El Senado de España es la Cámara de representación territorial (cámara alta), que desarrolla una serie de funciones que contemplan la integración territorial, legislativa, control e impulso político y control de la política exterior. Como consecuencia de ello, el Senado cuenta con un patrimonio de gran valor histórico- artístico-cultural y por tales razones realizó un inventario físico exhaustivo de todos sus bienes. Aunque existía una herramienta para gestionar el inventario, no tenía la integración necesaria ni las facilidades para explotar la información.
Por ello, para mantener el inventario actualizado y bajo supervisión, se detectó la necesidad de automatizarlo con una herramienta ITAM que pudiera generar de manera automática y unificada los identificativos correspondientes a cada bien, desde obras de arte hasta activos de TI, asignándoles codificaciones independientes. Andrés Gómez, Jefe del Área de Explotación y Gestión del Senado, explica la elección: “nos decidimos por EasyVista ya que permite tener un control total de todos los bienes del Senado de una manera unificada a pesar de la diferente naturaleza y procedencia de los mismos, así como gestionar de forma independiente los diferentes activos por las unidades encargadas de los mismos. Con ello se consigue una gestión más eficaz y se mejora el seguimiento de los bienes especialmente de aquellos que integran el patrimonio histórico-artístico y que puedan cederse temporalmente para exposiciones”.
Flexibilidad y facilidad de implantación
Y es que EasyVista se caracteriza por su flexibilidad, su facilidad de implantación y alta funcionalidad, así como la integración de todos sus componentes, especialmente de los módulos Asset Management, Service Operation y Discovery. EasyVista se adaptó a las necesidades concretas de los activos del Senado de España, tanto por su naturaleza como por su ubicación. El Senado cuenta con un archivo fotográfico muy exhaustivo de todos los bienes de mobiliario y de patrimonio histórico artístico, alguno de los cuales se presta a exposiciones temporales, por lo que se requería un mayor control sobre ellos.
Toda esa información gráfica se cargó en EasyVista sin problemas y se ha asociado a los datos correspondientes, permitiendo un amplio control de los diferentes bienes del Senado (Activos de TI, mobiliario y patrimonio histórico-artístico). Los beneficios para el negocio han sido claros: mayor control y seguimiento de los activos. Así lo constata Andrés Gómez: “dentro de los beneficios aportados por EasyVista podemos destacar un mayor control de los diferentes activos del Senado, al poder identificar claramente su ubicación y situación en cada momento, evitando pérdidas o falta de mantenimiento, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero, así como una mejora en el tratamiento de las incidencias y el aprovechamiento del conocimiento adquirido para acortar los tiempos de respuesta en la resolución”.
Este control de los bienes alcanza incluso los préstamos a exposiciones temporales, gracias al módulo de EasyVista Asset Management. Con EasyVista se ha realizado la generación automática de los números asignados a unos 12.000 activos de mobiliario, 2.000 activos de patrimonio histórico-artístico, 4.000 activos de TI (servidores, impresoras, 700 ordenadores personales, portátiles y otros dispositivos), de los cuales aproximadamente 1.000 son susceptibles de descubrimiento automatizado, y utilizando la estructura organizativa existente en el Senado de manera unificada.
Con la implantación del módulo Discovery, así como los procesos de gestión de incidencias, actualmente en producción, y peticiones de servicio, que están en estos momentos en fase de modelización para su puesta en servicio, se ha logrado agilizar y mejorar la gestión de las áreas de Patrimonio y TI. De la misma forma, se ha reducido el tiempo de resolución de incidencias, optimizando los recursos personales y materiales, y se ha conseguido que los técnicos de soporte dispongan de la información de forma centralizada. A los módulos ya implantados (Asset Management, Discovery y Service Operation), la Cámara alta tiene previsto ampliar la implantación de EasyVista, con los procesos de gestión de peticiones de Servicio, autoservicio y gestión de problemas.
