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La gestión de gastos de viaje, un punto de inflexión en Grupo Lledó

Un proceso, realmente transversal, que ha dotado de mayor agilidad a la fuerza de ventas, pero también al cuerpo ejecutivo.

La internacionalización ha sido una importante vía de escape para muchas empresas que veían peligrar sus negocios en la época de crisis. Para otras, como es el caso del Grupo Lledó, ha formado parte de su estrategia de crecimiento, prácticamente desde su constitución hace 60 años. El Grupo, actualmente con presencia directa en España (32 delegaciones), Portugal, Francia, U.K., Perú, México y Hong Kong,  opera además comercialmente, en otros 30 países por medio de clientes/distribuidores asociados.

El Grupo Lledó siempre se ha caracterizado por su alto nivel de innovación en productos y soluciones y, por suministrar al mercado, de forma habitual, las tecnologías e ideas más avanzadas. Por otro lado, una buena parte de su éxito, se debe a una gestión óptima de sus procesos y a una extensa red comercial propia. Con el apoyo de la tecnología necesaria para dar soporte a premisas tan importantes como la deslocalización, la movilidad y la inmediatez, ha logrado adaptar poco a poco su modelo de negocio “tradicional” a los nuevos requerimientos de un cliente cada vez más exigente y tecnológico. Para lograrlo, el compromiso y el cambio efectuado también, en la gestión interna de sus propios empleados, ha sido fundamental.

De todos los cambios que ha implementado la compañía para adaptarse a la nueva era digital, destaca por la complejidad del proceso y por la cantidad de gente implicada en el mismo, la gestión de las notas de gastos. Un proceso, realmente transversal, que ha dotado de mayor agilidad a la fuerza de ventas, pero también al cuerpo ejecutivo. Ahora bien, un cambio tan radical ha precisado de un trabajo previo de mentalización y cultura corporativa para motivar a los profesionales implicados en el cambio.

Primero mentalizar para luego, agilizar

Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó
Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó

Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó, destaca la labor previa de organización que se hizo en la compañía. “En el departamento financiero-contable éramos conscientes de la necesidad de optimizar la gestión de los gastos en los que incurría nuestra fuerza de ventas”. Primero fue necesario cuantificar el coste real, segundo ordenar y clasificar ese coste y, tercero, mejorar todo el proceso: captura de datos, contabilización y reembolso al usuario. Y, por supuesto, sin perder de vista, el tema fiscal. “Cuanto antes tuviéramos recogidos los gastos y cuánto mayor fuera el detalle de los mismos (concepto, fecha, medio de pago, divisa, etc.), más fácil sería también cumplir -en tiempo y forma- con las obligaciones contables y tributarias, pues nuestro periodo de cierre es mensual”, dice Escobar.

Lo que parecía evidente, era la necesidad de contar con un software específico que permitiera llevar a la práctica el esquema planteado por los responsables financieros de la firma y que, grosso modo, tenía que ver con:

1. Establecer un modelo concreto de registro, autorización, contabilización y reembolso de los gastos incurridos.
2. Determinar los plazos efectivos y suficientes para soportar y garantizar la viabilidad de todo el proceso.
3. Digitalizar el proceso al máximo, también desde el punto de vista de tener la documentación (justificantes, notas de gastos) digitalizada y certificada por la AEAT.

En cuanto al modelo, se estableció que la empresa seguiría proporcionando las tarjetas de crédito, pero el cargo iría domiciliado contra la cuenta bancaria personal del generador del gasto. Esta medida que, si bien al principio fue acogida con bastante recelo, ha mostrado su eficiencia con el paso del tiempo porque ha permitido, no solo moderar el gasto, sino agilizar la gestión contable y evitar errores y pérdidas de tickets, facturas o justificantes de pago. “Los empleados se han concienciado sobre la necesidad de seguir el protocolo establecido para garantizar el reembolso de los gastos corporativos que iban contra su tarjeta de crédito”, apunta el directivo.

