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“Creo que el concepto de Shadow IT está ya superado”

Paulo Rodríguez, responsable de Innovación de Dropbox de EMEA.

Paulo Rodríguez, esponsable de Innovación de Dropbox de EMEA.
Paulo Rodríguez, esponsable de Innovación de Dropbox de EMEA.

¿Cómo define Dropbox que deben ser los flujos corporativos de colaboración y trabajo en equipo?

P. R.: El panorama laboral ha cambiado.  Históricamente los trabajadores hemos sido seleccionados por nuestra inteligencia pero a día de hoy existen tantas herramientas, ladrones del tiempo e interrupciones que no podemos concentrarnos en la tarea para la que hemos sido contratados. El entorno no facilita que seamos todo lo eficientes y brillantes que podríamos ser.

Por eso en Dropbox ofrecemos una plataforma de colaboración para trabajar en equipo, un espacio inteligente que reúne equipos, herramientas y contenido. Y que además opera con un alto nivel de interoperabilidad con múltiples empresas, plataformas y aplicaciones. Dropbox Business permite a los usuarios elegir las soluciones que les facilite hacer su trabajo de la manera más eficiente: Slack, Zoom, GSuite, Microsoft Office o Adobe, entre muchas otras. Y todo ello sobre una tecnología creada para evitar distracciones con el objetivo de maximizar las habilidades de los usuarios y que puedan centrarse en las tareas importantes.

¿Qué aportan para el teletrabajo?

P. R.: El entorno actual ha provocado que multitud de empresas y ciudadanos tengan que trabajar desde casa y necesiten tener una infraestructura tecnológica adecuada para poder continuar con su actividad laboral. Y es ahí donde Dropbox es importante porque no sólo permite a las personas acceder a todo su contenido desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y mantener a los equipos sincronizados, sino que también permite ver, en cualquier momento, los comentarios y cambios de los archivos compartidos lo que mejora la productividad de los trabajadores.

Cada cuenta de Dropbox Business tiene un administrador general pero cada miembro del equipo también puede ejercer como tal. Esto significa que Dropbox ofrece flexibilidad y seguridad para que los equipos elijan la mejor manera de colaborar y definir sus flujos de trabajo. Por ejemplo, permite definir quiénes tienen acceso a un contenido en concreto, qué herramientas de colaboración son más eficientes (Dropbox Paper, Zoom, Slack) o cuáles son las aplicaciones de flujo de trabajo idóneas para una tarea en concreto (por ejemplo, HelloSign para e-Signature o Trello para la gestión de proyectos, entre otras).

Dropbox pone el foco de atención en los usuarios y los equipos de trabajo que forman.

¿Qué ventajas ofrece Dropbox frente a otros productos que ofrecen competidores como Microsoft o Google?

P. R.: Dropbox pone el foco de atención en los usuarios y los equipos de trabajo que forman. Nuestro objetivo es que todos estén sincronizados. Para nosotros es irrelevante si los equipos usan Office on premise, Office365 o G-Suite (de hecho, todos nuestros clientes tienen una o varias de estas soluciones). Servimos a todos por igual y esta es nuestra ventaja competitiva.

Los equipos son los que deciden qué herramientas utilizan para su trabajo. A veces esas herramientas son parte de la suite y a veces son otras que hacen un trabajo mejor o complementario (Trello, Zoom o Slack son ejemplos muy habituales).  Esto es especialmente complejo cuando colaboramos con clientes u otras empresas donde no todos los usuarios tienen las mismas herramientas. Si mi cliente usa G-Suite y yo Office365 voy a tener una carpeta en Google Drive, otra en Sharepoint o en OneDrive y voy a crear dos silos de información. Esto hace la labor del equipo mucho más compleja ya que el usuario tiene que actuar como un rollo de cinta americana humano que une todas las herramientas. Como el foco de Dropbox está en el usuario y sus necesidades, nosotros nos encargamos de la complejidad y dejamos que el equipo se centre en su tarea y no en gestionar herramientas o flujos de trabajo.

Y además destacamos, entre otros factores, por la facilidad de uso de nuestra plataforma, nuestra completa integración con otros servicios, el nivel seguridad que ofrecemos  y la posibilidad de mejorar la gestión de los contenidos por parte de los usuarios a través del ML y la IA.

¿Ha perdido Dropbox su ‘sambenito’ de shadow IT que tiene en algunas empresas?

P. R.: Creo que el concepto de Shadow IT está ya superado. Hace 10 años comenzamos a llevar nuestras herramientas personales al trabajo. Hasta entonces habían sido nuestros departamentos de tecnología los que traían las novedades tecnológicas y ese proceso de cambio fue complejo para todos.  Los proveedores de aplicaciones SaaS hemos tenido que adaptar nuestro producto. Por ejemplo, una cuenta de Dropbox individual no tiene mucho sentido en un entorno corporativo. Por eso hace ya 6 años creamos un producto específicamente diseñado para empresas, que a ojos del usuario es exactamente igual que el Dropbox que usaba antes, pero que permite a los departamentos de IT mantener el control de la propiedad intelectual de la empresa y conectarlo a los sistemas empresariales de aprovisionamiento y autenticación.

Su compañía ha contribuido a la cultura de la nube…

P. R.: Los departamentos de TI también se han adaptado y han sabido aprovechar el empujón inicial del shadow IT para migrar cargas de trabajo a la nube. Esto les permite gastar menos tiempo en infraestructura y centrarse más en los usuarios y anticiparse a sus necesidades, aportando más valor al negocio. En las últimas semanas nos hemos encontrado muchos clientes reemplazando servidores de ficheros y VPNs  que la crisis sanitaria ha demostrado que no funcionan ya que estaban pensados para algunos usuarios trabajando en remoto, no para toda la oficina. Hace 10 años este era el modelo enterprise que funcionaba y las aplicaciones SaaS eran el modelo “Shadow IT” que había que eliminar. Los papeles se han invertido.

¿Cuántos usuarios utilizan Dropbox?

P. R.: A día de hoy más de 600 millones de personas usan Dropbox en todo el mundo y más de 500.000 equipos profesionales operan con Dropbox Business. En España estamos creciendo a un ritmo del 40% año tras año y contamos con clientes de la talla de Mazars, Mediapro, IESE o Ausolan, entre muchos otros. Estos son sólo algunos ejemplos y cifras que demuestran que el sambenito de shadow IT es algo del pasado.

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