Si algo está en constante evolución es el espacio de trabajo tecnológico de cada empleado en cualquier compañía. La irrupción de los avances tecnológicos supone que, en muchos casos, los equipos se queden obsoletos y no tengan las capacidades necesarias para seguir siendo eficientes.
Para conocer el estado actual del workplace, Computing reunió en una comida ejecutiva a algunas de las principales empresas que operan en nuestro país. En el encuentro se pudo observar la diferencia existente entre las compañías totalmente nativas digitales y las que han tenido que irse adaptando con los años.
Un ejemplo del primer caso es la UNIR, la Universidad Internacional de La Rioja, que estuvo representada por Mercedes Elipe, Directora de Formación y Desarrollo. Elipe confirmaba que la digitalización y el puesto de trabajo venían de nacimiento. En cuanto a la forma de trabajo; todo el personal de gestión es presencial, mientras que los docentes imparten las lecciones desde casa. “Los profesores trabajan con sus propios equipos, menos aquellos que hacen labores de gestión, aunque los puestos están monitorizados”, sostenía Elipe.
En la Universidad de Nebrija han vuelto a la presencialidad del personal administrativo por la necesidad de mostrar “disponibilidad” y facilitar los trámites a los alumnos, “es más una cuestión de imagen que de productividad”, afirmaba Gema Bustos, Responsable de Soporte de la Universidad. Sin embargo, los alumnos sí continúan con una modalidad más híbrida pudiendo acceder a los softwares anclados en el cloud desde sus equipos personales.
En la Nebrija buscan retener el talento gracias a la colaboración. En cuanto a la durabilidad de los equipos fijos, cuando dejan de ser eficientes se destruyen por política, no se plantean un segundo uso.
Un caso de workplace híbrido lo encontramos en Cecabank. Carlos Pérez, responsable de Digital workplace y estrategia tecnológica en Cecabank, compartía la situación del banco: “Cecabank cuenta con un Plan de Tecnología cuyo objetivo principal es la adaptación de la entidad al entorno cambiante y a las necesidades del negocio. El plan contempla diferentes ámbitos de actuación entre los que se encuentra el uso de tecnologías basadas en la nube, incluyendo la modernización continua de su infraestructura y aplicaciones vinculadas al puesto de trabajo físico y virtual”. “La seguridad nos acompaña en todo el puesto de trabajo, independientemente del tipo de entorno virtual o físico”, compartía Pérez al ser preguntado por esta cuestión.
En Coca Cola tienen entornos diferentes: El personal de oficina, el comercial en la calle y las diferentes fábricas. José Manuel Roldán, Director de Informática de la compañía, afirmaba que los modelos no pueden ser los mismos en los diferentes entornos. Los equipos de fábricas, por ejemplo, deben estar siempre en línea para recibir los paneles alineados con el departamento de seguridad y suelen ser de mesa, mientras que los de oficina o de calle son portátiles.
Roldán confirmaba que el asunto de la seguridad de los equipos es primordial: “Si alguien no actualiza su ordenador en dos meses, se le bloquea”. Respecto a la digitalización de Coca Cola confirmaban que están mejorando progresivamente puesto que “en las compañías grandes los cambios son más difíciles, pueden afectar hasta a cuestiones culturales”, sentenciaba el director de Informática.
Pedro Martínez, IT Operations Director de Sanitas, sostenía que en la compañía había grados de madurez muy diferentes. Los usuarios, a raíz de la pandemia, teletrabajan lo máximo posible y 2020 fue el año de estandarizar todos los equipos. En Sanitas tienen “una seguridad absoluta de los datos, sobre todo por la cantidad de información médica que manejamos”, afirmaba Martínez.
El método de trabajo en Sanitas, según el IT Operations Director, ha cambiado: “Antes les decíamos cuál era su puesto de trabajo y ahora les preguntamos qué es lo que realmente necesitan”. Esto en parte se debe a que los trabajadores del grupo sanitario sí que tienen un equipo proporcionado por la empresa, pero los externos tienen que facilitarlos ellos cubriendo una serie de características.
Ana Lucía Lorenzo, Sales Manager Corporate Accounts & Services Iberia de HP, considera que el “café para todos” en IT no funciona y para “asegurar la productividad, la eficiencia y la experiencia de usuario, debe estar todo lo más personalizado posible”.
En este sentido, Pedro Martínez apoyaba la idea y confirmaba que, en Sanitas, hay un modelo para el 97% de la plantilla, pero que el equipo de desarrollo tenía unos equipos personalizados.
En FCC se han encontrado con una dificultad en el workplace por la cantidad de usuarios internos que tienen (unos 15.000 en diferentes países). A todos estos países el servicio IT se le facilita desde España. Uno de los encargados de esta gestión es Claudio Escudero, Workplace / Service Desk Manager de FCC SA. Escudero confirmaba que “la mayoría de las herramientas que tenemos son cloud para poder gestionar todo desde cualquier lado y no depender tanto de la infraestructura”. Para fomentar la autogestión a cada usuario se le proporciona un “welcome pack” con toda la información necesaria.
La internacionalización complica la gestión del puesto de trabajo
Para mejorar la seguridad, desde el covid los puestos de trabajo del usuario son virtuales y no tienen accesos administrativos, únicamente los necesarios para el entorno al que se le da acceso según su puesto. Según Escudero, el 95% de los usuarios están en situación estable de seguridad y los equipos tienen un ciclo de vida de seis años por cuestiones de sostenibilidad.
En SACYR, Luis Cruz, Director de Digitalización y plataformas de Servicio de Usuario, decía que se encontraban con problemas similares a los mencionados por Escudero. “Por la internacionalización nos hemos encontrado con la complejidad del puesto de trabajo”, afirmaba Cruz.
