El grupo Naga es el proyecto de 8 trabajadores que, en 1993, decidieron comprar la empresa en la que trabajaban, reenfocando sus objetivos de negocio para adaptarlos al mercado cambiante de la distribución informática.
Especializada desde sus inicios en la distribución de monitores de ordenador, donde llegó a alcanzar una cuota de mercado del 38 por ciento del segmento clónico, Naga empezó a observar como sus fuertes crecimientos empezaban a estancarse. Como afirma Oscar San José, responsable de calidad y sistemas, como mayoristas de monitores, nuestras cifras de negocio tocaban techo, por lo que era necesario establecer nuevas estrategias de crecimiento y de soporte a la gestión.
Hace dos años, este esfuerzo se concentró en un nuevo plan de negocio cuyos ejes principales fueron la ampliación de la gama de productos a distribuir, mediante acuerdos de importación; la expansión territorial, con la creación de una delegación en Barcelona; el análisis de nuevos nichos de actividad como las grandes superficies, y la modernización de los sistemas de gestión empleados hasta esa fecha. Un modelo estratégico que ha permitido a Naga seguir incrementando sus volúmenes de facturación y, lo que es más importante, anticiparse a las necesidades de un mercado altamente dinámico. Un sector que, como asegura San José, se caracteriza por una cartera de clientes especializada en el uso de herramientas informáticas y cada vez más autónoma en cuanto a sus decisiones de compra, gracias a las nuevas tecnologías Internet.. El grupo facturó el año pasado 5.600 millones de pesetas y espera alcanzar los 6.500 en el presente ejercicio.
Si las potencialidades del cliente final cambian, también lo hacen las pautas de un mercado progresivamente maduro, donde sus protagonistas tienden a perpetuarse y en el que los nuevos actores, como las grandes superficies, pueden convertirse en feroces competidores o en grandes amigos. Un marco general de actividad, al que se une la propia diversidad del producto informático y la vorágine tecnológica que puede llegar a convertir en obsoleto un producto prácticamente desde el mismo momento de su nacimiento.
Todo ello implica que muchos mayoristas y grandes distribuidores del sector informático estén actualmente llevando a cabo proyectos de modernización de sistemas que optimicen, por un lado, sus niveles de productividad y, por otro, unos márgenes cada vez más cortos de beneficio, como consecuencia del abaratamiento de las herramientas de TI.
Ante este panorama, el grupo Naga comenzó hace dos años la reconversión para adaptarse al cambio de mercado y para sobrevivir al largo plazo. Una transformación que no ha sido fácil, que ha implicado alguna que otra marcha atrás, pero que, a día de hoy, creemos que asegura la supervivencia de la empresa para los próximos años, asegura el responsable de sistemas.
Sin embargo, hasta llegar a esa conclusión, Naga ha atravesado diferentes fases de evolución en sus políticas de sistemas hardware/software y distintas etapas para integrar soluciones homogéneas de gestión.
La primera red de área local del grupo se remonta a los comienzos de su actividad. Un entorno operativo que ha mantenido, hasta la actualidad, las herramientas de Microsoft como eje principal de los procesos y que ha ido ampliando sucesivamente las capacidades de ancho de banda para dar respuesta tanto a los crecientes volúmenes de clientes como de usuarios. Actualmente, la empresa cuenta con 50 empleados conectados a la LAN y una base de datos que incluye a cerca de 1.500 clientes activos.
Desde la primera configuración de la red (Windows 3.11, tipo bus, 10 Mbps), Naga ha crecido modernizando el cableado de sus instalaciones (UTP, Categoría 5) e implantando una topología Fast Ethernet disponible para todos los servidores y puestos de trabajo, sobre una electrónica de red suministrada por 3Com y OvisLink.
Sobre esta infraestructura, la empresa está ahora mismo desarrollando un proyecto de comunicaciones inalámbricas, sobre una solución también de 3Com, para mejorar los procesos de picking en el almacén.
