OpiniónBanca

¿Está el sector financiero descuidando la seguridad de la impresión?

Por Juan Leal Cárdenas, General Manager de Lexmark España y Portugal.

La pandemia del Covid-19 ha acelerado la transformación digital de empresas en todos los sectores. A medida que avanzamos hacia una nueva normalidad, el desafío al que nos enfrentamos es afrontar la segunda ola de transformación: conforme están cambiando los comportamientos, veremos oficinas mejoradas y hardware adaptado, para ayudar a los empleados a adoptar nuevas formas híbridas de trabajar dentro y fuera de la oficina. 

Si bien este cambio también trae oportunidades, el sector financiero ha tardado más en adoptar nuevas tecnologías debido a las complejidades únicas del negocio. Forrester describe el sector financiero como "rezagado", citando ejemplos de bancos que solo en el último año digitalizaron la incorporación de nuevos clientes o proporcionaron a los clientes existentes acceso a servicios móviles simplemente porque no tenían otra opción. 

Para cualquier persona que esté transformando procesos financieros dentro de un departamento o firma, un buen punto de partida es preguntarse, "¿para qué estoy transformando?" Hay una serie de marcos que las organizaciones pueden utilizar para este ejercicio de establecimiento de objetivos. Microsoft, por ejemplo, lanzó su marco I.D.E.A (inspirar, diseñar, empoderar y lograr) como respuesta para apoyar las transiciones de sus clientes. 

La seguridad primero 

El desafío de construir un entorno de IT seguro que proteja tanto a los clientes como los datos confidenciales que poseen las empresas financieras, es la incertidumbre de cómo se ve el futuro. Se está hablando mucho de trabajo híbrido, pero esa realidad puede variar enormemente de una empresa a otra. 

El director ejecutivo de Goldman Sachs, por ejemplo, se ha pronunciado abiertamente en contra del trabajo desde casa, mientras que el director ejecutivo de JP Morgan ha expresado su preocupación por el impacto de esta tendencia en la productividad en el último año. Estas opiniones no son unánimes, pero independientemente de si el trabajo desde casa está permitido dentro de una empresa, la pandemia ha demostrado que debemos contar con la resiliencia de la tecnología para garantizar la continuidad del negocio en el futuro, en caso de que volvamos a enfrentarnos a un reto como el Covid-19. 

Para proveedores de impresión como Lexmark, eso significa planificar cómo las empresas pueden proteger el hardware en el hogar y en la oficina. En el último año, muchos dispositivos de impresión se han infrautilizado y, en consecuencia, se ha retrasado y perdido el mantenimiento programado, lo que podría dejar a los dispositivos de la red expuestos a ciberataques. Si bien una investigación que realizamos recientemente con IDC, mostraba que la seguridad es la principal preocupación de las empresas que buscan modernizar su infraestructura de impresión, la mayoría de las empresas "no reconocen las vulnerabilidades de seguridad asociadas con su entorno de impresión y documentos existente". 

Un aspecto fundamental de este problema es el papel de los dispositivos de impresión inteligentes, que se han vuelto más inteligentes y almacenan cada vez más información. En los dispositivos más antiguos los datos se almacenan en la impresora, y los más nuevos en la red. Sin embargo, si estos dispositivos no están protegidos adecuadamente con actualizaciones regulares de firmware y configuraciones de control de acceso que eviten que los documentos caigan en las manos equivocadas, las empresas que los utilizan se exponen a un riesgo considerable. 

El desafío es el mismo para las empresas que proporcionan dispositivos a los empleados en sus casas. Auditar la información de un dispositivo que no está presente en la oficina es difícil y requiere un enfoque inteligente. Fundamentalmente, si los dispositivos no están protegidos y controlados de manera eficaz, pueden convertirse en una amenaza para la seguridad de los datos de una organización. 

Por otro lado, la información impresa sigue siendo fundamental en el sector financiero, tanto desde el flujo de trabajo como desde la perspectiva regulatoria. La investigación de IDC establece que el 53% de los procesos de flujo de trabajo financiero involucran la impresión. 

La nube 

¿La solución? La nube puede resolver muchos de estos problemas mediante la gestión centralizada de una red de dispositivos desde un solo lugar. Las actualizaciones de firmware se pueden automatizar para mantener los dispositivos seguros y actualizados, en cualquier ubicación. El acceso a los dispositivos se puede controlar a través de un sistema de liberación de impresión en el que los usuarios deben escanear una tarjeta o iniciar sesión en un dispositivo de forma segura para liberar e imprimir sus documentos, lo que garantiza que no se pueda dejar nada en la impresora y terminar en las manos equivocadas. 

Las herramientas de impresión son particularmente valiosas en el sector financiero, particularmente porque algunas de las mayores amenazas acceden a través de personal interno con información privilegiada, ya sea por error o negligencia. En un estudio reciente sobre el impacto del Covid-19 en la seguridad en las empresas de servicios financieros, el proveedor de seguridad Varonis, estimó que el empleado promedio de una empresa de servicios financieros tiene libertad ilimitada para ver, copiar, mover y cambiar casi 11 millones de archivos; y dos de cada tres empresas tienen más de 1.000 archivos confidenciales que están abiertos a todos los empleados.  

Cuando los documentos pasan de ser virtuales a físicos, es comprensible que protegerlos se vuelva más difícil, especialmente si el personal trabaja desde casa. El uso de una solución de gestión de impresión cloud también puede añadir una capa adicional de supervisión a los documentos, asegurando que todo lo que se imprime se escanea automáticamente en busca de información confidencial, como palabras clave o patrones, para comprender si un miembro del personal está imprimiendo algo de interés que no es relevante para su trabajo. 

Por lo tanto, soluciones como InnerActiv, impulsadas por la nube, pueden resultar cruciales para permitir la supervisión segura de los documentos que entran y salen de un dispositivo de impresión; haciendo uso del OCR para marcar cualquier término clave relacionado en los documentos impresos. En el caso de un banco, por ejemplo, esto podría significar activar una alarma para evitar la filtración de información confidencial en el caso de que alguien intente imprimir una página que contenga varios números de cuenta o datos del cliente desde un dispositivo en la red. 

De manera similar, un enfoque conectado para la gestión de documentos también puede ayudar a evitar que los documentos confidenciales caigan en las manos equivocadas, al obligar a los empleados a digitalizar la información y destruir los documentos de origen (siempre y cuando la regulación lo permita), asegurando que los datos estén protegidos y controlados por entornos cloud altamente seguros, donde el acceso puede ser supervisado y controlado. 

La pandemia ha contribuido en gran medida a acelerar la transformación del sector financiero. A medida que avanzamos hacia una nueva normalidad y adoptamos o garantizamos la resiliencia para permitir el trabajo híbrido, la seguridad de la impresión debe convertirse en una parte crucial de las estrategias de transformación digital. 

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