Los prescriptores de todos los puestos de trabajo de SACYR en todos los países se hacen desde España y en todas las decisiones va por delante la cuestión de la seguridad. “Las prioridades de cada país son diferentes y, en ocasiones, nos encontramos con conflictos de intereses con otros TI por las dificultades culturales”, compartía Cruz.
En Vocento están preocupados por el entorno de trabajo en el que se mueven los usuarios y quieren evitar que haya ninguna fuga accidental de información. Del grupo de comunicación acudió José María Casado, responsable de Soporte y Explotación, y compartió que el workplace ha tenido dos fases: “En la primera fue en la pandemia con el 50% de los usuarios teletrabajando en remoto, y la segunda en 2022 con un aumento de la seguridad y el control del puesto de trabajo”. En 2022 en Vocento se aseguraron de que los equipos no puedan ser utilizados para usos no corporativos y lo completaron con formación y concienciación para que el usuario fuese madurando en cómo proteger su ordenador.
“Con algunas herramientas controlamos por dónde se navega y qué VPNs se utilizan, también tenemos los equipos siempre actualizados y las aplicaciones que necesitan se encuentran en la nube”, confirmaba Casado.
La situación en la Administración Pública suele ser diferente. Para tomar el pulso acudió María Victoria Figueroa, Directora de División de Tecnologías de la Información en el Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática. Figueroa afirmó que el entorno es más homogéneo en la Administración: “Todos tienen conexión remota al escritorio con una seguridad máxima desde la pandemia”.
Gracias a los Fondos Europeos se ha cambiado recientemente todo el parque del puesto de trabajo y se encuentran totalmente actualizados: “Gracias a la inversión en infraestructura nos encontramos en un muy buen momento”. Para María Victoria Figueroa una de las claves es la “transparencia y facilidad para el usuario” a la vez que ve imprescindible formar en seguridad porque “los cortafuegos no llegan a todo”.
Índice de temas
La IA en el puesto de trabajo
En cuanto a la inteligencia artificial generativa los asistentes creían básico utilizar licencias para evitar que salgan los datos y la importancia de la supervisión humana, nada debería salir de manera automática.
Si bien, en algunas administraciones y empresas preocupa su irrupción sin que los empleados estén plenamente formados. En el Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática se encuentran en un momento de formación y concienciación para un buen uso de las herramientas.
Claudio Escudero compartía que en su empresa tienen un plan de concienciación a los usuarios para sacar el máximo partido y evitar los riesgos. “Estamos desarrollando una IA para los sistemas y poder automatizarlos”, sostenía Escudero.
Ana Lucía Lorenzo creía que operar la IA en local tiene sus puntos positivos y sus riesgos. “Algunas ventajas son la seguridad, la latencia y los costes”, confirmaban desde HP. Por eso, hay que encontrar los casos de uso donde merezca realmente la pena no ir a la nube.
En Sanitas utilizan la IA en los procesos de Negocio, “hay casos de uso donde solo tiene sentido usar IA”, sentenciaba Martínez. El IT Operations de Sanitas cree que la clave esta en educar a la inteligencia artificial para que no tenga sesgos. En la compañía separan la parte de aseguradora de la médica, en esta segunda la IA puede dar recomendaciones, pero nunca tomar decisiones.
En Coca Cola también apuestan por la educación de esta herramienta y seguir la normativa de Europa.
Mercedes Elipe sostenía que el reglamento obliga a hacer planes formativos y en el entorno educativo se utiliza tanto para cuestiones docentes como para aumentar la productividad.
La clave está en educar a la IA para que no tenga sesgos
Respecto a la preocupación por los datos, Elipe afirmaba que no había que poner puertas al campo y que la preocupación por la seguridad de los datos ya nos debería sonar “porque todos hemos utilizado “IlovePDF” sin plantearnos dónde iban esos documentos”. “Nos estamos volviendo locos cuando esto pasa desde siempre”, sentenciaba Elipe.
Sostenibilidad y acciones solidarias
Hay diferentes formas de afrontar el fin del ciclo de vida de los equipos. En la tertulia organizada por Computing salió a la luz que muchas empresas llevan a cabo acciones solidarias cuando llega este momento: Donan los ordenadores a diferentes ONGs que le dan una segunda vida.
También se comentó el caso de, una vez formateado todo el equipo, dejar que el usuario se lo lleve para darle un uso personal y particular. Según algunos asistentes el hándicap de hacer esto es que se pueden presentar en IT cuando tienen algún problema.
Otras compañías por política de seguridad de la empresa deben destruir los equipos y no pueden plantearse donarlo a organizaciones ni que con ellos se realicen labores sociales.
En HP comienzan a comercializar este mes de abril, equipos certificados reacondicionados para asegurar el rendimiento y la mejor experiencia de usuario. De esta manera contribuyen a la sostenibilidad.
Migración a Windows 11
Una de las cuestiones que se abordaron fue en qué estado de migración a Windows 11 se encontraban las empresas. Fue llamativo el caso de FCC que tiene ya al 85% de los usuarios migrados y se han encontrado con un 10% de equipos no compatibles.
En SACYR también manejan los mismos datos: un 85% migrado y un 10% con complejidades por lo que están en un momento de renovación del parque tecnológico en modalidad de renting con un proveedor único.
Sin embargo, otras compañías presentes en la mesa aún no han comenzado con el proceso de migración obligado por Windows.
La situación del puesto de trabajo no es homogénea, pero todos los asistentes de una u otra manera apuntaban al mismo objetivo de seguridad e integración de la inteligencia artificial.
