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Cómo prepararse para el futuro del trabajo: las Everywhere Enterprises

Daniel Madero, Director Regional Iberia de MobleIron

Daniel Madero, Director Regional Iberia de MobleIron.
Daniel Madero, Director Regional Iberia de MobleIron.

El pasado mes de marzo, MobileIron estaba haciendo los preparativos para firmar un contrato de alquiler de unas nuevas oficinas cuando la crisis del coronavirus estalló, generando desconcierto y pánico a escala mundial. Dimos un paso atrás, y no nos faltó razón.

Dado que somos una compañía en pleno proceso de expansión, con frecuencia necesitamos espacio y nos vemos en la necesidad de alquilar oficinas. Pero la pandemia lo cambió todo para nosotros, al igual que para otras tantas empresas. De repente, ni la ubicación, ni el tamaño, ni la disposición del edificio eran los apropiados. Vimos que el tipo de entorno de oficina que necesitábamos —y que el futuro del trabajo necesitará— había cambiado de la noche a la mañana. En un instante, pasamos de ser una fuerza de trabajo global con una clara política de teletrabajo implantada en la compañía, a una Everywhere Enterprise (empresa en cualquier lugar).

La pandemia concentró en unos pocos meses muchos años de cambio, y las consecuencias sobre  cómo, cuándo y dónde trabajaremos en el futuro,  serán a largo plazo y duraderas. Las Everywhere Enterprise” nos permitirán tener más flexibilidad a la hora de trabajar, y también cambiarán las herramientas que actualmente utilizamos para realizar nuestro trabajo. Supondrá un nuevo entorno, donde el énfasis recaerá sobre la movilidad y la seguridad.

Se trata de un entorno del que MobileIron y toda la industria llevamos tiempo hablando, el entorno Zero Trust (confianza cero),  que empezó con el auge de los smartphones. Con la aparición del Covid-19, los empleados se vieron obligados a trabajar en remoto y fuera de la red corporativa, en unas condiciones de seguridad que encajan perfectamente con la definición de este entorno. 

Zero Trust, base del modelo de seguridad por el que apuesta MobileIron, tiene como punto de partida la desaparición del tradicional perímetro de seguridad de las redes corporativas  debido al auge del trabajo en movilidad, y se basa en la segurización del propio dispositivo como primer paso; creemos que es el modelo más completo, más seguro y el que menos interfiere en la experiencia de usuario.

Un nuevo lugar de trabajo

Uno de los cambios más evidentes que veremos en el futuro, tendrá que ver con el lugar de trabajo. Ya hay empresas que permiten que sus empleados trabajen desde casa de forma permanente. Fujitsu ha anunciado su iniciativa Work Life Shift, para fomentar la flexibilidad de horarios y el trabajo desde casa como algo habitual. Esta decisión sigue la línea de una iniciativa de Facebook del pasado mes de mayo, que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar. Lo mismo hicieron Twitter, Square y Shopify, y estoy seguro que no  serán las únicas.

Las empresas se beneficiarán sin duda de esta situación. Facebook ajustará los salarios de sus empleados en función de su ubicación (no se podrá tener un salario a la altura de un empleado de Silicon Valley si vive en una cabaña en Wisconsin), lo que supondrá un potencial ahorro de costes. Fujitsu espera reducir a la mitad su espacio de oficina en Japón, a medida que sus empleados optan por trabajar en otro lugar.

El director ejecutivo de Barclays, Jes Staley, que prevé reutilizar las sucursales locales como espacios de trabajo satélite para los empleados, afirma que la idea de poner 7000 personas en un rascacielos del centro de Londres puede ser «algo del pasado». Estas iniciativas también podrían reducir el coste de los bienes inmobiliarios en mercados caros.

Un nuevo tipo de oficina

Las oficinas quizá no lleguen a desaparecer del todo, pero serán muy diferentes y estarán en distintos lugares. Cada vez más, las oficinas se convertirán en un espacio para que la gente se reúna y colabore en lugar de trabajar sola. Se organizarán en torno a reuniones sociales, serán espacios más pequeños, menos estructurados y con menos escritorios.

Pero no nos engañemos: las oficinas no se convertirán de repente en copias de los puntos de reunión tan originales de las start-ups de Silicon Valley. El uso obligatorio de mascarillas,  la distancia entre puestos de trabajo y el acceso limitado a las salas de conferencias y a los ascensores, serán prácticas incómodas para los empleados. Además, ya no se podrá disfrutar de algunas de las ventajas que supone trabajar en una oficina, como los aperitivos, las mesas de ping-pong o las happy-hour.

Frente a estas limitaciones, serán menos los profesionales que quieran formar parte de estos nuevos entornos de trabajo; y tal vez sea mejor así, porque albergarán a menos personal que antes. Los análisis de los ingenieros laborales apuntan a que las oficinas solo serán seguras cuando su tasa de ocupación sea inferior al 40 %.

