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El Cabildo Insular de Tenerife se sube a la ola de gestión integral de los RRHH

El Cabildo Insular de Tenerife está próximo a culminar el ambicioso proyecto de modernización de sus procesos de gestión del capital humano que inició a finales de 2007 y que ha implicado el despliegue, en colaboración con Atos Origin Consulting, de la solución PeopleNet de Meta4.

Lola Sánchez. Computing

El Cabildo Insular de Tenerife está embarcado en un proyecto estratégico de modernización de la gestión de sus RRHH que ha implicado, más allá de una importante redefinición de procesos, el despliegue de la solución PeopleNet de Meta4. La iniciativa tiene el triple objetivo de simplificar, incrementar la calidad y dar respuesta a las nuevas necesidades en materia de gestión de los RRHH derivadas del incremento de los servicios experimentado a raíz del avance de la corporación en la carrera eAdministración.

Como órgano responsable del gobierno y de la representación de la isla de Tenerife, el Cabildo Insular de Tenerife cuenta para el desarrollo de sus múltiples actividades con una plantilla integrada por 6.080 empleados públicos: 2.678 empleados dedicados al servicio directo y el resto repartidos en diferentes organismos autónomos administrativos y empresas públicas.
Se trata de una plantilla formada por empleados con perfiles muy heterogéneos con competencias en áreas tan diversas como la atención social, el medioambiente, la agricultura y la ganadería, o el urbanismo, entre otras.
En esa tesitura, el Cabildo Insular de Tenerife afrontaba el reto de hacer evolucionar el modelo de gestión de sus RRHH, adecuando sus políticas al nuevo escenario. Este proceso, en el que jugaron un papel fundamental las organizaciones sindicales, culminó con la firma del ‘Acuerdo Marco 2005-2007' por la calidad de los servicios públicos del Cabildo Insular y las condiciones de trabajo de sus empleados.   Este acuerdo establecía siete grandes líneas de actuación: diagnóstico global de la satisfacción laboral, formación, retribución variable en base a la productividad, apoyo a la conciliación, impulso a las políticas de prevención de riesgos laborales, regulación de los órganos de representación y mejora de las condiciones de trabajo. El nuevo enfoque echa a andar en 2001 mediante la creación por parte del Consejo de Gobierno Insular de la Dirección Insular de Recursos Humanos, dependiente del Área de Presidencia y Hacienda. Y, seis años más tarde -con el inicio de la legislatura en 2007- se da un nuevo paso hacia delante con el nacimiento del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica que, por primera vez, integra ambas competencias.
A día de hoy, el Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica tiene tres grandes objetivos: impulsar las políticas de mejora en la gestión de los RRHH, establecer una gestión integral y coordinada de los RRHH, y potenciar el compromiso personal de los empleados públicos con la organización. Y es que, como destaca Rosa Nieves Baena, coordinadora general del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica del Cabildo Insular de Tenerife, “se ha pasado de la administración de personal dirigida principalmente al cumplimiento de las obligaciones presupuestarias y salariales y al control de tiempos a una gestión integral en la que el centro de interés es el equipo humano y en la que todos los procedimientos están totalmente relacionados”.

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En este escenario, las nuevas tecnologías juegan un rol de primer orden en tanto que instrumentos con el potencial de imprimir eficiencia a los procesos de gestión interna. Sin embargo, esa visión de una gestión integrada de los RRHH afrontaba un obstáculo puesto que, tradicionalmente, la gestión de los empleados públicos en el Cabildo de Tenerife dependía de un único servicio denominado Servicio de Personal, pero a medida que la organización y el número de empleados fue creciendo -fundamentalmente tras la asunción en el año 2000 de las competencias desde el Gobierno de Canarias en materia de Medioambiente, Asuntos Sociales y Carreteras, entre otras- se hizo necesaria la creación de otros servicios tanto de carácter técnico como administrativo. “La situación previa en el Cabildo en cuanto a sistemas de información para la gestión de los RRHH era bastante deficitaria al basarse en BBDD dispersas y una aplicación que había sido desarrollada internamente por iniciativa de un empleado y denominada Gestión de Personal (Gesper), en tanto que la nómina se venía realizando con la solución ginpix de Savia”, explica la responsable de la Unidad Orgánica de Calidad y Atención al Empleado, Encarnación Morales.
Estos sistemas estaban obstaculizando la adopción de una gestión integrada de los RRHH e imposibilitaban el acceso en tiempo real a información clave para la toma de decisiones en materia de RRHH, además de impedir el desarrollo de una gestión descentralizada a la búsqueda de un incremento de la eficacia y el control. Por otro lado, el Cabildo consideraba clave dotar al personal de un canal de comunicación directo que permitiese un máximo grado de autogestión y la comunicación directa con los responsables de este área, teniendo fundamentalmente en cuenta que el Cabildo dispone, además, de con su sede central, con un total de 102 centros de trabajo territorialmente dispersos en la isla de Tenerife.

