El Ayuntamiento de Barcelona continúa explotando las múltiples posibilidades asociadas a la tecnología de BI. La última en subirse a la ola de una gestión más inteligente en base al análisis de datos ha sido el Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes de la Ciudad Condal. “Este área”, explica la responsable de Gestión de Sistemas de Información del Departamento de Planificación y Procesos del Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Barcelona, Carmen Rueda, “tiene como objetivo contribuir a hacer de Barcelona una ciudad inclusiva y solidaria, donde las personas -de todas las edades, orígenes y condiciones- puedan llevar a cabo sus proyectos vitales con la máxima autonomía, con relaciones de igualdad y respeto por las diferencias, así como acceder a los recursos básicos de desarrollo humano y a los vínculos sociales que proporcionan calidad de vida”.
Para la gestión diaria de los distintos centros y servicios de atención -atención a la infancia, servicio de ayuda domiciliaria, emergencias y urgencias sociales, atención a extranjeros o servicios sociales básicos, dependencia, teleasistencia, renta mínima (dos agendas de gestión: una de CSS y otra de servicio de extranjería, y ayudas económicas)-, el Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Barcelona venían haciendo uso de varias aplicaciones desarrolladas a medida, 10 en concreto. “El problema”, indica Rueda, “radicaba que estas aplicaciones almacenaban gran cantidad de información sin un criterio único, por lo que el mismo indicador podía ser distinto dependiendo de quién y cómo hiciera la búsqueda”. Además, esta situación implica un problema añadido. “A la hora de reportar”, apostilla Rueda, “se penalizaba el rendimiento de las aplicaciones transaccionales, de tal manera que era necesario limitar las actividades de consulta de información a momentos puntuales del día con menos demanda de servicio”.
En esas circunstancias y dado que el Ayuntamiento de Barcelona ya trabajaba con la solución Cognos en otras áreas -Medio Ambiente y Guardia Urbana-, el Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Barcelona apostó por abordar la problemática haciendo uso de la solución IBM Cognos. “Se decidió aprovechar la infraestructura y conocimientos sobre la herramienta y apostar por IBM Cognos BI como herramienta de explotación de datos, e IBM Cognos DataManager como herramienta de ETL”.
Consolidar la información
El Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Barcelona abordó la iniciativa con varios objetivos. “En una primera fase”, comenta Rueda, “el objetivo era la creación de un repositorio de datos que consolidara y centralizara la información de los 10 aplicativos y la unificación de criterios en los indicadores clave de negocio”.
No obstante, el Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes quiso ir aún más lejos en su reto de mejora. “Nos planteamos añadir tres orígenes de datos más al repositorio, automatizar procesos para obtener indicadores para el cuadro de mando estratégico del Ayuntamiento y dotar a los usuarios finales de una herramienta desde la que obtener los datos de forma ágil y dinámica”. Para desarrollar el proyecto, se convocó el correspondiente concurso público, en el que resultó adjudicataria la empresa Eurohelp Consulting, que contó a su vez con la colaboración de Lantares, uno de los principales partners de IBM en proyectos de BI. “Conocemos desde hace años la profesionalidad de Lantares, ya que ha trabajado en otros proyectos de BI dentro del Ayuntamiento, como el de la Guardia Urbana; y sabemos que tiene un gran equipo de consultores y cuenta con un profundo conocimiento y experiencia en la implantación de este tipo de proyectos”. Así, pues, el proyecto, contratado y gestionado desde el Instituto Municipal de Informática del Ayuntamiento de Barcelona, se inició en 2010 con la construcción del data warehouse de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes importando e integrando datos desde las citadas 10 aplicaciones. Se construyeron asimismo los informes principales para obtener y reportar la información sobre los servicios prestados por el área, unificando indicadores clave del negocio. Esa primera fase concluyó en diciembre de 2010. La segunda etapa, que terminó en diciembre de 2011 y actualmente se encuentra en fase de validación y cierre, tiene el objetivo de mejorar la usabilidad del sistema para que el acceso a la información por parte de los usuarios sea más sencillo y amigable. Para ello y como indica Rueda, “se plantea crear un portal con un entorno de informes predefinidos con mapas y navegación entre informes, dotar a los usuarios de un modelo analítico (OLAP), así como formar a usuarios clave para poder mantener y ampliar el sistema”.
Unificación de indicadores
Desde el Área de Calidad de Vida, Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Barcelona se constata que la iniciativa se ha traducido en beneficios importantes. “Principalmente”, subraya Rueda, “se ha conseguido unificar criterios, sobre todo, en los indicadores clave de gestión, como son personas atendidas, tiempos de espera y unidad de atención -actividades realizadas en cada caso”. Por otro lado, la solución permite poner información clave a disposición de los usuarios sin penalizar el transaccional. “Se trata de un sistema de alta disponibilidad donde el usuario puede obtener información cuando y como la necesita sin perjudicar el rendimiento de los sistemas origen”.
