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Cómo gestionar adecuadamente los gastos en una situación de teletrabajo

Maria Teresa Rendo Botana, Senior International Sales Manager de Expensya.

A raíz de esta situación excepcional de pandemia, el teletrabajo se ha implantado con fuerza en un sinfín de empresas. Así, y aunque para muchos, esta situación solo ha requerido contar con un ordenador, un teléfono y una buena conexión a Internet para llevarlo a cabo, también ha dado lugar a una serie de dudas relacionadas con los gastos del teletrabajo: ¿qué se puede considerar cómo gasto y que no?  ¿Cuáles están recogidos por la legislación actual? Es imprescindible conocer las distintas normas y medidas que deben aplicarse en las empresas, tanto por parte de los trabajadores como de los directivos.

Gastos en teletrabajo

Una de las principales razones por las que las notas de gastos del teletrabajo están cada vez más en auge es porque el gobierno español ha lanzado una nueva normativa según la cual son las empresas quienes deben asumir estos costes derivados del trabajo en casa o fuera de la oficina.

Los gastos en los que incurre el trabajador en una situación de teletrabajo se consideran gastos profesionales, por lo que es la empresa quien debe hacerse cargo de ellos, definiendo además una política de gastos a este respecto para fijar las reglas. En este contexto se pueden considerar tres tipos distintos de gastos: fijos y variables, relacionados con la puesta a disposición de un local privado para uso profesional; de adaptación de un local específico; y los destinados a la adquisición y pago de material informático, internet y suministros diversos. En base a esta diferenciación, los gastos del teletrabajo engloban por tanto un gran espacio; desde el equipo necesario para continuar la actividad en casa en buenas condiciones (ordenador, silla, lámpara de escritorio o incluso cámara…), hasta el pago de una parte de la conexión a Internet o la tarifa móvil personal en proporción a su uso profesional.

Política de reembolso de gastos

Ahora bien, como se decía es importante instaurar una política de reembolso de gastos para garantizar un proceso fluido, evitar los problemas de gestión y los malentendidos que a veces crean los gastos.

De este modo, una política de reembolso de gastos comprende una serie de normas que todos los trabajadores que realicen actividades fuera de su puesto de trabajo deben conocer. Todos los actores de una sociedad deben saber cuáles son las normas aplicables, para tener una visión general de los gastos asumidos, y así asegurar un control y seguimiento mucho más eficaz. Su objetivo es orientar al trabajador para que conozca cuáles son los gastos autorizados y la forma en la que le serán reembolsados. Debe ser clara y conocida por todos en la empresa, y debe contener cómo se reembolsan los gastos, cómo se presentan las notas de gastos y los informes, la documentación necesaria y los plazos de devolución.

En esta política se define el modo de reembolso de los gastos en los que los empleados incurren cuando abandonan la oficina. Es esencial demostrar que estos pagos están directamente relacionados con la actividad profesional de la empresa para que puedan ser reembolsados. Importante es también especificar que una política de reembolso de los gastos debe basarse en un análisis de los comportamientos existentes y los objetivos de la empresa, considerando varios criterios:

  • El tipo de gastos: naturaleza de los gastos, importes, frecuencia, etc.
  • La franja de trabajadores que recurre a los gastos.
  • Las normas actualmente vigentes y su cumplimiento.

La política de reembolso de gastos de una empresa, por lo tanto, debe reflejar los hábitos, además de la visión y la estrategia de la empresa. El reto es encontrar el equilibrio adecuado entre un control justo de los gastos, para limitar los gastos profesionales y los costes de la empresa; y una imposición de reglas claras, que sean lo suficientemente flexibles como para no ser percibidas como demasiado restrictivas o complicadas para que los empleados las sigan.

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