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“En el nuevo entorno híbrido no existe una única forma de trabajar”

Antonio Cruz, director de Modern Workplace de Microsoft en España

Antonio Cruz, director de Modern Workplace de Microsoft en España
Antonio Cruz, director de Modern Workplace de Microsoft en España

¿Cuál es la definición del nuevo modelo laboral (mixto, híbrido, remoto)?

El nuevo modelo laboral viene definido por el cambio que se ha producido en las organizaciones de un puesto de trabajo principalmente presencial, a uno en remoto por necesidad, que finalmente ha evolucionado hacia un modelo de trabajo híbrido por diseño que ha llegado para quedarse.

Dependiendo de la naturaleza de cada puesto de trabajo y de las funciones a desarrollar, algunos empleados, como es el caso de los trabajadores de primera línea, requieren mayor presencia física; mientras que otros se pueden realizar sin mayor problemática de forma remota o híbrida, aprovechando lo mejor de los dos mundos. Sin duda, durante los dos últimos años, se ha acelerado esta transformación y nos ha permitido aprender mucho sobre productividad, flexibilidad, comunicación, colaboración, resiliencia y empatía.

Independientemente del grado de flexibilidad y el de hibridación, es importante que las empresas digitalicen los puestos de trabajo con herramientas de colaboración y comunicación, como Microsoft 365 y Teams, que aporten seguridad y productividad, sustentadas por el potencial de la nube y con dispositivos que permitan la máxima flexibilidad, como los de la familia de Surface.

La tecnología no deja de ser un catalizador que necesita tener una cultura empresarial que diseñe e implante modelos de trabajo adaptados a las nuevas circunstancias, que permitan acometer todos los retos de la nueva realidad híbrida.

¿Qué tendencia están viendo en las empresas?

La realidad es que, en el nuevo entorno híbrido, no existe una única forma de trabajar, de la misma forma que no existe un modelo que sea válido para todas las organizaciones. Por lo tanto, la flexibilidad y la capacidad de reinventarse es clave.

Si bien hasta hace unos meses la prioridad para nuestros clientes estaba en cómo adoptar el nuevo modelo de trabajo híbrido, hoy la cuestión se centra en cómo optimizar la experiencia del empleado independientemente de que trabaje desde casa, desde la oficina o desde cualquier otro lugar; y en cómo adaptar los espacios de trabajo a esta nueva realidad, donde las reuniones híbridas ya son la tónica habitual. Si bien ya se ha logrado mayoritariamente adaptar los puestos, no así tanto los espacios colaborativos de trabajo como son las salas de reuniones.

Precisamente el lanzamiento -hace apenas tres meses- de Microsoft Viva supone un cambio radical en el enfoque de cómo tratar los datos para optimizar la experiencia de empleado independientemente del grado de presencialidad que este tenga. Esta herramienta ayuda a las empresas a poner al empleado en el centro, haciendo pivotar en torno a él las herramientas que necesita no solo para trabajar sino igualmente para estar conectado al resto de la empresa, gestionar su jornada, acceder al conocimiento, formarse o sencillamente desconectar.

Y sobre la adaptación del espacio de trabajo, dentro del ecosistema en torno a Microsoft Teams, las soluciones MTR (Microsoft Teams Rooms) optimizan las espacios colaborativos para adaptarlos a reuniones híbridas donde sea el participante en remoto el que se priorice durante la reunión, habilitando su participación, su voz y el acceso a la información durante la misma. De la misma forma, dispositivos como Surface Hub permiten convertir cualquier espacio en un espacio colaborativo de reunión sin necesidad de ninguna infraestructura previa.

El aumento del teletrabajo, ¿afecta a la vinculación del empleado con la empresa?

Tal y como refleja el estudio publicado en 2020 por Microsoft junto a KRC Research y BGC ‘Future of Work’, uno de los grandes retos a los que las empresas se enfrentan en el nuevo modelo de trabajo híbrido es cómo mantener la vinculación a la misión y valores de la empresa con los empleados. No es tarea fácil a medida que los trabajadores adoptan hábitos de trabajo híbrido o completamente remotos. Y no solo afecta a los empleados que trabajan en oficina: nuestro último Índice de Tendencias Laborales -que se centraba específicamente en este colectivo de trabajadores de primera línea- nos ha mostrado que, aunque el 76% de los empleados se siente vinculado a sus compañeros, más del 60% dice que su empresa debería priorizar mejor la cultura y la comunicación desde la dirección.

En este sentido, Microsoft Viva, a través de su módulo Viva Connections, se enfoca precisamente en esta tarea: conectar al empleado con la empresa con una herramienta adaptable a cualquier dispositivo y optimizado para móviles, donde cada empleado obtendrá una visión personalizada en tres capas: lo que es relevante en la organización; lo que ha ocurrido o se marca como importante en su grupo de colaboradores o grupo de trabajo; y los acontecimientos que son clave a nivel personal, de forma orgánica, sencilla y aprovechando el potencial de herramientas preexistentes como Sharepoint, Yammer u Office 365.

Como comentaba previamente, si bien la experiencia de empleado no se circunscribe a la vinculación con los valores de la empresa, la conexión con el resto de la organización es, desde luego, condición necesaria para tener una experiencia laboral saludable.

¿Cómo puede ayudar la tecnología a resolver este problema de desconexión emocional?

Como se ha puesto de manifiesto en el Work Trend Index de 2021, uno de los grandes retos a superar tras la pandemia es la desconexión: muchos trabajadores han tenido jornadas agotadoras de reuniones encadenadas, respondiendo casi al instante a cada chat o email, asistiendo a cada reunión y sin apenas tiempo de concentración, que generalmente se ha robado del disponible para descanso al final de la jornada laboral.

Es necesario poner límites y desconectar durante el tiempo de trabajo. Y, al terminar cada jornada y, una vez más, la cultura de la empresa y la tecnología han de trabajar de la mano para facilitar estos hábitos. En el ámbito tecnológico, herramientas como Viva Insights – incluido en Microsoft Viva – permite a cada usuario tener información muy valiosa de forma personal -y no compartida con nadie- acerca de sus hábitos de trabajo, así como obtener recomendaciones acerca de cómo optimizar su jornada haciendo pequeños descansos, dedicando tiempo a enfocarse en sus tareas o incluso proponiendo espacios para meditar y desconectar completamente sugiriendo el uso de aplicaciones como Headspace.

¿Qué deben hacer las empresas para reforzar su cultura en un momento que la fuerza laboral está desperdigada?

Los dos grandes catalizadores de los cambios organizacionales son: la cultura y la tecnología. Y, de hecho, su integración es especialmente relevante en entornos en los que las personas trabajan de forma deslocalizada. La toma de decisiones y las propuestas apoyadas, tanto en opiniones cualitativas como en datos, son dos de los pilares de Viva Insights, como parte de Microsoft Viva: no solo proporciona información relevante acerca de hábitos en las organizaciones o los grupos de trabajo, sino que igualmente permite compararlos con el resto de la compañía, de forma que es posible medir el impacto a medida que las políticas toman cuerpo en cada una de las áreas de la organización donde se han implantado. Estos datos cuantitativos, junto a los cualitativos procedentes de herramientas como Glint, son un potencial enorme para que los departamentos de recursos humanos, managers y dirección general puedan medir y tomar acciones correctoras, reforzando su cultura incluso en un contexto híbrido.

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