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Más allá de la “oficina sin papel”: Una breve historia de la transformación digital

Por Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited para Iberia.

Hace 20 años, cuando empezábamos a ver los inicios de los procesos de digitalización, se acuñó el término de “oficina sin papel”. Desde entonces, la mayoría de las empresas ha emprendido múltiples procesos de digitalización, pero aun así seguimos utilizando el papel. Esto parece contradictorio, ya que el papel es uno de los soportes de información más antiguos, así que ¿por qué su uso sigue teniendo tanta aceptación actualmente?

Para descubrir por qué el papel sigue resistiendo, vamos a repasar brevemente su historia y luego trazar las últimas dos décadas de transformación digital para ver dónde estamos hoy y cómo vamos a avanzar.

Los pioneros del papel

Alrededor del año 100 a.C. en China fue inventado el papel por un funcionario del gobierno llamado Ts'ai Lun, y su versión anterior hecha de papiro ya llevaba siendo utilizada por los antiguos egipcios desde alrededor del año 3.000 a.C. Su función principal era dotarse de un soporte para su información que mantuviera los requisitos de durabilidad (por los siglos de los siglos), portabilidad (mejor que inscripciones en piedra) y autenticidad/legalidad (con los sellos pertinentes).El papel siempre ha sido en esencia un soporte que nos permitía capturar y almacenar información.

En 2020, el consumo mundial de papel y cartón se estimó en 399 millones de toneladas métricas 

También nos ha permitido documentar la vida durante miles de años, no solo incluyendo hitos históricos como la Carta Magna y la Declaración Universal de los Derechos Humanos, sino como herramienta fundamental para transmitir emociones a través de la literatura como El Quijote y difundir conocimiento

El papel es igual de útil hoy en día. En 2020, el consumo mundial de papel y cartón se estimó en 399 millones de toneladas métricas y se espera que la demanda aumente de forma constante durante la próxima década, alcanzando aproximadamente 461 millones de toneladas métricas en 2030, lo que es una clara señal de lo necesario que es en nuestras vidas.

Sus características intrínsecas de legalidad, autenticidad, portabilidad, durabilidad le han convertido en el soporte rey desde hace más de 5.000 años. No parece razonable pensar que su final esté próximo teniendo en cuenta los datos mostrados.

Lo que sí podemos vaticinar es que el papel irá desapareciendo de diferentes procesos donde ya no aporte un valor. Por ejemplo, almacenar papel es caro comparado con los formatos digitales. Es más inseguro, menos portable y durable. Sin embargo, la alternativa “digital nativa” a día de hoy sigue sin ser dominante en todos los segmentos de edad de la población.

Es por tanto que vivimos ahora en un momento donde tendremos que convivir con papel, con papel digitalizado y con copias en papel de documentos digitalizados. Y en este entorno ser capaces de mantener la experiencia y la validez legal del papel con las ventajas de trazabilidad, seguridad, costes de almacenaje y accesibilidad de su equivalente digital.

La evolución de la captura de la información

Los vertiginosos avances tecnológicos y la rápida adaptación de las tecnologías por los grupos de edad más jóvenes contrastan con una gran masa de población que sigue prefiriendo y utilizando el papel como el medio más efectivo para generar o trabajar con la información en el día a día. Cuando necesitamos examinar algo de cerca, muchos de nosotros seguimos prefiriendo que las cosas estén físicamente en nuestras manos en lugar de que estén digitalmente en una pantalla.

Cuando se trata de leer concentrados, el papel es perfecto para sostenerlo a la distancia justa de los ojos y, si está colocado sobre un escritorio, nos deja las manos libres para anotar. Esto está perfectamente ilustrado por el hecho de que, a pesar de que todos llevamos smartphones que podrían almacenar miles de libros, la industria editorial sigue siendo productiva en formato papel. En la misma medida, el papel puede ser mucho más accesible y sencillo tanto si  se trata de rellenar un formulario en la consulta del médico como de darle un toque personal a una tarjeta de felicitación o cualquier otro documento.

El hecho de que el papel conserve su importancia no debe verse como algo contradictorio cuando se trata de la transformación digital. Los muchos beneficios del papel deben complementarse con aquellos de su equivalente digital, y para conseguirlo es imprescindible dotarse de tecnología que permita la captura de imágenes y la digitalización. En combinación con la nube, es posible establecer complejas integraciones que realmente maximizan el valor de cada activo en papel. Por ejemplo: los museos o archivos históricos pueden clasificar y almacenar automáticamente los contenidos que deseen conservar y ponerlos a disposición de los investigadores de todo el mundo en la nube. Del mismo modo, los departamentos de contabilidad que escanean documentos pueden beneficiarse del pago automático de facturas a medida que se identifican determinados proveedores o de la señalización de facturas incorrectas, mejorando notablemente los costes de proceso en los departamentos. En todos los ejemplos, los documentos pueden archivarse automáticamente en la ubicación correcta de almacenamiento en la nube porque el software reconoce lo que es, ya sea una factura, un recibo, un contrato u otro tipo de documento.

Hacer que el papel funcione

De cara al futuro, y en consonancia con los esfuerzos de transformación digital de las empresas, no debemos centrar nuestra atención en eliminar totalmente el papel. Lo que debemos hacer es que el papel funcione para el individuo y también para la organización, sumando las ventajas del formato físico a las de su versión digital. De este modo, podremos ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de transformación digital. Este proceso comienza cuando una empresa define cuál es el rol de lo físico y de lo digital en la empresa. Para qué procesos es mejor trabajar en digital y en cuáles en papel. Aquellos donde la versatilidad y la fuerza del papel, especialmente en lo que respecta a las experiencias emocionales, superan a los píxeles en una pantalla. El siguiente paso es integrar la información y los datos contenidos en el papel de forma eficiente dentro de los procesos de la organización.

De cara al futuro, y en consonancia con los esfuerzos de transformación digital de las empresas, no debemos centrar nuestra atención en eliminar totalmente el papel 

Uno de los principios fundamentales de la transformación digital es la creencia de que los datos son un bien de gran valor que, cuando se aprovechan, pueden proporcionar información crítica para dar un impulso a la empresa. A esto lo llamamos “inteligencia organizacional”: el proceso de fomentar resultados empresariales positivos en todos los departamentos, desde el de marketing hasta el jurídico, ayudando a identificar nuevas oportunidades, mejorando la productividad y aumentando la satisfacción del cliente. Como ya se ha establecido, el papel es esencialmente una herramienta de almacenamiento de información, por lo que las empresas que pueden aprovechar sus activos en papel mediante la digitalización pueden utilizar esos datos para impulsar resultados empresariales positivos y obtener una ventaja competitiva.

Las empresas que quieran poner el papel a su servicio, manteniendo los niveles más altos de cumplimiento, deben empezar por implantar un proceso eficaz de gestión de documentos en el que se digitalice la información del papel (y no solo se escanee). Buscar un escáner que pueda rellenar automáticamente una hoja de cálculo al capturar los datos de las facturas y extractos o una base de datos de contactos si se quiere escanear tarjetas de visita, por ejemplo. De esa manera, una organización puede empezar a extraer información y convertir su papel y sus datos en información inteligente y procesable. La clave es un dispositivo que no solo escanee, sino que digitalice, para que pueda leer documentos mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y automatizar los procesos.

Invirtiendo en la tecnología adecuada, las organizaciones pueden obtener mejores resultados y, a la vez, mejorar la productividad de los empleados, la satisfacción de los clientes socios comerciales y del resto de socios y empresas colaboradoras.

 

 

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