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Un Big Bang de impresión

Impresia Ibérica (Circle Printers Group) es un grupo gráfico de la Península Ibérica que lleva más de 15 años trabajando con la solución Ross ERP de Aptean y ha personalizado la funcionalidad de su sistema actual para adaptarlo a las necesidades del negocio.

Impresia Ibérica (Circle Printers Group) es un importante grupo gráfico de la Península Ibérica. Ofrece un paquete de servicios integrales de comunicación y medios que incluye servicios de marketing, preimpresión, impresión offset rotativa y de hojas, soluciones de encuadernación y acabados, a clientes de España, Portugal y Francia, además de otros mercados europeos destacados. Impresia desarrolla su actividad en la región desde cuatro unidades de negocio. Concretamente, se trata de los tres centros de producción de Altair, Rotocayfo y Cayfosa y la planta de Espacio y Punto, que ofrece a sus clientes una amplia gama de servicios pre-media.

Base operativa de Impresia

Impresia ofrece una variada gama de productos y servicios desde la moderna planta de impresión de Altair. La planta de Rotocayfo cuenta con equipos de impresión y encuadernación que le permiten producir más de 150 millones de páginas A4 al día. Por su parte, el centro de Cayfosa sirve a clientes de más de 20 países y se centra en la producción de libros de alta calidad, tanto monocolor como a todo color.

Espacio y Punto sigue un esquema de trabajo ininterrumpido 24 horas al día, los 7 días de la semana, subrayando la voluntad de Impresia de dar una respuesta rápida y eficiente a sus clientes. Los clientes solicitan servicios que abarcan desde el almacenamiento de datos hasta la publicación digital; desde la preimpresión tradicional hasta los servicios creativos. Asimismo, Espacio y Punto ofrece un servicio de formación y consultoría técnica para sus clientes, que les permite poner al día su tecnología y capacidades de proyectos.

Impresia y ERP

Impresia lleva más de 15 años trabajando con la solución Ross ERP de Aptean. A lo largo de este tiempo, la empresa ha personalizado la funcionalidad de su sistema actual para adaptarlo a las necesidades del negocio. Gracias a ello, se ha logrado una elevada personalización del sistema. Conforme el negocio se fue ampliando, se dieron cuenta de que la funcionalidad de la versión instalada, sumada a la limitada capacidad restante al no usar la versión más reciente, dejó de ser suficiente para satisfacer sus demandas.

El crecimiento en envergadura y ambiciones de Impresia les obligaba a mejorar la eficiencia de sus procesos. Bryan Pakenham, actual director ejecutivo de Impresia Ibérica, que en aquel momento ocupaba el cargo de director financiero, describe la motivación de la empresa: “Usamos la parte financiera del sistema y las funciones de control de crédito, y nos pareció que el sistema ERP era muy sencillo y estable. Lo que nos impulsó a actualizar la versión fueron los servicios y productos. También necesitábamos más eficiencia en nuestros procesos administrativos para ahorrar costes”.

A medida que el software Ross ERP de Aptean evolucionaba, también se produjo una estandarización de los procesos. Así, muchas de las personalizaciones que Impresia había introducido han pasado a ser funciones estándar del sistema.

Una vez tomada la decisión de sustituir su solución ERP existente, Impresia se enfrentaba a un interrogante. Podían actualizar a la versión más reciente del sistema, o cambiarlo por completo y comprar un nuevo sistema a otro proveedor. A pesar de que Impresia analizó otras dos soluciones potenciales durante el proceso de compra, Aptean resultó ser el ganador indiscutible. En palabras de Bryan Pakenham: “Revisamos otros sistemas, pero Ross era comparable en costes y estaba totalmente integrado con nuestro sistema, lo que nos facilitaría la eventual migración”.

Un proyecto complejo

No se realizó ninguna personalización por plantas. Las ocho empresas del grupo realizaron la migración al mismo tiempo, trabajando en tres de los centros de la empresa. Todo el sistema se unificó en la misma base de datos con un plan contable uniforme. El hecho de que la migración fuese completada para total satisfacción de Impresia, y sin incidentes, es un reconocimiento a la preparación y la profesionalidad del equipo de Aptean Customer Solutions (servicios profesionales) implicado en el proceso.

Tras un profundo análisis inicial, Aptean elaboró un plan integral intensivo para la actualización de Impresia con unas semanas de antelación a la migración. Cuando Aptean quedó satisfecha habiendo identificado todos los posibles imprevistos, se realizó la migración a la última versión de Ross en un proceso de prueba con la participación de Impresia. La prueba era necesaria para asegurarse de que todos los elementos funcionarían de manera eficiente y para definir las áreas en las que podría ser necesario formar al personal de Impresia.

Uno de los factores esenciales que abordó la instalación es la protección de las operaciones de Impresia de la exposición a riesgos tecnológicos. Con el nuevo sistema la empresa afirma que se minimizan los riesgos de seguridad potenciales como consecuencia directa de la actualización de la funcionalidad.

Inteligencia empresarial integral

Cuando Impresia implementó la migración a la versión más reciente de Ross ERP, pudo aprovechar la experiencia del equipo de Aptean Customer Solutions y su conocimiento del sector para acompañarles durante todo el proceso. Como resultado, el cambio radical de Impresia se completó en dos meses, sin problemas y dentro del presupuesto fijado.

Bryan Pakenham, que subraya el apoyo “profesional y experimentado” que han recibido de Aptean, valora muy positivamente las ventajas inmediatas y a largo plazo: “Nuestra eficiencia ha mejorado: ahora podemos generar informes y capacidades de SharePoint. También hemos recortado costes en el equipo administrativo y podremos integrar más partes del flujo de trabajo, automatizando también otros procesos”.

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