La Web 2.0 llega a la gestión de cobros y pagos, y generación de ficheros bancarios

Durante el Encuentro que COMPUTING ha organizado en colaboración con TB-Solutions, se expusieron las últimas novedades que rodean a la generación de cobros y pagos.

Publicado el 02 Jun 2010

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Integra Ajax es una aplicación web cien por cien personalizable y adaptable a cada entidad bancaria, resultado de un amplio proceso de colaboración entre Rural Servicios Informáticos (RSI), empresa del grupo Caja Rural, y TB-Solutions. Concebida para erradicar la dependencia de aplicaciones de escritorio, cambia completamente la forma de trabajar del banco con sus clientes al poder ser proporcionada de dos formas distintas: bien integrada en la banca on line para empresas, bien como portal independiente de hosting de cobros y pagos.

Durante el encuentro organizado por COMPUTING, RSI ha dado a conocer su experiencia con este cambio a la Red, incorporando a su plataforma de banking esta aplicación basada en la filosofía web 2.0 para crear y gestionar documentos bancarios, tanto de cobro (adeudos y anticipos) como de pago (nóminas y transferencias), incluyendo su mantenimiento completo y una serie de facilidades añadidas para mejorar la productividad del usuario.

Rural Servicios Informáticos (RSI) es la empresa del grupo Caja Rural responsable de la definición e implantación de la estrategia común en todo lo concerniente al tratamiento automatizado de la información de las Cajas Rurales, formadas por 80 entidades. Con objeto de mejorar el sistema de banking del grupo, RSI decidió instalar en su plataforma de Internet Ruralvía, Integra Ajax, la tercera generación de productos de TB-Solutions para la gestión de cobros y pagos y generación de ficheros bancarios en entorno web, que ofrece las mismas funcionalidades hasta ahora exclusivas de las aplicaciones de escritorio. En líneas generales, Caja Rural necesitaba potenciar y ampliar su sistema para poder, de una manera automática, crear y gestionar documentos bancarios, tanto de cobro (adeudos y anticipos) como de pago (nóminas y transferencias), incluyendo su mantenimiento completo y una serie de facilidades añadidas para mejorar la productividad de sus usuarios.

“Llevamos muchos años trabajando con TB-Solutions en sus distintas reencarnaciones de la empresa por lo que se ha desarrollado un buen espíritu de colaboración. De ahí que decidiéramos contar con ellos para llevar a cabo este proyecto”, explica Miguel de Reyna, director de Nuevas Tecnologías de RSI. “Nuestra plataforma de banking, que se desarrolló en 2005, es cien por cien marca blanca y muy amplia en funcionalidad. La verdad es que la percepción que tiene el cliente de ella es que es una plataforma muy potente, altamente configurable y que soporta grandes cargas de trabajo como por ejemplo, medio millón de contratos activos. Sin embargo, los problemas llegaron con las actualizaciones de Windows”, añade.

Actualmente, para la gestión de cobros y pagos, las entidades financieras suelen trabajar con las distintas empresas mediante un software de gestión (un CD en la mayoría de los casos), que permite la generación de soportes bancarios y de aplicaciones independientes que facilitan la comunicación de dicha información a la entidad financiera. Sin embargo, y es el caso de RSI, cada cierto tiempo Microsoft actualiza Windows, por lo que surge la obligación de tener que actualizar también las aplicaciones para PC que se proporcionan a los clientes, ya que dejan de funcionar como debieran “con el consiguiente enfado de los clientes”, apunta Miguel de Reyna.

Además, muchas veces los soportes generados por estas aplicaciones suelen ser de baja calidad y, en muchos casos, no permiten el tratamiento de devoluciones ni la generación de ficheros en formatos y normas propias o adaptadas de cada entidad.

Para solucionar esta problemática en concreto, Integra Web de TB-Solutions fue la herramienta que RSI instaló entonces, hace ya cuatro años. “Poner todo en la Web ha funcionado muy bien y nos ha permitido crecer mucho linealmente. Además, es fácil de utilizar, tiene un buen mantenimiento y los clientes están contentos así como nuestros CIOs”, comenta de Reyna. “Como dato curioso destacar que con Integra Web no sólo disminuyó el número de usuarios de nuestra aplicación local, también ha ido ganando terreno a soluciones de otros fabricantes que utilizan los clientes como ERPs, ContaPlus…”.

Sin embargo, Integra Web tenía una parte negativa: “sólo da una parte de las funcionalidades que nosotros antes ofrecíamos con nuestra solución de CD. No tiene muchas funciones para las remesas, y no soporta picos muy altos de trabajo”, afirma el directivo.