Conscientes de la necesidad de apoyar tecnológicamente el proceso de gestión de las notas de gastos, el Grupo Lledó analizó diversas soluciones que existían en el mercado, optando por el aplicativo de Sarce, entre otras cuestiones, por su amplia cobertura funcional, pero sobre todo por dos elementos básicos: facilidad de uso e, importantísimo, su flexibilidad para adaptarse a su (y a cualquiera) sistema informático actual, singular actualmente en el mercado por razones históricas. Automatizar las tareas y evitar el trabajo manual ha permitido dotar al Grupo Lledó de la agilidad, seguridad y confiabilidad que precisaba en la gestión de sus notas de gastos.

Agilizar y automatizar, pero también controlar

Por supuesto que, el objetivo principal, una vez determinado el modelo de ejecución, pasaba por agilizar las tareas de gestión de los gastos evitando dedicar tiempo a tareas administrativas y de escaso valor para el negocio. De hecho, el departamento pasó de tener en los inicios (tarjetas domiciliadas en la cuenta de la empresa) hasta 3-4 personas (en algún momento de cada mes) gestionando y procesando las notas de gastos (recogida de datos, conciliación, revisión documental, contabilización, etc.) a un solo empleado que se encarga del proceso de principio a fin y durante unas horas muy concretas en cada mes.

Pero, la función de control también fue importante y estuvo latente en todo el proceso de decisión ya que la suma de todos los gastos de la plantilla, supone una partida presupuestaria importante para el Grupo, concretamente, solo en los gastos asociados al Business Travel estaríamos hablando de unos 800.000 euros el pasado año. Por lo tanto, suponía un gran reto para la compañía, no solo, conocer todos los detalles del gasto, sino poder controlarlos, evitando, que, por error o desconocimiento, se pudiera incurrir en situaciones irregulares.

El Grupo Lledó cuantifica los ahorros directos obtenidos tras la automatización de la gestión de las notas de gastos con Sarce en unos 19.000 euros (ahorro/horas/personas/año), simplemente en esta primera fase de implementación, con lo que el período de recuperación de la inversión en la plataforma ha sido muy, muy corto. Y, según lo anticipado, queda pendiente la segunda fase de análisis y negociación, de la cual se espera obtener de hecho el mayor retorno de la inversión.

El Grupo Lledó cuantifica los ahorros directos obtenidos tras la automatización de la gestión de las notas de gastos con Sarce en unos 19.000 euros

Centrándonos en los gastos de viaje, el Grupo Lledó ha conseguido, bajo el paraguas del aplicativo Sarce Travel, automatizar la planificación de los business travel, controlar el cumplimiento de su política de gastos y reducir los gastos indirectos relacionados con la administración y supervisión de los costes. Queda pendiente facilitar la selección y negociación con las agencias de viajes para poder comparar condiciones y precios y analizar los gastos para determinar posibles áreas de mejora y, proponer alternativas más rentables.

El paso siguiente es, por tanto, obtener rentabilidad del proceso de gestión automatizado de las notas de gastos.

La eliminación del papel -dicho sea de paso- ha sido para el Grupo Lledó una premisa importante, no solo aplicada a la función de reporting, ni mucho menos, sino que, como explica Lorenzo Escobar “buscamos desde el principio evitar la acumulación de documentos en papel, por lo que, el hecho de poder, por ejemplo, fotografiar un ticket con el teléfono o con cualquier dispositivo móvil y con ello, iniciar todo el proceso de gestión, nos ayuda a cumplir con nuestro objetivo de cero papel y, al tiempo, nos permite acompasar el tránsito a la digitalización de la compañía”. Para Escobar, las herramientas de reporting de Sarce han permitido a los distintos roles de la compañía aprovechar los beneficios que aporta la aplicación.

El estado de situación actual y los pasos a futuro

Al hablar de la gestión de las notas de gastos asociadas a los viajes de negocios del Grupo Lledó, hay que hacer referencia a su alineación con los nuevos entornos de movilidad, con su capacidad para acceder desde cualquier dispositivo móvil para iniciar en cualquier momento una solicitud, adjuntar una factura o aprobar un gasto. La solución de Sarce, permite hoy, que cualquier empleado del Grupo suba la documentación asociada a un gasto al repositorio central de la compañía o a la nube donde podrá continuar con la tramitación, cuando y desde donde quiera.

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