En los últimos años, UpGyms Fitness Park ha experimentado un crecimiento muy rápido dentro del sector fitness en España. La compañía, lanzada en 2020, contaba en abril de 2026 con 89 clubes abiertos, 335.000 clientes activos y una previsión de cerca de 30 aperturas anuales, con el objetivo de seguir ampliando su red hasta alcanzar los 200 clubes en 2028-2029. En paralelo, la plantilla pasó de 12 a casi 70 empleados en solo tres años, reflejando una expansión significativa tanto en actividad como en complejidad organizativa.
Índice de temas
Necesidades
Ese crecimiento puso de manifiesto una necesidad clara: profesionalizar la gestión interna para poder escalar sin perder coordinación ni capacidad de seguimiento. La organización funcionaba con métodos válidos para una estructura más pequeña, pero poco sostenibles para una empresa que ya gestionaba un alto volumen de aperturas, procesos y equipos.
El reto
Antes de la implantación de ClickUp, uno de los principales retos era resolver la falta de visibilidad sobre el estado real de los proyectos. No existía un sistema unificado que permitiera consultar de forma rápida qué tareas estaban en marcha, en qué punto se encontraba cada proyecto o qué departamento debía intervenir en cada fase. Como consecuencia, gran parte del seguimiento se realizaba mediante reuniones, correos y solicitudes manuales de actualización, lo que consumía tiempo y dificultaba la toma de decisiones.
El problema se hacía especialmente visible en los procesos transversales. Aunque cada departamento podía funcionar razonablemente bien de forma aislada, en los puntos de conexión entre áreas aparecían retrasos, duplicidades y falta de alineación. Durante el mapeo inicial de procesos, UpGyms Fitness Park identificó que muchos flujos compartidos no estaban suficientemente definidos y que esa falta de estructura multiplicaba los tiempos de respuesta y ejecución, especialmente en proyectos complejos como las aperturas de nuevos centros.
Objetivo
En este contexto, la empresa decidió abordar una implantación tecnológica orientada no solo a digitalizar tareas, sino a ordenar procesos. El objetivo principal era mejorar la velocidad de respuesta y la capacidad de decisión, facilitando el acceso inmediato a la información de cada tarea o proyecto. Además, se estableció como indicador clave la reducción de errores e incidencias operativas derivados de la falta de control y visibilidad. En términos prácticos, se buscaba ganar trazabilidad, reducir duplicidades y trabajar con un modelo más escalable.
Toma de decisiones
Tras analizar distintas alternativas, y con el asesoramiento de Right Decisions, UpGyms Fitness Park eligió ClickUp como plataforma central. La decisión respondió a su capacidad para concentrar en un mismo entorno la gestión de tareas, la colaboración entre equipos y determinadas funcionalidades útiles para áreas como Business to Business. Sin embargo, la elección de la herramienta fue solo una parte del proceso. La participación de Right Decisions como partner especializado resultó decisiva para traducir necesidades difusas en una estructura operativa concreta y para adaptar la herramienta a la realidad de la organización.
El proyecto y sus fases
El proyecto comenzó con una fase de análisis y mapeo. Ese trabajo permitió identificar que UpGyms Fitness Park partía de un nivel de madurez operativa todavía básico en algunos ámbitos, algo lógico en una empresa de crecimiento acelerado. También sirvió para detectar que uno de los principales retos no estaba en el desempeño individual de cada área, sino en la falta de procesos compartidos entre departamentos. A partir de ahí, la implantación se planteó de forma progresiva, priorizando orden, estandarización y adopción real por parte de los equipos.
La configuración de ClickUp se desarrolló de forma iterativa. Se diseñaron tableros y automatizaciones con el acompañamiento de Right Decisions, combinando recomendaciones técnicas con ajustes específicos a partir del feedback interno. Uno de los aspectos mejor valorados fue la posibilidad de integrar la plataforma con herramientas externas mediante API´s o conexiones disponibles en el Marketplace, lo que permitió ampliar automatizaciones y adaptar ciertos flujos a necesidades que la herramienta no cubría de forma nativa. Esa flexibilidad fue importante para construir un sistema realmente útil en el día a día, sin forzar a la organización a trabajar con una lógica demasiado rígida.
