¿Para qué sirve certificar el envío de un email? El sector legal-judicial es uno de los más digitalizados en España en este sentido, conscientes de que cada comunicación es determinante en un proceso judicial. Por ello, la decisión de qué herramienta de certificación elegir para sus comunicaciones, es de gran importancia. No todo vale, es necesario contratar la plataforma de envíos certificados que más garantías y seguridad ofrezca.
El Ilustre Colegio de Procuradores de Navarra tiene claro que, en su sector, la certificación de sus comunicaciones es un salvavidas imprescindible para su labor. Por ello, este año ha implantado el uso de MEE, desarrollado por Wise Security Global. Se trata de una de las marcas más robustas en cuanto a certificación de firma electrónica por email, sms o burofax. Una de sus diferencias clave es que da fe de todos los pasos por los que atraviesan las comunicaciones certificadas que emite.
Esta herramienta está a disposición de los 90 procuradores colegiados en Navarra y se espera que el 100% del colectivo lo esté utilizando antes de que acabe el año.
Valoramos que el proceso quede lo más detallado posible y MEE the Cybernotary nos ofrece un sello de tiempo por cada estado de la comunicación
Jaime Ubillos, Decano del Ilustre Colegio de Procuradores de Navarra y miembro de la Comisión de Nuevas Tecnologías del Consejo General de Procuradores de España, explica a Computing cómo ha sido el proceso de implantación de MEE para la certificación de comunicaciones, qué beneficios se pretenden conseguir con ellos y cómo está siendo este paso adelante de digitalización.
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Necesidad de fehaciencia en el sector legal
“El sector legal es muy complejo, con procesos larguísimos y con miles de notificaciones diarias. Y en medio de todo ello está la figura del procurador: Facilitamos a nuestros representados su comunicación directa con los juzgados, agilizando sus trámites y debemos tener un rigurosísimo control de qué se envía y cuándo se envía a cada parte”, explica Jaime Ubillos.
Los procuradores, como expertos en derecho procesal, gestionan pruebas judiciales y se encargan de la ejecución de la sentencia. “En este punto, alrededor del 25% de las sentencias se quedan sin ejecutar en España, según un estudio de las Cámaras de Comercio. Estoy seguro de que con herramientas más competitivas como Mee, podemos dar la vuelta a esta cifra”, añade. Pero donde más necesitan los procuradores el email certificado es en su función de representantes procesales. Hay que presentarse en el juzgado a por información de cada punto del proceso, comunicarla a quien corresponda (y en algunos casos firmarla y devolverla). Cuanto más ágiles y más fehacientes sean las comunicaciones, más seguras están todas las partes del proceso.
Dentro del océano administrativo, es clave tener la seguridad y respaldo de que las comunicaciones se realizan en tiempo y forma.
Sello de tiempo en cada estado de la notificación
“Necesitamos protegernos y proteger a nuestros representados, por lo que, a la hora de buscar una herramienta de envíos certificados, valoramos por encima de todo que el proceso quede lo más detallado posible. MEE es la única herramienta que nos ofrece un sello de tiempo por cada estado de la comunicación: enviado, entregado, leído. Esto es lo que hace fehaciente cada paso; estos sellos son los que dan calidad al proceso de certificación”, explica el Decano del Colegio de Procuradores de Navarra.
Wise nos da esa garantía de seguridad, solvencia y robustez que no nos ofrecen otras plataformas analizadas
Además de su rigurosidad, el Colegio de Procuradores ha elegido esta solución de Wise por su facilidad de implantación, por su precio competitivo y por ser Tercero de Confianza autorizado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo del Gobierno de España. “Wise nos da esa garantía de seguridad, solvencia y robustez que no nos ofrecen otras plataformas analizadas. Si tenemos un siniestro, no nos podemos permitir el error y perder documentación. Y Wise, como Tercero de Confianza almacena de forma segura toda la documentación certificada que enviamos durante al menos cinco años”, confirma Jaime Ubillos.
Ahorro de tiempo: de semanas a minutos
El uso de MEE supone al sector de la abogacía y procuraduría un ahorro de tiempo “incalculable”. “Su implantación y familiarizarse con la herramienta no supone una inversión de tiempo, ya que es intuitiva y no requiere de integración para poder usarla. Pero lo más importante es el ahorro de tiempo desde el primer día que se utiliza para nuestros procesos legales. Nos permite acortar los tiempos de una manera drástica”, afirma Jaime Ubillos. “Con la digitalización de estas comunicaciones ahorramos muchísimas visitas al propio juzgado y resolvemos con más agilidad los picos de trabajo que sufrimos en enero y en septiembre”, añade.
El miembro de la Comisión de Nuevas Tecnologías del Consejo General de Procuradores de España explica que el objetivo es que todos los emails que se envíen por parte de sus colegiados sean certificados: “Preferimos que todo quede certificado y no discernir entre qué comunicaciones sí y cuáles no”. Y es que la herramienta será un “gran sistema de almacenamiento y filtrado de email para poder realizar consultas de nuestro flujo de comunicación con el juzgado”.
Entre los contenidos susceptibles de ser certificados están:
- Resoluciones judiciales como sentencias y decretos
- Señalamientos
- Actos de comunicación
Para esto, los plazos a cumplir son sumamente relevantes, de ahí la importancia de dejar constancia de cuándo se envía y el estado de recepción o lectura.
“Estoy seguro de que esta herramienta de notificaciones certificadas nos hará muchísimo más eficaces en nuestra función y nos dará muchísima tranquilidad y protección como procuradores”, concluye Jaime Ubillos.
