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El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz aborda la gestión del conocimiento

Implanta Smart HELP, de Entelgy, una herramienta que da respuesta a los problemas en la operativa diaria que presentan los usuarios de una compañía por cambios realizados en sus procesos y operaciones.

Entelgy ha desarrollado Smart HELP, una solución para la gestión del conocimiento que quiso adoptar el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, para aumentar la eficiencia de sus procesos y, especialmente, para generar y transferir conocimiento entre sus empleados.

El ayuntamiento vitoriano necesitaba una solución que le permitiera gestionar el conocimiento que genera y compartirlo de forma ágil y sencilla. La dispersión de sus empleados, el uso de aplicaciones en continua evolución o la falta de recursos para poder ofrecer formación a los nuevos empleados hacía preciso encontrar una alternativa de transferencia de conocimiento ágil.

Así, tras una labor de consultoría y análisis de los más de 18 procesos operativos que necesitaba optimizar el Ayuntamiento, se apostaba por la implantación de la solución de TTS (Team Training Solutions) y su herramienta tt konwledge force, que permite el desarrollo colaborativo de unidades didácticas que simulan el entorno de las aplicaciones, facilitando su posterior localización y rápido mantenimiento. Esta solución, junto a la experiencia de Entelgy y su Método Trébol, que permite gestionar el cambio organizacional y proyectos de capacitación corporativos, ha permitido al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz mejorar notablemente su generación de contenidos.

Concretamente, el consistorio cuenta, actualmente, con 17 contenidos desplegados y accesibles para todos los usuarios y empleados implicados en los procesos de Alta de Padrón, Oficinas de Atención a la Ciudadanía y Oficinas de Información.

Estos usuarios se han formado en el uso de estos procesos utilizando este sistema como complemento a la formación presencial. Del mismo modo, en los procesos de formación del personal externo de la bolsa de trabajo del Ayuntamiento, se aplica este sistema para dar cobertura a la formación necesaria de partida. Estos contenidos están disponibles 24x7 en la intranet del consistorio.

Un proyecto que ya ha permitido optimizar los procesos del Ayuntamiento y cuya base tecnológica ha sido recientemente galardonada con los Brandon Hall Awards (categorías oro y plata) como la mejor solución de “Performance Support” (la base de Smart Help).
 

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