La apuesta Meta4 PeopleNet
Consciente de esa realidad y a fin de cumplir los objetivos marcados, el Cabildo de Tenerife dio luz verde en 2007 al proyecto ‘Gestión de los Recursos Humanos del Cabildo de Tenerife’, adjudicado en julio de 2007 a través de concurso público y por un montante de 1,5 millones de euros a la empresa Atos Origin Consulting, que viene trabajando en el proyecto en estrecha colaboración con el Instituto Insular de Informática y Comunicaciones.   La propuesta de Atos Origin ganadora de concurso se basada en la solución Meta4 PeopleNet y se impuso a otras cuatro; concretamente la de T-Systems ITC Iberia, con una plataforma propia basada en su solución RH-SP con BBDD Oracle; la de Sadiel, con la solución SIRhUS; la de la UTE Savia-Qwerty Sistemas, sobre plataforma Savia; y la de la UTE integrada por General de Software Canarias y Grupo Castilla, que ofertaba las soluciones Epsilon-RH y Epsilon-Net.
En un primer momento, el proyecto se dimensionó para el personal al servicio directo pero, tras el análisis de la situación del resto de centros, se decidió hacer extensivo dando respuesta a la demanda expresa de los organismos autónomos. La iniciativa tenía un plazo inicial de ejecución de 18 meses que se ha prolongado, no obstante, hasta los 42 meses en base a una filosofía de avance progresivo. Así y tras el necesario análisis de la situación de partida y la correspondiente toma de requisitos, se abordó en primer lugar la implantación del módulo de Organización, que se prolongó hasta octubre; y, en paralelo, se inició la implantación del módulo de Gestión de Personal, culminando en el verano de 2008. Poco antes, en la primavera de ese mismo año, se abordó la implantación de la Nómina, de manera que “la nómina de diciembre ya se realizó haciendo uso de Meta4”, precisa Morales.
A lo largo de 2009 y en base a ese avance progresivo, se ha continuado puliendo la Gestión de Personal, incorporando tanto funcionalidades contempladas en Meta4 PeopleNet como ciertas funcionalidades específicas, incluyendo la gestión de horas sindicales o la gestión del absentismo, entre otras. También este año se ha iniciado el despliegue del módulo de Selección y Provisión de Personal, que actualmente se encuentra en fase de pruebas de cara a su pronta puesta en producción; y queda pendiente la instalación de los módulos de Gestión de Riesgos Laborales y Formación, así como el de Evaluación de Competencias, que todavía se encuentra en fase de desarrollo.
En la actualidad y de acuerdo con Baena, la solución Meta4 PeopleNet “nos permite gestionar integradamente la estructura organizativa, tanto la plantilla como la Relación de Puestos de Trabajo (RPT), la gestión de personal, las ausencias y absentismos, las situaciones administrativas, las nóminas, etc., mediante los módulos a día de hoy en producción y a los que posteriormente se integrarán la gestión de la prevención de riesgos laborales, el plan de formación, la selección y provisión de puestos, la gestión de las listas de reserva, la evaluación del desempeño, etc., consiguiendo así una herramienta integrada, sistemática, coherente y transparente para toda la gestión de los procesos”.

Integración, leit-motiv
Desde el punto de vista técnico y siguiendo las recomendaciones de Atos Origin Consulting, el Cabildo Insular de Tenerife ha levantado Meta4 PeopleNet sobre una arquitectura propia de Meta4. Tal y como explica el analista superior de Sistemas de Información en el Instituto Insular de Informática y Comunicaciones, Sergio Díaz, “los grandes apartados de esta arquitectura se corresponden con las BBDD, los servidores de aplicaciones, los puestos cliente y los componentes web de Meta4”.
En concreto, Meta4 PeopleNet -Server Site y los servidores de aplicaciones Meta4- se han levantado sobre unservidor HP Blade BL460c corriendo Windows 2003 Standard Edition, en tanto que el componente Portal del Empleado se ha montado sobre el servidor web Tomcat en una máquina IBM HS21 corriendo también Windows 2003 Standard Edition.   Cabe destacar, por otro lado, el intenso trabajo desarrollado para conseguir la plena integración de Meta4 PeopleNet con otros sistemas de gestión del Cabildo, incluyendo el sistema de Contabilidad, el Registro General, la aplicación de la Secretaria y, aspecto clave, el portal web del Cabildo, Tenerife.es.

Portal del Empleado, facilitando la autogestión
En paralelo al despliegue de cada uno de los módulos de Meta4 PeopleNet en el Cabildo Insular de Tenerife, se ha levantado una de las piezas claves del proyecto, el Portal del Empleado. De hecho, entre los hitos del proyecto, merece una mención especial la entrada en producción del Portal del Empleado, que ha mejorado de forma notable la comunicación con los empleados y ha dado un impulso determinante a la autogestión. “Esta herramienta”, indica la coordinadora general del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica del Cabildo Insular de Tenerife, Rosa Nieves Baena, “nos permite descentralizar la gestión, además de mejorar la atención a los empleados acercando la organización a la persona y favoreciendo las medidas de conciliación gracias a las nuevas posibilidades que se abren a la hora de gestionar sus necesidades desde el exterior”.

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