Dada la estrecha relación que la empresa de servicios del grupo Caja Rural mantenía con TB-Solutions, se pusieron manos a la obra para personalizar la solución de Integra Web incorporando, lo que según sus necesidades, echaban en falta. Así se añadió una mayor facilidad de uso, más similar a la usabilidad de la aplicación local, soporte ilimitado para las remesas, integración con la plataforma de banca por Internet y una transición más sencilla para el cliente. “Con estas demandas nos sentamos con TB-Solutions para terminar desarrollando Ajax, una solución que permite crear frameworks para desarrollar aplicaciones y hacerlas a medida. Y este es el origen de Integra Ajax”, aclara Miguel de Reyna.

Fue un proyecto a tres años que se marcó como objetivo ir eliminando gradualmente la aplicación local. Tuvo que ser validada por entidades y usuarios, disponer de todos los servicios incluidos en la aplicación local e incorporar la experiencia de Integra Web. Así, los módulos que incluye son creación y edición de remesas, modificación individual o masiva de documentos, importación desde Excel o ficheros CSB, filtros de visualización, listados PDF y Excel, grupos de personas, tablas de conceptos, reutilización de remesas, gestión de devoluciones, histórico de remesas y traspaso de información entre módulos, entre otras funcionalidades.

“A día de hoy todos los usuarios de las Cajas Rurales están encantados, quizás porque no teníamos prisa en terminar el producto, no había presión, y porque éramos conscientes de que nuestra infraestructura tecnológica era la que era. La solución se ha desarrollado, por tanto, al ritmo adecuado y permitiendo además que el cliente vea sus ventajas competitivas. Integra Ajax está bien pensada y hecha con mucho tiempo; y las cosas hechas con tiempo, salen bien”, declara el responsable de Nuevas Tecnologías de RSI.

Ante las ventajas presentadas, -significativas con respecto al modelo de aplicación local-, se suscita el interés entre las entidades asistentes a la reunión, y así Cristina Carrera, directora de Internet, Proyectos y otros Canales de Barclays, lo demostró. “Usamos TB-Solutions para la gestión de remesas, pero nos gustaría migrar a Integra Ajax; sin embargo, la gente de negocio es quien debe impulsar este proyecto para poder llevarlo a cabo. Sobre todo, en lo que compete a financiación, y pensando que el tipo de empresas al que hay que dirigirse son pequeñas, aunque cada vez tienen más peso las grandes compañías”.

Del mismo modo, Mónica Aguirre, directora de Tecnología, Portales y Canales de Banesto, expresaba su interés. “Tenemos una solución integrada en la plataforma de banca electrónica, que es la misma que se está implantando ahora en Banco Santander. Es cierto que Integra Ajax tiene una gestión de ficheros que nosotros no tenemos, pero nuestra aplicación funciona muy bien, y en principio, no he oído mucho ruido en este ámbito. Sí me gustan algunas partes que nosotros no tenemos, funcionalidades que nos aportarían mucho, aunque no tanto en la parte de gestión”, comenta.

Integra Ajax está operativa en el grupo Caja Rural desde agosto de 2009, cuando empezó el beta-testing. Actualmente, está montado con un enlace a la Gestión de Normas; no se ha hecho campaña ya que originariamente está pensado como una sustitución del CD; sin embargo, “al final hemos dejado Integra Web para los clientes más reacios a los cambios”, confirma el directivo de RSI. “Pero este año, antes de otoño se informará a los clientes de la migración, que debe estar completada el 31 de marzo de 2011”.

Igualmente sucede en Caja Madrid. Rafael Arias coordinador de los Portales Financieros marca Caja Madrid, explica que, instalaron este tipo de soluciones de CD hace muchos años “para solucionar la problemática de las comunidades pequeñas de propietarios. En este tipo de comunidades, la rotación entre los vecinos es muy alta así que desarrollamos e implantamos una solución de TB-Solutions para hacer frente a esta problemática. Sin embargo, este tema empezó a crecer así como la variedad de clientes, lo que nos ha obligado a instalar parches continuos. Además, poco a poco los clientes nos han ido demandando incorporar más funcionalidades y quitar el límite de los 250 registros. La evolución que tendremos será mejorar las aplicaciones de banca electrónica, aunque hay un segmento reacio al cambio. Luego hay otros segmentos de empresas que tampoco quieren pasar por estas soluciones on line porque no quieren ni ver al banco. También nos hemos encontrado con empresas que usan para el grueso de su trabajo el ERP y utilizan estas aplicaciones para cosas complementarias por temas de confidencialidad, nóminas especiales… Por eso, en las entidades financieras generalistas como nosotros es obligatorio seguir manteniendo el tema de las aplicaciones locales”.

Como afirma de todos modos Miguel de Reyna, “Integra Ajax es una aplicación para pequeñas y medianas compañías, pero la campana da para mucho, por lo que también puede ser usada por las Administraciones Públicas y grandes empresas”.

