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El correo electrónico está muerto, larga vida a la colaboración

Marjorie Mejia, Gerente de Marketing de wePresent en Europa, explica su visión en torno al correo electrónico.

Las nuevas tecnologías que facilitan la cooperación en el trabajo y mejoran las prestaciones del sector educativo están al orden del día. Desde wePresent seguimos con atención las últimas novedades y tendencias del sector. Tenemos como objetivo conseguir las mejores soluciones para las presentaciones inalámbricas y colaborativas y así  mejorar y facilitar los procesos de trabajo. Recientemente reunimos a todos los directores para marcar las líneas maestras a seguir durante este 2017, en el que analizamos los procesos y herramientas usados a la hora de trabajar en equipo y llegamos a una conclusión: los emails no son una forma eficiente para comunicarnos de forma interna dentro de las organizaciones.

De acuerdo, aceptamos que el email no está totalmente muerto, de hecho no sabemos si el día de su jubilación va a llegar o no. El correo electrónico continúa siendo la opción favorita para contactar con personas fuera de nuestras oficinas, la jerarquía a la hora de comunicarnos es la siguiente: textos, llamadas, emails. Pero desde wePresent no somos los únicos que pensamos así y vemos que la generación de los millennials está liderando nuevas y mejores formas comunicarse.

¿Qué está acabando con el email tradicional?

La respuesta a esta pregunta es obvia, veremos cantidad de ejemplos si interactuamos con el teléfono móvil que todos llevamos en el bolsillo. A nivel laboral, también es importante escoger el mejor canal. Imaginamos que tenemos una propuesta realmente buena y nos interesa ofrecerla a un importante directivo, pongamos como ejemplo al presidente de Mercadona Juan Roig, y tenemos la suerte de disponer de su número de teléfono y de su correo electrónico. ¿Cuál es la opción más eficiente para alcanzar el objetivo? Por un lado, escribiendo un correo tendremos la oportunidades de explicar la propuesta al detalle pero… ¿se lo va a leer y va a dedicarnos más de 3 minutos de su tiempo? Si el email es muy corto también corremos el riesgo de quedarnos al final de su bandeja de entrada.

Llamarlo es una buena opción entonces, ¿cierto? Al menos le podríamos mandar un mensaje de texto, proponiendo robarle algunos minutos de su tiempo e intentando captar su atención. El correo electrónico ha vivido sus días de gloria  como método de comunicación, pero el sol empieza a ponerse. Entramos, aunque algunos no lo quieran, en la era de las respuestas instantáneas: queremos saber  qué, cuándo, por qué y cómo, y queremos saberlo ahora.

Todo empezó con un mensaje de texto, porque escribir un mensaje es más simple que hacer una llamada telefónica o un email. Pero ahora tenemos WhatsApp, Slack, Messenger, hasta Twitter apareció como un chat interno para empleados. Aparecen constantemente nuevas fórmulas que nos garantizan respuestas instantáneas a la vez que rapidez en los mensajes, y los que lideramos el cambio estamos orgullosos de pilotar la nave de la innovación.

El correo electrónico ha vivido sus días de gloria como método de comunicación, pero el sol empieza a ponerse

Lo siento, no me ha llegado el correo electrónico

¿Cuántas veces lo hemos escuchado? ¿O lo hemos usado como excusa? No hay ninguna razón por la que debamos esperar a que el receptor chequee toda su bandeja de entrada para, finalmente, respondernos; el mundo se mueve más rápido que eso. El promedio de respuesta de un email es de aproximadamente 6 horas, dependiendo de a quién son enviados y de quién lo manda. Los empleados de oficina reciben un promedio de aproximadamente 121 correos electrónicos al día. Pero, si queremos ser eficientes en nuestro negocio, el tiempo de respuesta debe ser casi inmediato.

Los grupos de trabajo han visto que los mensajes de texto son más eficientes y cada vez más  equipos integran aplicaciones de este tipo, para así llenar este vacío y aumentar la eficacia. En el caso de wePresent, tenemos planes para integrar otras plataformas como Slack para seguir reduciendo el tiempo de respuesta. La posibilidad de crear salas de chat basadas en proyectos, vincularse con otras aplicaciones de colaboración o la compatibilidad con ambos IOS y Windows, son motivos que promueven este tipo de decisiones beneficiosas para todos. Si nos preguntamos qué mató el email en los lugares de trabajo colaborativos, ya tenemos la respuesta.

La colaboración ayuda a la eficiencia, pero a veces no es suficiente

Las decisiones se toman de forma más veloz cuando los equipos pueden trabajar juntos, entonces los equipos que tienen esta capacidad serán más eficientes y podrán avanzar más rápidamente. Más decisiones, basadas en datos concretos, garantizan mejores resultados (presumiblemente) y permiten detectar los momentos importantes cuando estos suceden. Esencialmente esos son los que han convertido al email en una herramienta clave hasta ahora. Aportó una forma de comunicarnos directamente desde nuestros pupitres, portátiles, y más tarde desde el mismo teléfono móvil o tableta... pero el mundo está en fase de aceleración.

El dicho solía decir "sobreviví a otra reunión que podría haber sido un correo electrónico", pero sospechamos que pasará a ser "acabo de leer un correo que podría haber sido un mensaje de texto y hubiera solucionado la tarea mucho más rápido". Puede que a veces queramos anticiparnos al futuro, pero en este blog creemos en él y nos subimos a bordo de la instantaneidad en la comunicación moderna.

Aquellos que quieran resumir una frase en un GIF, los que tratan de encajar todo su ingenio en 140 caracteres, si necesitas respuesta ahora y no dentro de 10 minutos… bienvenidos, nuestro tiempo está llegando. Billones de mensajes revolotean ahora mismo a nuestro alrededor y no pasará mucho tiempo hasta que enterremos el email y sigamos con nuestras vidas.

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