La acogida del equipo
La adopción interna fue razonablemente ágil. El equipo de UpGyms Fitness Park, mayoritariamente joven y familiarizado con entornos digitales, pudo incorporar la herramienta con pocas sesiones de formación. Aun así, el proceso también dejó ver una dificultad habitual en este tipo de proyectos: cuando una organización ha trabajado durante mucho tiempo con métodos informales, no siempre resulta fácil definir con precisión qué necesita ni traducir prácticas dispersas en procesos estructurados. Parte del trabajo consistió, precisamente, en ayudar a cada departamento a concretar mejor sus flujos y distinguir qué debía transformarse y qué podía mantenerse.
Los primeros resultados
Uno de los ejemplos más claros de mejora se observó en operaciones. Procesos que antes se gestionaban con formularios manuales, correos cruzados y validaciones poco trazables pasaron a canalizarse mediante formularios nativos y automatizaciones dentro de ClickUp. La gestión de cambios contractuales de empleados. Antes implicaba varios intercambios con distintos responsables y una elevada dependencia del seguimiento manual. Tras la implantación, las notificaciones pasaron a dirigirse únicamente a las personas implicadas en cada paso, reduciendo ruido y simplificando la gestión.
Los primeros resultados, fueron una mejora relevante en eficiencia operativa. Algunos procesos que antes requerían entre 30 y 40 minutos de trabajo manual ahora se ejecutan automáticamente, eliminando esa carga administrativa. Además, la compañía estima una reducción del 95% en errores operativos una vez corregidos ciertos ajustes iniciales de configuración. Más allá del dato, el cambio más importante parece estar en la capacidad de seguimiento: tareas que antes podían perderse entre correos o quedar pendientes sin visibilidad ahora permanecen integradas en un sistema con responsables, estados y alertas definidos.
También se observan mejoras en coordinación entre áreas. En marketing, por ejemplo, la información sobre campañas resulta ahora más accesible para otros departamentos implicados, como IT, que puede consultar con rapidez en qué fase se encuentra cada acción y cuándo debe intervenir. Este tipo de visibilidad reduce tiempos muertos y evita depender constantemente de actualizaciones manuales o de conversaciones puntuales para entender el estado de un proyecto.
Próximos pasos
Aun así, la implantación no se presenta como un proceso completamente cerrado. No han surgido problemas importantes con la herramienta ni con las integraciones, pero sí persiste un reto de fondo: revisar y rediseñar procesos heredados que eran excesivamente rudimentarios para el nivel actual de actividad. Es decir, la tecnología ha facilitado el cambio, pero el verdadero trabajo sigue estando en consolidar una forma más estructurada de operar entre departamentos. Esa fase continúa en marcha, condicionada además por la intensidad del ritmo diario de la compañía.
En este sentido, el caso de UpGyms Fitness Park resulta relevante porque muestra una situación frecuente en empresas de crecimiento acelerado. El problema no suele ser únicamente la falta de una herramienta, sino la distancia entre la complejidad real del negocio y los sistemas de trabajo heredados de una etapa anterior. Cuando esa distancia aumenta, la coordinación se resiente, aparecen errores y la toma de decisiones se vuelve más lenta. La implantación de una plataforma como ClickUp, acompañada por un trabajo serio de análisis y configuración, puede servir como palanca para ordenar esa transición.
La principal enseñanza del caso no es que una herramienta resuelva por sí sola los problemas operativos, sino que una buena implantación puede ayudar a hacer visibles las ineficiencias, estandarizar flujos y sostener el crecimiento con mayor control. En UpGyms Fitness Park, ese proceso ha permitido reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y avanzar hacia una gestión más transversal. Para compañías que atraviesan una fase de expansión similar, el aprendizaje es claro: antes o después, escalar obliga a revisar cómo se organiza el trabajo interno.
