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Diez consejos para reducir los costes de impresión de documentos

Raúl Fontán, director de la división de Impresoras de Samsung Electronics Iberia, nos explica en este artículo de opinión cómo controlar los costes de impresión y contribuir a incrementar la productividad de los empleados.

  Según IDC, las compañías con más de 1.000 empleados incurren todos los años en costes de 266 euros por persona en impresión de documentos (tanto en consumibles como en hardware). Estos costes podrían reducirse enormemente si el personal disminuyera el número de copias y la calidad de la impresión, si éstas se realizaran siempre en blanco y negro y a doble cara y si la última persona en abandonar la oficina se acordara de apagar la impresora. Sin embargo, en muchas empresas, los empleados no realizan estas tareas muy a menudo. ¿Cómo pueden las impresoras modernas ayudar a controlar los costes y al mismo tiempo, contribuir a incrementar la productividad de los empleados?

1 Revise la flota de impresoras
Resulta sorprendente que tan sólo algunas organizaciones cuenten con un conocimiento completo del número, el tipo y las prestaciones de los dispositivos que utilizan sus empleados. Además, las empresas cuentan a menudo con demasiados equipos antiguos y poco fiables que pueden generar grandes costes en consumibles y servicios de mantenimiento. El primer paso para la implementación de un programa de control de costes es revisar la flota de dispositivos y los contratos de mantenimiento. IDC afirma que muchas empresas cuentan con diez veces más equipos de los que necesitan, por lo que aún pueden generar un ahorro significativo.

2 Tenga en cuenta los dispositivos para impresión que precisan los empleados
Cuando la organización haya revisado los dispositivos que tiene, debería tener en cuenta los equipos que precisan los empleados para incrementar su productividad. A menudo, las compañías observan que sus flotas de dispositivos no ofrecen apoyo a las prácticas empresariales modernas e impiden a los trabajadores realizar sus trabajos de forma eficiente y fácil.

3 Adapte y ofrezca los dispositivos apropiados
Los dispositivos antiguos que sólo realizan una única función pueden ser una fuente de grandes frustraciones, además de un gasto innecesario. La empresa debería proporcionar unos dispositivos capaces de satisfacer las necesidades de los diferentes departamentos y de toda la organización. La modernización de la flota de equipos para ofrecer las prestaciones necesarias, permite mejorar la productividad de los empleados. Asimismo, la racionalización de la cantidad de plataformas tecnológicas, -mediante la consolidación de una única marca de impresoras-, simplifica en gran medida las tareas de mantenimiento. Estos cambios no sólo aumentan la eficiencia empresarial, sino que también reducen los costes en gran medida.

4 Optimice sus contratos de consumibles
No sorprende que el 50 por ciento de los costes de copias de documentos se asocien a los consumibles (papel y tóner). Una vez establecida la necesidad de los dispositivos que precisa la organización, el próximo objetivo es la puesta en marcha de planes de racionalización y una economía de escala en la adquisición de consumibles. El establecimiento de una visualización completa de los requisitos, la selección de los productos más apropiados y la adquisición del proveedor más rentable, permiten a una organización simplificar sus operaciones y mejorar su posición para gestionar los costes.

5 Reduzca la cantidad de papel utilizado
Si se dejan sin control alguno, los empleados imprimen a diario una gran cantidad de documentos innecesarios. La reducción del volumen general de papel utilizado es un terreno en donde la tecnología puede proporcionar grandes resultados. Una tarjeta inteligente o un sistema de código pin en el dispositivo pueden evitar la creación y el olvido de los documentos impresos. Se puede introducir la contabilidad de tareas, en donde los costes se pueden atribuir a los diferentes departamentos, para fomentar un uso más responsable de los equipos. Las impresoras de las oficinas se pueden configurar para imprimir a doble cara (en formato dúplex), para reducir a la mitad la cantidad de papel utilizado. Por último, para evitar la impresión de documentos colocados incorrectamente, se puede previsualizar el resultado final antes de imprimir el documento.

6 Utilice el tóner de forma más responsable
Con las impresoras modernas, resulta relativamente fácil configurar la calidad por defecto de la copia como “borrador” y a “un sólo color”. Esta estrategia reduce la cantidad de tareas que realiza el dispositivo y disminuye en gran medida el consumo innecesario de tóner y, por consiguiente, los costes. Si los empleados necesitan copias en color y de alta calidad, siempre pueden configurar la impresora para realizar esa tarea específica.

7 Simplifique el apoyo mediante la implementación de planes de control y colaboración
Otra conclusión del estudio de IDC es que el 23 por ciento de los costes de apoyo de las TI están relacionados con la impresión de documentos. La racionalización de la flota de dispositivos permite reducir el tiempo y los costes de gestión de las visitas de apoyo relacionadas con la impresión, ya que se utilizan menos dispositivos diferentes. Los entornos modernos para impresión de documentos también permiten el empleo de soluciones remotas para la administración y solución de problemas, para que el personal de apoyo pueda recibir avisos de problemas y solucionarlos mientras se encuentran en desplazamiento, en vez de tener que acudir directamente a la oficina o visitar sitios remotos. Esto permite la creación de un personal de apoyo específico, con conocimiento profundo y especializado de los entornos para impresión de documentos de la compañía. Conjuntamente, estos factores favorecen unas funciones de apoyo más rentables, además de mejorar la productividad e incrementar el tiempo de funcionamiento de los dispositivos.

8 Reduzca el consumo de energía
El consumo de los equipos informáticos representa un gran centro de costes para las empresas. Los dispositivos modernos no sólo realizan operaciones con menos consumo de energía, sino que también mejoran su funcionamiento en modo de hibernación. Un buen modo de espera (standby) puede reducir el consumo de energía a casi la mitad (desde 14,6W a 7,53W para una impresora láser de color estándar). Si se dejan las impresoras conectadas durante toda la noche, se incrementa el consumo de electricidad de la empresa. Las impresoras modernas se pueden configurar para apagarse después de las horas de trabajo, o el personal de mantenimiento puede apagarlas de forma remota. Como punto de partida para reducir costes, deberíamos adquirir dispositivos con las etiquetas ‘Blue Angel’ o ‘Energy Star’, o que hayan estado incluidos en otras comparativas independientes similares de eficiencia energética del hardware que se desee adquirir.

9 Controle la situación
Pero no debería pensar que todo ya está hecho cuando la organización haya integrado su flota de impresoras en red, optimizado sus consumibles, reducido los desperdicios y centralizado las tareas de apoyo. Las impresoras modernas tienen unas funciones sofisticadas para elaboración de informes que ofrecen al equipo directivo una visualización completa y permanente de las operaciones y los costes de impresión de documentos.

10 Continúe colaborando con los suministradores
Es muy fácil dejar que los costes de impresión de documentos se disparen de nuevo, pero no debería permitir que esto ocurra. Para identificar la próxima oportunidad para reducir costes, debe colaborar con sus suministradores de confianza de forma permanente, escuchando sus consejos y estando al tanto de lo que ocurre en el mercado. Nunca se sabe cuánto puede ahorrar.

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