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Tarjetas bancarias corporativas: autonomía y control

Por Karim Jouini, CEO de Expensya.

Una tarjeta de crédito corporativa es el medio de pago más indicado para las empresas cuyos empleados suelen estar en movimiento o incurren regularmente en gastos comerciales. Ahora bien, ¿cuál es la mejor tarjeta de crédito corporativa?

Además de las tarjetas físicas, las tarjetas bancarias virtuales empiezan a ser cada vez más utilizadas, sobre todo según crecen las compras y transacciones online. Así, y con un con un crecimiento del 22%, se espera que este tipo de tarjetas representen cerca del 80% de los pagos B2B en 2025.

Se espera que este tipo de tarjetas representen cerca del 80% de los pagos B2B en 2025

Con las mismas características que las físicas: número de tarjeta, fecha de caducidad, código PIN y criptograma visual, las tarjetas virtuales funcionan a través de una aplicación móvil. Por lo tanto, el usuario debe descargar la aplicación para tener acceso a la información necesaria para realizar gastos en línea.

Las tarjetas bancarias virtuales son muy útiles y además son una garantía para disponer de:

  • Mayor control sobre el gasto de los empleados (limitar el gasto, fijar fechas de caducidad, tarjetas bloqueadas, uso de una sola tarjeta, y más)
  • Mayor seguridad. Al usar una tarjeta virtual para cada compra en línea, usted está mejor protegido en caso de una violación de datos o de un hacking.

Límites fijados según convenga

Las tarjetas bancarias, físicas y virtuales, fijan sus límites de acuerdo con el banco. Están limitadas por cantidades máximas de gasto (entre 1.500 y 3.000 euros las clásicas), más allá de las cuales ya no es posible incurrir en gastos con la tarjeta durante un período específico que normalmente suele ser de 30 días.

En una empresa en la que varios empleados pagan con tarjeta, es importante mantener un cierto control sobre cada transacción y adaptar los límites según los hábitos de gasto de cada miembro del equipo.

Por este motivo, existen aplicaciones de gestión de gastos que permiten a los directivos establecer máximos de gasto para cada tarjeta individual, física o virtual. Incluso se pueden establecer límites según la moneda de cada tarjeta.

De igual modo, las tarjetas bancarias pueden ser activadas y desactivadas cuando sea necesario. A través del móvil o de la plataforma web, el administrador de la cuenta puede acceder a la configuración de la tarjeta y activarla. Algunas aplicaciones permiten elegir un rango de activación de la tarjeta. Se trata de un período limitado durante el cual la tarjeta es funcional. Esta característica es crucial en caso de que su tarjeta sea robada o perdida.

Ventajas

Además de que los empleados ya no tendrán que adelantar los gastos profesionales de su propio bolsillo, otra de las principales ventajas de pagar con tarjeta de empresa es poder consultar en tiempo real los gastos realizados por cada uno de los empleados, cuando la tarjeta está vinculada a una solución de gestión de gastos. De este modo y a través de la aplicación de gestión de gastos los usuarios pueden: supervisar y controlar las transacciones de los empleados, asignar presupuestos a cada tarjeta y determinar usuarios únicos, establecer una política de gastos o acceder al historial completo de transacciones de los empleados. Todas estas características son parte de los paquetes que ofrecen los proveedores de tarjetas corporativas.

 

 

Sin excepciones

El pago con la tarjeta de crédito de la empresa no exime de presentar el comprobante de pago. Aunque las transacciones pueden ser rastreadas a través de la aplicación móvil vinculada a la tarjeta, los empleados y cualquier persona que incurra en gastos comerciales debe conservar su recibo o factura (para justificar los costos a la administración fiscal) y crear notas de gastos detalladas, que serán enviadas al departamento financiero donde se verificará que todos los datos estén en orden.

Una solución de gestión de gastos empresariales, como Expensya, está diseñada para proporcionar un mayor control sobre todo el proceso de gastos y automatizar las tareas administrativas, como la introducción y el procesamiento de los gastos, el almacenamiento de los recibos y el reembolso de los informes de gastos.

La herramienta que va a adoptar debe ser completa para ayudar a sus equipos a incurrir en gastos profesionales a través de sus tarjetas físicas o virtuales, pero también para gestionar sus gastos, generar informes de gastos de forma automatizada y exportar sus informes de gastos a las cuentas: todo se hace dentro del mismo entorno digital para hacer su vida, y la de ellos, más fácil.

 

 

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