Gestión documental, punto de partida para la gestión el conocimiento

Xerox Global Services ha organizado en colaboración con este semanario unas tertulias con el objetivo de clarificar tanto el concepto de gestión documental como el impacto y las ventajas asociadas a su materialización.

Publicado el 21 Nov 2002

El acercamiento a las soluciones de gestin documental por parte de las empresas vara no slo en funcin del sector econmico en el que se enmarcan sino principalmente en funcin de su estructura y tamao, y de las metas que persigue su implementacin; pero lo que resulta una constante en la totalidad de los casos, es el carcter prioritario que se tiene del estudio de los procesos a cubrir y del anlisis del impacto que su transformacin produce en el modo de trabajo de las organizaciones. Una realidad en la que insisti el responsable de alianzas estratgicas y BPO de EDS Iberia, Jorge Manzanares, quien asegur que antes de implantar cualquier solucin de este tipo, la cuestin reside en cmo se aplique la gestin del cambio, porque al final lo que se est haciendo, para reducir los tiempos y ser ms eficiente, es cambiar la forma de trabajar del da a da. Esta idea tambin fue subrayada por Javier Ontiveros, country manager de Xerox Global Services, quien afirm que resulta fundamental medir este impacto con anterioridad a la implantacin y determinar las transformaciones que se van a producir en la forma de utilizar el tiempo por parte de los profesionales de una organizacin.
De la presentacin de las experiencias de los participantes en estas tertulias puede deducirse que un acercamiento progresivo a este tipo de tecnologas, empezando con pequeos proyectos en determinados departamentos, para posteriormente ir desplegando todas sus posibilidades hasta que se convierta en una solucin que integre a toda la organizacin, resulta el modo ms adecuado para conseguir el xito. De esta forma han emprendido sus iniciativas en este campo tanto Ferrovial y Attendo Systems como Torras Papel, si bien el caso de Intecsa Uhde supone una concepcin diferente que se ha materializado en un proyecto global, desde luego ms ambicioso pero tambin con ms riesgos asociados. Llevamos dos aos y medio de experiencia, por el momento la gestin documental la tenemos ms o menos resuelta, los flujos de informacin mediante workflow funcionan y cumplen su cometido, pero hemos pasado momentos difciles en los que los beneficios tangibles no eran fcilmente apreciables y es ahora cuando empezamos a ver unas ventajas, que alcanzarn todo su potencial en el momento que consigamos la plena integracin, comenta el director de Gestin del Conocimiento de Intecsa Uhde, Csar Piero.
Desde luego la integracin, junto con la escalabilidad y la flexibilidad, se destacaron por parte de todos los participantes como aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solucin de gestin documental y de gestin de contenidos. Resulta clave que la documentacin est disponible en cualquier momento y lugar, pero lo fundamental es tenerla grapada a un sistema de gestin, afirm el jefe de rea de Desarrollo de Sistemas de Informacin de Ferrovial, Antonio Ortega, quien coment que la reduccin del tiempo y la ayuda real que supone para el usuario es el verdadero valor aadido de este tipo de soluciones; hay estadsticas que indican que entre un 20 y un 25 por ciento del trabajo diario de una persona se dedica a la bsqueda de informacin, y si la organizacin le facilita el acceso a esa informacin de forma ordenada y en funcin de su perfil, le estas ayudando de manera determinante en su trabajo.

