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Un reto financiero a la altura de una institución internacional
Con campus repartidos en varios países europeos, EU Business School se enfrentaba a un desafío habitual en organizaciones educativas de alcance internacional: gestionar de forma eficiente y homogénea sus procesos financieros en distintos marcos normativos, idiomas y estructuras contables.
La institución procesaba más de 500 facturas mensuales entre España, Suiza y Alemania, lo que hacía imprescindible reorganizar su compleja arquitectura contable, reducir los tiempos de validación, ganar transparencia y disponer de informes financieros más ágiles y detallados para la toma de decisiones.
Una solución integrada para unificar y automatizar procesos
Para responder a este reto, EU Business School apostó por la implantación de Sage X3, de la mano de Deveho Consulting Group, junto con la solución de automatización de Cuentas a Pagar de Yooz. El objetivo era claro: estandarizar los procesos contables en todos los campus y automatizar el ciclo completo de las facturas, desde su recepción hasta el pago.
La integración entre Sage X3 y Yooz permitió centralizar la información financiera en un único entorno y automatizar tareas clave como la captura de facturas, su validación, contabilización y archivo, adaptándose además a los requisitos normativos específicos de cada país.
“Sage X3 nos permitió tener toda la información que necesitábamos en el mismo entorno, lo que supuso una gran ventaja frente a nuestras soluciones anteriores”, explican desde el Grupo EU Business School. “Lo utilizamos para Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Activos Fijos”.
Más agilidad, menos errores y total trazabilidad
Los resultados no tardaron en llegar. Gracias a la automatización y al uso del lector OCR de Yooz, EU Business School ha reducido drásticamente la intervención manual, minimizando errores y eliminando definitivamente el problema de las facturas perdidas.
Actualmente, la validación de facturas se realiza en solo medio día y el proceso completo queda finalizado en aproximadamente tres días. Además, todos los documentos quedan archivados de forma segura y con trazabilidad total, cumpliendo con normativas específicas como la factura QR obligatoria en Suiza desde 2022.
“Yooz es una herramienta muy fácil de usar, lo que facilitó su adopción por parte de todos los equipos. Estamos muy satisfechos con el soporte y la capacidad de adaptación del equipo de desarrollo”, señalan desde la institución.
Una plataforma preparada para un entorno multilingüe y conectado
Otro factor clave del éxito ha sido la naturaleza multilingüe de la solución. Yooz está disponible en francés, inglés y español, lo que ha facilitado su despliegue y uso en los distintos campus europeos sin fricciones operativas.
Además, se desarrollaron interfaces entre Sage X3 y otros sistemas utilizados por la escuela, como el software académico, permitiendo transferencias de información automáticas varias veces al día y garantizando la coherencia de los datos en todo el ecosistema digital.
“Pudimos crear interfaces entre Sage X3 y el resto de nuestras aplicaciones, lo que nos permitió automatizar los flujos de información y ganar una gran agilidad operativa”, concluyen desde el Grupo EU Business School.
