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Retos del pago internacional de nóminas en la nube

Cuando una empresa se expande internacionalmente hay que gestionar diferentes fuerzas de trabajo con distintos perfiles y necesidades. Por Raúl Sibaja, director de operaciones de ADP Iberia.

Raúl Sibaja.
Raúl Sibaja.

La mayoría de las empresas optan por operar una red de equipos en lugar de ejecutar un modelo centralizado y ese es el momento en el que la gestión es más fundamental que nunca para que el negocio tenga éxito. La nómina basada en la nube y las tecnologías de gestión del capital humano favorecen este enfoque basado en equipos. Y, lo que es aún más importante: estas aplicaciones permitirán consolidar entidades en un único plano operativo, sencillo e igual en todas las regiones.

Al integrar los sistemas de RR.HH. con los sistemas de nómina que proporcionan u obtienen datos de estos sistemas, se pueden agilizar los procesos que, de otro modo, se volverían más complejos a medida que la empresa se expande

Retos

Sin embargo, existe un obstáculo para integrar la nómina con otros sistemas establecidos de RR.HH. y talento. En realidad, la mayoría de los estos sistemas no están diseñados teniendo en cuenta las reglas de nómina de varios países. De hecho, la integración de los sistemas de nómina y de Recursos Humanos ha sido uno de los problemas más graves que se han notificado a sus responsables.

Por lo general, existen riesgos tanto técnicos como operativos cuando las empresas no integran la nómina global antes que su sistema de Gestión del Capital Humano. Por ejemplo, es posible verse obligado a crear integraciones temporales desde el sistema de RR.HH. a una nueva solución de nóminas. La experiencia de contratar expertos técnicos para construir y mantener los puentes de datos que proporcionarán la información esencial a la nómina puede resultar realmente frustrante para los administradores, que tendrán que dedicar tiempo a explicar sus necesidades y, después, tendrán que esperar a que sus compañeros del departamento de Informática creen una solución personalizada. Por no hablar de las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de los requisitos legales en materia de protección de datos que forman parte del proceso.

La Ley estadounidense Sarbanes-Oxley (SOX), los requisitos de informes eSocial en Brasil, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, el Single Touch Payroll australiano... ¡Y esto solo es la punta del iceberg!  El esfuerzo que supone cumplir con los reglamentos locales, las leyes laborales, los requisitos de certificación, las leyes de divulgación financiera y las normas de seguridad y privacidad informáticas puede parecer una carrera de fondo.  Sin embargo, si se producen fallos en el cumplimiento, los riesgos y las sanciones pueden ser graves. Es por eso que las organizaciones multinacionales buscan soluciones de nómina y RR. HH. que puedan gestionar y aplicar eficazmente un proceso de cumplimiento coherente desde una plataforma accesible a nivel global.  

Si se producen fallos en el cumplimiento, los riesgos y las sanciones pueden ser graves

Es cierto que adoptar cualquier tipo de tecnología implica ciertos riesgos operativos y técnicos. Sin embargo, determinar el alcance completo y la secuencia de los proyectos con antelación puede ayudar a prevenir, en gran medida, problemas informáticos costosos que pueden surgir más adelante como consecuencia de desconexiones en los sistemas de datos de tus empleados. Por ejemplo, según Accenture, las empresas que implementan SaaS de Recursos Humanos antes de la nómina, a menudo, se sorprenden ante la ingente limpieza de datos incongruentes que deben realizar antes de que la nómina pueda entrar en funcionamiento.

Por otro lado, si se implementa la nómina como punto de partida, ayudará a minimizar futuras interrupciones en los procesos de nómina que resultan esenciales para la continuidad del propio negocio. Dado que los miembros del equipo pueden trabajar hacia un objetivo común sin tener que preocuparse por las posibles interrupciones que pueda producir un nuevo proyecto de implementación (que podría llegar a afectar a los esfuerzos del equipo), el riesgo de que el proyecto resulte agotador se reduce sustancialmente.

De esta forma, se podrán adaptar las integraciones del sistema de gestión del capital humano para ofrecer funciones esenciales de RR.HH. globales (como la gestión de estrategias de búsqueda de talento locales o la agilización del procesamiento de datos) sin afectar a la nómina. Este enfoque garantiza que todos los datos financieros locales, la información específica de cada país y los estándares globales se configuren correctamente en la nueva integración, creando así un flujo natural de información entre los sistemas: una información se añade a la otra e impulsa sus procesos.

Oportunidades

La implementación de un sistema de nómina basado en la nube para entidades de negocios globales es la mejor medida que se puede tomar para lograr la optimización de RR.HH. en toda la empresa. A pesar de una mayor aplicación inicial de los recursos, reduce las incongruencias entre los sistemas, elimina las redundancias y ayuda a los miembros del equipo a adaptarse a las dos tecnologías relacionadas.

Los enfoques basados en la nube y, en priorizar la nómina para integrar los sistemas de Recursos Humano, talento, tiempo y prestaciones ya muestran resultados en el mundo real. Las empresas internacionales ya han logrado progresos sustanciales en la integración de la nómina en diferentes países para satisfacer las necesidades individuales. Con la introducción completa de datos a y desde los sistemas de nómina y de gestión del capital humano, las empresas están mejor preparadas para unificar las políticas, eliminar las redundancias y ofrecer soporte para el cumplimiento global. Y, lo que es más importante, mejoran la satisfacción de los empleados a nivel global, satisfaciendo las necesidades de los miembros del equipo en un entorno escalable e integral.

En resumen, la nómina es mucho más que recompensar a tus empleados de manera correcta; es una función organizativa de alta visibilidad que afecta a tu personal, a tus procesos y a tus proveedores. Si no la tienes en cuenta antes de que tu empresa se actualice a un nuevo sistema global de RR.HH., ya sea basado en la nube o no, estarás poniendo en peligro el éxito de tu estrategia de transformación en este campo.

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