La reduccin del tiempo necesario para el desarrollo de las actividades propias a la organizacin se destac como una ventaja fundamental, a la que se sum otra, ya de por s especialmente importante, pero que ha ganado peso a raz del ajuste presupuestario derivado de la crisis. Y es que, como apunt Manzanares, el objetivo de estas soluciones no es slo conseguir que haya el menor, pero suficiente, nmero de papel, sino principalmente que la facilidad y la efectividad caracterice el acceso a la informacin residente en los distintos repositorios y que los flujos de trabajo destaquen por su agilidad y eficiencia, lo que se traduce en una reduccin directa de los costes.
En cuanto a la inversin que supone la implantacin de una solucin de gestin documental y gestin de contenidos la respuesta es clara depende. Y es que, como seala Ontiveros, puede ser una inversin tan pequea o tan grande como el alcance del proyecto, e incluso puede ser ninguna, porque nosotros en un futuro prximo ofreceremos el servicio completo a travs de soluciones tipo ASP (Application Service Provider) o BSP (Business Service Provision). No estamos frente a una explosin tecnolgica como la que hubo cuando aparecieron los ERPs, que implicaban el pago de un royalty fijo desde el principio, hablamos de una solucin flexible que no tiene por qu implicar inversiones impresionantes; se puede empezar desde proyectos pequeos, pero siempre sobre una solucin que sea lo suficientemente escalable como para llegar a ser una solucin corporativa.
Otra de las claves de xito en el despliegue de este tipo de iniciativas es contar tanto con el apoyo total de la direccin de la organizacin como con un buen equipo de trabajo conjunto en el que tengan cabida tanto los responsables de la operativa del negocio como los responsables de los sistemas de informacin. Los cambios que implica la implantacin de un sistema de gestin documental son difciles de ver, sobre todo para la direccin; es por esto que resulta fundamental que los ejecutivos sean conscientes de que sta es una decisin estratgica y eso significa que su implantacin ha de traducirse claramente en una mayor sencillez a la hora de desarrollar los diferentes procesos de negocio, apunt el director general para Espaa de Attendo Systems, Pedro Garca. Este directivo dio lugar a la polmica al afirmar que la implantacin de este tipo de soluciones siempre conduce a una reduccin de personal, una idea con la que no coincidieron el resto de participantes y que Ontiveros vino a clarificar las conversaciones de hace cinco aos relacionadas con la gestin documental eran mucho ms utpicas, estaban en otro orden de prioridades y eran muy pocas las compaas que tomaban la decisin de invertir en estas soluciones. Ahora la concepcin es diferente porque se ha demostrado que aportan un verdadero valor, que va ms all de la reduccin o no del personal, y que es la mejora de la productividad y la eficiencia.
Volviendo a la necesidad de apoyo por parte de la direccin, Juan Nicols, del departamento de coordinacin informtica del rea de Administracin y Finanzas de Torras Papel, una empresa que despus de acometer la automatizacin de los procesos de liquidacin de gastos de viajes, est evaluando el potencial de estas soluciones en el rea de inversiones, asegura que o tienes el apoyo total de la direccin o es muy difcil avanzar en un proyecto de gestin documental, por ese motivo hemos optado por un desarrollo progresivo en base a proyectos concretos en los que las ventajas sean muy claras.

Toda aquella informacin que existe dentro de la organizacin y que es susceptible de ser reutilizable implica un proceso de gestin del conocimiento, afirm Ortega, quien destac el potencial de la asociacin de las herramientas de groupware y el software colaborativo con las soluciones de gestin documental y gestin de contenidos.
Desde luego y teniendo en cuenta, como apunt Ontiveros, que el 42 por ciento del conocimiento reside en la cabeza de los profesionales, el 46 por ciento se encuentra en ficheros electrnicos o documentos sueltos, y slo el 12 por ciento del conocimiento se aloja en sistemas de gestin documental o bases de datos, resulta evidente que sern las organizaciones que, adems de facilitar el acceso y la gestin de la informacin, proporcionen los espacios y canales para posibilitar su comparticin las que alcancen la tan perseguida excelencia.
En este sentido, las experiencias tanto de Ferrovial como de Intecsa Uhde, constituyen ejemplos a seguir e introducen otro nuevo reto claramente determinante, como es la movilidad. Una solucin avanzada de gestin documental ha de ser plenamente accesible desde cualquier tipo de dispositivo mvil, afirm Ontiveros, quien llam la atencin en este punto no slo sobre el aumento de la productividad que proporciona a las organizaciones, que por su creciente globalidad cada da disponen de ubicaciones ms dispersas y de un mayor nmero de profesionales mviles, sino especialmente en su potencial de cara al cliente en asociacin con los distintos sistemas y canales que sustentan las estrategias CRM.
Sealar como conclusin que si la gestin de documentos y contenidos se traduce internamente en un aumento de la productividad y en una reduccin de los costes, su alcance es mucho mayor, ya que supone el primer paso para avanzar en la gestin del conocimiento, una prctica que posibilita la comparticin del conocimiento del negocio entre todos los integrantes de la organizacin y, en extensin, el incremento de la satisfaccin de sus clientes.

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Redacción Computing

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