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Un Plan de Comunicación no es Gestión del Cambio

Tim Creasey, CIO de Prosci.

Una de las objeciones más comunes a la Gestión del Cambio es la creencia equivocada de que los planes de comunicación son todo lo que necesitas para gestionar el cambio. Este es un mito que estos profesionales conocen bien, pero es posible que otros miembros de tu organización no lo conozcan y desmitificarlo es fundamental para llevar Gestión del Cambio a tu organización, tanto para su aplicación en proyectos e iniciativas, como para desarrollarla como una competencia organizacional.

1.La investigación muestra que la comunicación es el factor número cinco para el éxito

La investigación de Mejores Prácticas en Gestión de Cambio de Prosci identifica el rol del patrocinador ejecutivo como el factor número uno al éxito general del proyecto. Los recursos dedicados a Gestión del Cambio son el número dos. El uso de herramientas y un proceso estructurado el número tres, y el compromiso y la participación de los empleados se sitúa en el cuarto lugar. La comunicación abierta y frecuente es importante, pero ocupa el quinto lugar en la lista. Otros factores juegan un papel más importante en la implementación adecuada de tu cambio para alcanzar los objetivos buscados.

Las personas no pueden cambiar lo que no saben

2. Las personas no comprenden lo que realmente significa Gestión del Cambio

Las personas no pueden cambiar lo que no saben. Tu trabajo es mostrarle a tu empresa que la Gestión del Cambio es más que solo comunicación. Es un proceso holístico para implementar exitosamente el cambio en una organización. Es el conjunto de herramientas que permite a los gerentes acelerar la velocidad de adopción y la participación global en el cambio. Se trata de un proceso que requiere comprender todos los elementos del cambio y transitar por el proceso para: prepararte para el cambio, gestionarlo y reforzarlo. Además del Plan de Comunicación, deberás desarrollar cuatro planes adicionales para respaldar el cambio a nivel organizacional: Plan de Ruta del Patrocinador, Plan de Coaching, Plan de Capacitación y Plan de Manejo de Resistencia. Y desde la perspectiva individual, la Gestión del Cambio consiste en ayudar a los empleados a generar Consciencia (Awareness), Deseo (Desire), Conocimiento (Knowledge), Habilidad (Ability) y Reforzamiento (reinforcement). El proceso es mucho más complicado que simplemente comunicarse.

3. Los planes de comunicación no reflejan una comprensión de cómo las personas experimentan el cambio

Aunque los equipos de proyecto pueden tener planes de comunicación, es posible que no envíen los mensajes correctos. Es importante enseñarles modelos que describan los bloques básicos de un cambio exitoso y la información que deben comunicar para ayudar a las personas a transitar por él. Al comprender todo esto, quienes desarrollan planes de comunicación pueden concentrarse mejor en los resultados clave que están tratando de lograr con dicho cambio.

4. Los planes de comunicación ignoran los hallazgos clave de nuestra investigación sobre los emisores preferidos

Nuestra investigación en Mejores Prácticas de Gestión del Cambio revela que existen dos emisores preferidos de mensajes relacionados con el cambio. Cuando se trata de las razones comerciales, los empleados quieren escuchar a los líderes sénior que son quienes autorizan y financian el cambio. Quieren comprender por qué se está produciendo, los riesgos de no cambiar y los problemas competitivos y de los clientes que hacen el cambio necesario. Cuando el mensaje hace referencia a los impactos personales del cambio, o “¿Qué hay para mí?” (WIIFM), los empleados quieren escuchar a sus supervisores inmediatos. Un plan de comunicación que no incorpore estos hallazgos será menos efectivo.
Debes preparar a los líderes sénior para transmitir mensajes de negocio. También debes preparar a los supervisores para transmitir mensajes sobre cómo el cambio impacta a los empleados específicamente. Los planes de comunicación efectivos envían los mensajes correctos a las audiencias correctas,  en el momento adecuado y por medio del emisor más eficaz.

5. Los planes de comunicación se centran en informar a los empleados sobre el futuro 

Los equipos de proyecto pueden caer en la trampa de enforcarse principalmente en el futuro e ignorar la comunicación sobre el estado actual de la organización. Los equipos de proyecto más eficaces, suelen aprovechar las oportunidades y resolver los problemas. Por lo tanto, tiene sentido que se centren en las soluciones que pretenden implementar. Esto los lleva a centrarse en el contexto del estado futuro, influyendo en el contenido de los planes de comunicación. Asegúrate de que tus planes de comunicación respondan a las preguntas de los empleados. La fuerza laboral empoderada de hoy en día hace preguntas sobre las razones detrás del cambio y no solo sobre el estado futuro. Un plan de comunicación que se enfoca en el estado futuro pierde el sentido. De hecho, las investigaciones muestran que la principal razón de la resistencia al cambio por parte de los empleados es el no comprender por qué se está produciendo un cambio. Y un plan de comunicación general que ignora los principios de Gestión del Cambio y las mejores prácticas puede no abordar esta causa fundamental de la resistencia. La comunicación en la organización debe estar dirigida a audiencias específicas y responder a sus preguntas e inquietudes para que sea efectiva, lo que significa hablar tanto del estado actual como del estado futuro.

6. La Gestión del Cambio es más que Comunicación

Los equipos de proyecto son una fuente clave de información y detalles sobre el cambio, y serán los aliados cruciales en tus esfuerzos por integrar actividades de Gestión del Cambio y de gestión de proyectos (Project Management). Comprender los mitos y objeciones más comunes de Gestión del Cambio, incluido el mito de que la comunicación es suficiente, te ayudará a facilitar cambios más exitosos con tus líderes de proyecto y miembros del equipo.

 

 

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