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Alcoa mejora sus procesos con Microsoft 365

La firma islandesa pone a los trabajadores de primera línea en el centro de su transformación digital.

Alcoa, compañía con sede en Pittsburgh, es un líder mundial en producción de bauxita, alúmina y aluminio, y tiene presencia en 10 países, entre ellos España. Recientemente, la compañía ha apostado por Microsoft 365 con el objetivo de mejorar la comunicación y reducir la complejidad de los procesos.

Los empleados de la compañía en Islandia comenzaron la adopción de Microsoft Teams y Microsoft 365, lo que les permitió acceder a la información empresa desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, gestionar los horarios de forma eficiente, agilizar los procesos y mejorar la comunicación.

Alcoa Fjarðaál es una fundición de aluminio con vistas a un fiordo cerca de Reyðarfjörður, Islandia. Construida en esta ubicación geográfica para aprovechar los recursos de energía renovable de una central hidroeléctrica cercana, la instalación funciona las 24 horas del día, los siete días de la semana. La actividad ininterrumpida en una ubicación remota supone un reto para los trabajadores de primera línea: ¿Cómo gestionar los turnos de un modo eficiente? ¿Cómo mantenerse al día con los horarios o solicitar permisos? ¿Cómo comunicarse con los gerentes, con el departamento de recursos humanos o con otros empleados de la planta?

Todas estas tareas se veían frenadas por un entorno informático limitado al correo electrónico

Todas estas tareas se veían frenadas por un entorno informático limitado al correo electrónico, al que los empleados solo podían acceder en el trabajo. Esta situación provocó que varios trabajadores comenzasen a investigar el uso de servicios externos, como herramientas de mensajería disponibles públicamente, para comunicarse de un modo más ágil, situación que hubiera generado riegos en cuanto a la protección de la información de Alcoa.

Ante esta situación, la planta de Fjarðaál formó un comité para encontrar una solución que mejorara las comunicaciones. “Los empleados buscaban soluciones por su cuenta para resolver sus problemas. Querían construir una comunidad y promover un sistema de comunicación ágil para conectar a los trabajadores de la planta con el resto de la compañía y darles voz”, señala Allison Koch, responsable del equipo de colaboración de Office 365 en Alcoa.

Finalmente, la solución vino de la mano del equipo de Alcoa ITAS (Soluciones de Tecnología de la Información y Automatización), quien demostró cómo Microsoft 365 y Microsoft Teams podían satisfacer sus necesidades y servir de ejemplo para otras ubicaciones de Alcoa.

Colocando los cimientos

En 2016, Alcoa Corporation se convirtió en una organización independiente. “La separación de la antigua Alcoa Inc. en dos empresas proporcionó a la nueva Alcoa la oportunidad de simplificar y reducir la complejidad”, explica Peter Stamp, CIO de Alcoa.

Como empresa más dinámica, Alcoa se centró en desplegar rápidamente las soluciones de Microsoft 365, que combina Office 365, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security para que los empleados puedan colaborar de forma segura.

“Como parte de nuestra transformación digital, estamos trabajando para poner más información y recursos en manos de nuestros empleados de primera línea. Con ello conseguimos que estén plenamente conectados a los productos y procesos, dándonos información que nos ayude a mejorar continuamente en lo que llamamos un enfoque centrado en el trabajador”, explica Stamp.

“Nuestro primer paso fue trasladar las soluciones locales a la nube, lo que nos proporcionó una mayor eficiencia”, indica Koch. Esta migración a la nube permitió que la compañía se pudiera centrar en su prioridad: solucionar los problemas de comunicación a los que se enfrentan los trabajadores de primera línea de Fjarðaál.

Buscando la mejor solución

El personal de Alcoa ITAS viajó desde Pittsburgh para reunirse con el comité de Fjarðaál en Islandia para comprender mejor los problemas y objetivos de la compañía.

“Una de las cosas que escuchamos en las reuniones es que todo el mundo usaba Facebook, por eso pensaron que Facebook Workplace sería la mejor solución, porque la gente ya lo conocía”, explica Koch. “Les mostramos que los empleados tendrían que cambiar las aplicaciones de sus cuentas personales de Facebook para comunicarse a través de Facebook Workplace. También les explicamos nuestras preocupaciones de seguridad con Facebook y por qué creíamos que Alcoa no debía compartir datos en ese entorno”.

Alcoa se dio cuenta de que necesitaba una plataforma única, intuitiva y potente para conectar mejor a sus trabajadores y proporcionarles las herramientas necesarias para un mejor desempeño de su trabajo. Necesitaba adelantarse al riesgo que representaban las aplicaciones y plataformas no aprobadas por ITAS.

“Teníamos muchos empleados que utilizaban productos de consumo porque necesitaban hacer su trabajo, e ITAS históricamente no podía proporcionar las herramientas que necesitaban. Eso ciertamente creó preocupaciones desde el punto de vista de la seguridad”, dice Koch. “Microsoft 365 nos ofrece un entorno más seguro para todas esas conversaciones, con mejores protecciones contra amenazas externas. Ese fue un verdadero punto de venta para nuestro grupo de seguridad”.

Expansión global

Alcoa está utilizando la exitosa adopción de Microsoft Teams por parte de Fjarðaál para demostrar su potencial a otras plantas. “Alguien puede tener un problema en Fjarðaál que otra persona en Brasil ya ha resuelto. Ahora somos capaces de proporcionar esas conexiones para que la gente tenga conversaciones que antes no eran posibles”,explica Koch. “La capacidad de Teams para traducir idiomas es sin duda un factor de cambio para nosotros como empresa global, ya que el lenguaje actúa menudo como una barrera. Ahora, gracias a Microsoft Teams, los empleados también pueden chatear en su lengua materna y romper esas barreras”.

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