Sin embargo, Eduardo Carretero, director de Banca Internet de Banco Popular, reincidía en este tema. “Nosotros hace dos años migramos la aplicación histórica que teníamos en entorno MS-DOS. Se hizo un trabajo duro y fino en unificar todos los cuadernos en una única aplicación, pensando en la evolución de Windows principalmente. Implantada desde el año pasado, hemos obtenido bastantes buenos resultados. Se reciben las remesas en distintos formatos, pero la sucursal apoya a los clientes y les da la solución a la hora de hacer la remesa. Ahora estamos solicitando del área de negocio un nuevo proyecto que tenga en cuenta a clientes que buscan una solución sencilla de envío de nóminas. Ahora tenemos prioridades con más volumen de negocio, pero Integra Ajax nos interesa. ¿Cómo se gestiona con una aplicación web una empresa con 3.000 nóminas o 5.000 recibos?, ¿eso generaría algún tipo de problema? La capacidad de almacenamiento, las búsquedas sobre histórico pueden suponer un coste oculto a medio largo plazo…”

“Entendemos que el coste de almacenamiento no tiene un impacto grande”, contesta Miguel de Reyna. “El valor de la fidelización es mayor que ese coste. Por otro lado, si se cae Internet a finales de mes, nos fastidiamos todos. El temor de nuestros usuarios es que el sistema no funcione bien. El aspecto online es un compromiso grande que asumir y que hay que tener en cuenta de cara a los clientes. De todos modos, yo digo que la Red como plataforma de trabajo es fundamental, y las aplicaciones en modo ASP son el futuro. En cuanto al rendimiento de remesas grandes, es razonable el funcionamiento de Integra Ajax. Funciona igual de bien. La ventaja de la tecnología Ajax es que va al servidor para cargar pero luego trabaja sobre todas las remesas”, resume.

Asimismo, Beatriz Blasco, gerente de Cuentas de TB-Solutions, añade que en realidad, “el almacenamiento no es problema, ni la gestión de grandes volúmenes, ya que con Integra Ajax gestionar 15 registros o 15.000 no impacta en la experiencia de usuario ni en tiempos de respuesta”.

Otra de las dudas que expuso Javier de Casso, responsable de Internet, Proyectos y otros Canales de Barclays, fue el tema de los permisos que tienen los usuarios para gestionar las nóminas. “¿Cómo se controla?, ¿con el programa Integra Ajax o la banca electrónica? Con el CD se daban los permisos…”, pregunta. “Cada usuario tiene su perfil y lo controla la plataforma de banca por Internet, y la concurrencia que podemos tener no la sé en detalle, pero hasta 32.000 sesiones abiertas”, fue la respuesta de Reyna.

Una de las nuevas funcionalidades que más llamaron la atención durante el encuentro, fue la posibilidad de importar desde Excel. “Cuántas empresas y colegios hay que llevan su gestión administrativa en Excel; así que la facilidad que da esta utilidad es impresionante. La idea ha sido complementar algo que ya existía con funcionalidades de una tecnología como Ajax pero bajo la filosofía Google”, destaca Beatriz Blasco de TB-Solutions.

“Igualmente es reseñable la capacidad de Integra Ajax de guardar automáticamente los datos y de ofrecer la misma funcionalidad que la aplicación local. Son muchos años de experiencia con entidades dispares, y se han mirado todos los detalles, se ha recibido mucho feedback. Para los que tienen aplicaciones locales, se contempla la migración desde las bases de datos de los clientes”, anota Beatriz Blasco.

Otro de los puntos que como novedad incluye Integra Ajax es la posibilidad de gestionar y trabajar con las remesas desde dispositivos móviles. Sin embargo, Rafael Arias de Caja Madrid aún lo ve pronto para sus clientes, “la mayoría de los cuales quieren tener todo dentro de sus puertas y es muy difícil sacarles de ahí, y menos llevarles a Internet. Además, las empresas con las que trabajamos no son propicias a hacerlo con dispositivos móviles para realizar trámites, como el envío de nominas por el iPhone”.

Pero como objeta Beatriz Blasco, “quizás para firmar remesas, que además sean repetitivas, sí que necesitarían tenerlo en un móvil, aunque no para gestionarlas. Si se está dando esta funcionalidad de poder hacer ese paso desde un dispositivo es porque antes se ha demandado y porque ya hay otras aplicaciones de este estilo”.

Ese precisamente es el caso de Banco Popular, ya que como declara Eduardo Carretero, “la multicanalidad que nosotros ofrecemos también incluye el poder repetir acciones si la remesa es la misma que el mes anterior. Aparte de obtener la firma desde el móvil, como la introducción de datos es mínima, sí ofrecemos esa opción”.

Finalmente, la última cuestión que quedó expuesta sobre la mesa fue el tema de los costes de la migración; según Miguel de Reyna de RSI, éstos dependen del número de usuarios. “Para una masa grande es barato”, puntualiza.

Cristina Carrera de Barclays señala en este punto que para su organización, “en estos procesos el principal problema que tenemos es valorar el coste de convencer al usuario de la migración, más que el coste económico”.

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Redacción

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