Como consecuencia del fortalecimiento de la LAN, Naga empezó hace un año a implantar su Intranet muy dirigida, en principio, a satisfacer necesidades comerciales aunque se esté convirtiendo, con el tiempo, en una herramienta fundamental de gestión y de comunicación para el resto de los departamentos la intranet se enfocó como una herramienta para que los responsables de producto informasen a los vendedores acerca de precios, cambios en las condiciones, promociones, existencias, etc., pero con el tiempo la red interna está siendo utilizada también en procesos tan importantes como el control de costes. Estamos potenciando el uso de la intranet porque permite una agilidad difícil de encontrar en los sistemas tradicionales y también como medio de comunicación con nuestra delegación de Barcelona, incluyendo los mismos procesos a través de nuestras conexiones Internet y de línea dedicada de 64 Kbps.
En cuanto a los servidores, la evolución sufrió un fuerte giro en septiembre del año pasado con la implantación de un AS/400 de IBM para soportar el nuevo ERP Enterprise que el grupo había seleccionado pocos meses antes. Además de este servidor de bases de datos, Naga cuenta en sus instalaciones con cuatro servidores bajo Windows NT para la gestión de una base de datos SQL Server, diferentes aplicaciones no corporativas, el servicio de fax y el acceso a Internet.
Si la infraestructura de sistemas ha ido aumentando sus capacidades, la sucesiva implantación de sistemas de información a lo largo de los últimos años ha sufrido también sus idas y venidas, en algunos casos poco lineales.
Tras una etapa inicial en la que se utilizaron soluciones que atendían parcialmente los procesos fundamentales de la actividad, Naga se decidió por el desarrollo de un sistema propio de gestión ante la inexistencia de soluciones globales de mercado. Sin embargo, ante el retraso en la generación de los programas y la necesidades planteadas por el nuevo plan estratégico de negocio del grupo, Naga se vio en la obligación de reiniciar la búsqueda de un sistema global que cubriese no sólo los procesos de negocio actuales, sino los de futura implementación sobre nuevas tecnologías. Después de analizar diferentes ofertas, los responsables del grupo optaron por el ERP Enterprise de Ecinsa.
El proceso de negocio de Naga parte de un pedido de cliente, que en el 90 por ciento de los casos llega por canal telefónico. Este pedido, tras pasar los correspondientes filtros comerciales y administrativos, pasa al almacén desde donde parte al cliente con el albarán pertinente.
En esta cadena de procesos, los criterios principales de gestión se traducen en términos de control de seriales (números de serie de productos), trazabilidad, disponibilidad de equipos, reducción máxima de los stocks y conocimiento de cliente. Es, por tanto, un trabajo a automatizar que depende de la experiencia de los profesionales, de la información disponible sobre cada cliente y del establecimiento de una cadena de suministro rápida y eficaz. Y todo ello con la necesidad de disponer de información en tiempo real que permita la toma rápida de decisiones.
Con estos presupuestos, encontrar la herramienta adecuada de gestión no fue una tarea sencilla. Enterprise y Aqua fueron las finalistas de un estudio que se decantó por la primera en función de criterios tales como las opiniones recogidas desde otros usuarios, la garantía de AS/400 (único entorno hasta el momento sobre el que trabaja el ERP) como soporte de los aplicativos, la adaptación a la mayor parte de los procesos de negocio de Naga y el precio final del proyecto, cercano a los 10 millones de pesetas entre hardware y software una cantidad modesta, pero altamente aprovechada, puntualiza el responsable de sistemas del grupo.
Las facilidades de administración del sistema y su completo repertorio de ayudas son las dos principales ventajas que remarca Oscar San José al hablar de la familia de sistemas medios de IBM.
Un nuevo entorno operativo necesario para establecer una nuevas maneras de trabajar con información plena acerca de todos los movimientos logísticos, de distribución y administrativos. Y por esto fuera poco, queda todo el mundo web por delante. Naga está ya empezando a diseñar el futuro escenario de relación con sus clientes sobre la Red facilitar su acceso a las bases de datos corporativas, formalizar los procesos de pedido y facturación electrónicamente, o favorecer el seguimiento de las mercancías, son algunas, sólo unas cuantas, de las ventajas que Naga espera obtener de los nuevos módulos web que Ecinsa está desarrollando.