Obviamente, habrá situaciones en las que los empleados no podrán trabajar desde casa, como los trabajadores de primer nivel, que tendrán que tomar precauciones de seguridad adicionales. En el comercio minorista, por ejemplo, los empleados necesitarán más distancia y menos interacción física con los clientes y entre sí, además de precisar de una mejor tecnología en tienda para identificar productos y conseguir que los compradores pasen por caja. Los servicios de entrega (delivery) cobrarán más importancia a medida que los pedidos se realicen desde casa, lo que supondrá que las empresas de éstos y otros sectores deberán invertir en tecnología, con el fin de ofrecer el nivel de asistencia técnica necesario para cubrir este optimizado nivel de procesos.

Nuevas prácticas de trabajo

Los empleados de las empresas trabajarán con mucha más frecuencia desde casa (y en algunos casos de forma exclusiva), lo que supondrá nuevos retos. Puede que hayan tolerado las condiciones temporales del trabajo a distancia durante las primeras etapas de la pandemia, pero si llegara a ser algo más sistémico, a largo plazo necesitarán una mejor asistencia técnica. Esto implica más interacción social y mejores técnicas de gestión orientadas a la «nueva normalidad» para mantener a los empleados comprometidos y conservar la cultura corporativa.

Para prestar asistencia a los empleados en este nuevo entorno, necesitaremos mejores herramientas de colaboración y los dispositivos adecuados para acceder a ellas. Los empleados que deban trabajar in situ probablemente necesitarán nuevos dispositivos móviles para interactuar con los sistemas back-end. Quienes teletrabajan, podrán utilizar sus propios equipos de sobremesa y dispositivos móviles para interactuar con sus tareas, mientras que quienes se aventuren a ir a la oficina a tiempo parcial, deberán llevar consigo dispositivos móviles.

Por otra parte, estos empleados necesitarán de una tecnología colaborativa que se integre mejor, para crear una experiencia fluida y segura. Ahora es el momento de acabar con los desafíos que atormentaron a las empresas durante el confinamiento. Por ejemplo, muchas  tuvieron dificultades a la hora de segurizar los datos corporativos en los dispositivos móviles, conceder un acceso seguro a los recursos corporativos o prestar apoyo informático a distancia. Las empresas también fueron testigos de un aumento de las amenazas, como el robo de credenciales, ataques de malware, intrusiones en llamadas de Zoom y ataques de phishing.

Estas amenazas aumentarán a medida que cada vez más empleados amplíen el uso de los dispositivos móviles. Los trabajadores tienen cada vez más habilidad para controlar el phishing en sus ordenadores, pero siguen siendo propensos a ser víctimas de ataques en dispositivos móviles a través de mensajes SMS y diversas plataformas de mensajería y redes sociales.

Es hora de mejorar la tecnología

Para eliminar estos problemas, las empresas deben crear espacios de trabajo seguros en los dispositivos y proporcionar una conectividad gestionada. La creación de un trabajo seguro implica en parte autorizar al departamento informático para que implemente y aplique con rapidez políticas en todos los dispositivos y aplicaciones. Por ejemplo, a medida que Zoom mejoró sus funcionalidades de seguridad durante los primeros días de la pandemia, los departamentos informáticos pudieron implementar rápidamente las configuraciones necesarias para los dispositivos y los empleados a través de la administración unificada de dispositivos de trabajo (UEM). Las empresas pueden hacer uso de la UEM para segurizar muchos otros servicios, basados tanto en la nube como locales.

La otra mejora que las empresas deben tener en cuenta es la usabilidad. Muchos empleados siguen utilizando contraseñas para acceder a las aplicaciones y a otros recursos informáticos de la empresa. Éste ha pasado a ser un mecanismo de acceso inseguro y engorroso,  que resultará del todo inadecuado a medida que los empleados utilicen cada vez más los dispositivos móviles como herramienta de trabajo. 

No deberíamos tener que renunciar a la usabilidad y a la funcionalidad a cambio de la seguridad. Al contrario, prevemos un futuro en el que el dispositivo móvil pasará a convertirse en una forma de acceso en sí mismo, mediante sistemas de autenticación sin contraseña basados en identificadores biométricos.

El uso de los escáneres de huellas dactilares y las funciones de detección facial de los dispositivos móviles reforzarán y simplificarán la autenticación, permitiendo a los empleados un acceso fluido a las aplicaciones colaborativas desde casa o desde la oficina.

Los consumidores están ya acostumbrados a este tipo de experiencias de autenticación con aplicaciones bancarias y de compras, por lo que entendemos que el paso al teletrabajo acelerará de una vez por todas el fin de la contraseña.

El trabajo del futuro será muy diferente al de épocas pasadas, y la gestión de esta transición supondrá algunos retos a la dirección de las empresas. Sin embargo, ofrecerá también  grandes oportunidades, como revisar las prácticas de trabajo y prestar asistencia a los empleados que trabajan desde casa mediante una mejor colaboración y un acceso más intuitivo. Las Everywhere Enterprises no son algo pasajero, son ya una realidad y seguirán creciendo y expandiéndose a medida que los empleados encuentren nuevas formas de ser eficaces desde cualquier lugar.

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