores de seguros en Alemania- ha puesto en marcha un proyecto a gran escala para la digitalización interna y externa de las comunicaciones con sus clientes. La atención se centra en la estandarización de la gestión de salida y en la integración de la correspondencia individual en un sistema de despacho central. Además de un importante ahorro de gastos de envío, la tercera aseguradora más grande de Alemania también ha logrado una mayor fiabilidad en la creación y procesamiento de documentos.
Jürgen Hausl , el Director de Servicios de Producción de Talanx, el tercer proveedor más importante en seguros de Alemania, ve un claro cambio de paradigma en la industria: portales web, correo electrónico con y sin archivos adjuntos, aplicaciones multifuncionales, correo tradicional, etc., el ancho de banda de los canales de comunicación es grande y seguirá creciendo en los próximos años. “En el futuro, ya no será el asegurador quien determine el canal de comunicación con el cliente, sino viceversa. Esto significa que hoy más que nunca las empresas deben ser capaces de servir a todos los medios de comunicación. De lo contrario, hay una amenaza de pérdida de clientes”, asegura Hausl.
Los documentos se imprimen y se envían por correo tradicional, que igualmente podría haber sido enviado electrónicamente. Además, las empresas a menudo no tienen una visión completa de su producción documental, especialmente cuando todavía se está imprimiendo y enviando un lote desde las sucursales. Lo que suele faltar es un sistema central de gestión de salida (OMS), que reciba todos los documentos que surgen en una empresa, los procese de forma estandarizada y los envíe al canal deseado por el destinatario; el OMS es como un “callejón sin salida” por el que tienen que pasar todos los documentos.
La centralización vale más que el dinero en efectivo
Talanx respondió pronto a este reto, que es habitual en muchas industrias, y con la introducción de DocBridge Pilot de Compart en 2009 sentó las bases para la modernización de su sistema de procesamiento de documentos. Los beneficios se hicieron notar rápidamente: el grupo asegurador que cotiza en bolsa ahorró alrededor de un millón de euros en los dos años siguientes a la puesta en marcha del nuevo sistema, principalmente mediante la mejora de la consolidación de documentos individuales en elementos optimizados para el franqueo, pero también mediante un mejor uso de los servicios de reducción de costes, como la preclasificación/consolidación de elementos de cartas y el franqueo informático. Jurgen Hausl asegura que “en teoría, también podríamos utilizar máquinas de clasificación y franqueo, pero es mucho más eficiente hacer estos procesos con software”. De esta manera, se liberarían importantes capacidades de personal para que los empleados pudieran concentrarse aún mejor en su actividad principal.
Un importante ahorro en gastos de envío
Alrededor de un millón y medio de envíos al año se siguen produciendo y enviando localmente en las instalaciones de Talanx. No por mucho tiempo. Según el plan, a finales de 2019, el servicio de salida de Hannover será responsable del envío digital y analógico de todos los documentos descentralizados. Las expectativas de los aproximadamente 2.500 usuarios que algún día trabajarán con DocBridge FileCab son altas. Sobre todo, la nueva solución pretende proporcionar un alivio notable de las actividades no profesionales y una mayor seguridad.
